Tăng giờ làm việc hơn 8h/ngày, công ty cần lưu ý những gì?
Trong quá trình tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu kéo dài thời gian làm việc trong ngày nhằm đáp ứng tiến độ công việc, tối ưu nguồn lực hoặc điều chỉnh lịch làm việc giữa các ngày trong tuần. Tuy nhiên, việc tăng thời giờ làm việc từ 8 giờ lên 9 giờ hoặc 10 giờ mỗi ngày không đơn thuần là quyết định nội bộ của doanh nghiệp mà còn liên quan đến các quy định về thời giờ làm việc bình thường, làm thêm giờ, tiền lương và quyền lợi của người lao động.
1. Công ty có được tăng thời giờ làm việc lên hơn 8 giờ/ngày không?
Căn cứ theo khoản 1, khoản 2, Điều 105, Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14:
"Điều 105. Thời giờ làm việc bình thường
1. Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.
2. Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ đối với người lao động.
..."
Như vậy, thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc theo tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết. Nếu áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần, giới hạn là không quá 10 giờ/ngày và 48 giờ/tuần.
Pháp luật cho phép doanh nghiệp bố trí thời giờ làm việc bình thường vượt quá 8 giờ/ngày nếu áp dụng chế độ làm việc theo tuần và đáp ứng đầy đủ các giới hạn tương ứng.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể xem xét bố trí người lao động làm việc 10 giờ/ngày trong 4 ngày mỗi tuần, tương đương 40 giờ/tuần. Phương án này có thể phù hợp với khoản 2 Điều 105 nếu được tổ chức đúng bản chất là thời giờ làm việc bình thường theo tuần.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp bố trí làm việc 10 giờ/ngày trong 5 ngày mỗi tuần thì tổng thời gian làm việc bình thường là 50 giờ/tuần, vượt giới hạn 48 giờ/tuần. Doanh nghiệp không thể áp dụng lịch này với toàn bộ 50 giờ đều được xác định là thời giờ làm việc bình thường.
Cần lưu ý rằng khoản 2 Điều 105 yêu cầu doanh nghiệp thông báo chế độ thời giờ làm việc cho người lao động biết. Tuy nhiên, việc thông báo không đồng nghĩa với quyền tự ý thay đổi mọi điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần xem xét riêng vấn đề sửa đổi hợp đồng theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019.
2. Phân biệt tăng giờ làm bình thường và làm thêm giờ
Để xác định nghĩa vụ pháp lý khi kéo dài thời gian làm việc, doanh nghiệp cần phân biệt hai trường hợp.
2.1. Điều chỉnh thời giờ làm việc bình thường theo tuần
Theo khoản 2 Điều 105 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có thể bố trí thời giờ làm việc bình thường tối đa 10 giờ/ngày nếu áp dụng chế độ làm việc theo tuần và bảo đảm không quá 48 giờ/tuần.
Ví dụ, công ty chuyển từ lịch làm việc 8 giờ/ngày trong 5 ngày sang 10 giờ/ngày trong 4 ngày.
Nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật, 10 giờ mỗi ngày có thể được xác định là thời giờ làm việc bình thường.
Trong trường hợp này, giờ làm việc thứ 9 và thứ 10 không mặc nhiên được xem là làm thêm giờ chỉ vì vượt mốc 8 giờ/ngày.
2.2. Tổ chức làm thêm giờ
Căn cứ theo khoản 1, Điều 107, Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14:
"Điều 107. Làm thêm giờ
1. Thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.
Thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.
Ví dụ, nếu công ty vẫn áp dụng lịch làm việc bình thường 8 giờ/ngày nhưng yêu cầu nhân viên làm thêm 2 giờ sau giờ làm việc, phần thời gian phát sinh này được xem xét theo quy định về làm thêm giờ.
Tương tự, nếu doanh nghiệp đã áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần với lịch 10 giờ/ngày, nhưng người lao động tiếp tục làm việc ngoài lịch bình thường, phần thời gian phát sinh có thể được xác định là làm thêm giờ.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng chế độ thời giờ làm việc bình thường và thời gian làm việc thực tế trước khi phân loại giờ làm thêm. Không thể chỉ dựa vào tên gọi trong nội quy hoặc thông báo để quyết định bản chất pháp lý của thời gian làm việc.
3. Điều kiện và giới hạn khi tổ chức làm thêm giờ
Nếu việc tăng giờ làm được thực hiện thông qua làm thêm giờ, doanh nghiệp phải tuân thủ Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 và các quy định hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
3.1. Phải có sự đồng ý của người lao động
Theo điểm a khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, người sử dụng lao động phải được sự đồng ý của người lao động khi tổ chức làm thêm giờ, trừ trường hợp đặc biệt quy định tại Điều 108.
"Điều 107. Làm thêm giờ
...
2. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau đây:
a) Phải được sự đồng ý của người lao động;
b) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng;
c) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm trong một số ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp sau đây:
a) Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
b) Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
c) Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;
d) Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất;
đ) Trường hợp khác do Chính phủ quy định.
..."Cụ thể hơn, khoản 1 Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định sự đồng ý phải bao gồm thời gian làm thêm, địa điểm làm thêm và công việc làm thêm.
Trường hợp lập văn bản đồng ý riêng, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định này.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp yêu cầu nhân viên làm thêm giờ, việc thông báo lịch làm việc mới không thay thế cho yêu cầu lấy sự đồng ý theo quy định.
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt sự đồng ý làm thêm giờ với việc thông báo chế độ làm việc bình thường theo khoản 2 Điều 105. Đây là hai nghĩa vụ pháp lý khác nhau.
3.2. Giới hạn số giờ làm thêm trong ngày
Theo điểm b khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 60 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, giới hạn số giờ làm thêm phụ thuộc vào chế độ thời giờ làm việc và ngày làm thêm.
Đối với ngày làm việc bình thường, số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày. Trường hợp áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần, tổng số giờ làm việc bình thường và làm thêm không quá 12 giờ/ngày.
Khi làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết hoặc ngày nghỉ hằng tuần, tổng số giờ làm thêm cũng phải tuân thủ giới hạn tương ứng tại Điều 60 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ làm việc bình thường theo tuần và bố trí nhân viên làm việc 10 giờ/ngày, tổng thời gian làm việc bình thường và làm thêm trong ngày không được vượt quá 12 giờ, trừ trường hợp pháp luật có quy định ngoại lệ áp dụng.
3.3. Giới hạn số giờ làm thêm trong tháng và trong năm
Theo điểm b khoản 2 và khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, số giờ làm thêm không được vượt quá 40 giờ/tháng và thông thường không quá 200 giờ/năm.
Doanh nghiệp chỉ được tổ chức làm thêm trên 200 giờ đến 300 giờ/năm nếu thuộc ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp được pháp luật cho phép, đồng thời phải tuân thủ các điều kiện liên quan.
Các trường hợp được tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm còn được hướng dẫn tại Điều 61 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi số giờ làm thêm của từng người lao động theo tháng và theo năm, thay vì chỉ kiểm tra lịch làm việc trong từng ngày.
3.4. Trường hợp đặc biệt
Theo Điều 108 Bộ luật Lao động 2019, trong một số trường hợp đặc biệt, người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động làm thêm giờ vào bất kỳ ngày nào và người lao động không được từ chối trong phạm vi luật định.
"Điều 108. Làm thêm giờ trong trường hợp đặc biệt
Người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động làm thêm giờ vào bất kỳ ngày nào mà không bị giới hạn về số giờ làm thêm theo quy định tại Điều 107 của Bộ luật này và người lao động không được từ chối trong trường hợp sau đây:
1. Thực hiện lệnh động viên, huy động bảo đảm nhiệm vụ quốc phòng, an ninh theo quy định của pháp luật;
2. Thực hiện các công việc nhằm bảo vệ tính mạng con người, tài sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phòng ngừa, khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm và thảm họa, trừ trường hợp có nguy cơ ảnh hưởng đến tính mạng, sức khỏe của người lao động theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động."Đây là các ngoại lệ có phạm vi cụ thể, không phải căn cứ để doanh nghiệp thường xuyên yêu cầu nhân viên làm thêm vượt giới hạn chỉ vì nhu cầu sản xuất, kinh doanh thông thường.
4. Lưu ý về thời gian nghỉ ngơi
Khi tăng giờ làm trong ngày, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra các quy định về nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca và nghỉ hằng tuần.
Theo khoản 1 Điều 109 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc từ 6 giờ trở lên trong một ngày được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục; trường hợp làm việc ban đêm được nghỉ ít nhất 45 phút liên tục. Đối với trường hợp làm việc theo ca liên tục, thời gian nghỉ giữa giờ được tính vào giờ làm việc theo quy định tại Điều này.
"Điều 109. Nghỉ trong giờ làm việc
1. Người lao động làm việc theo thời giờ làm việc quy định tại Điều 105 của Bộ luật này từ 06 giờ trở lên trong một ngày thì được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục, làm việc ban đêm thì được nghỉ giữa giờ ít nhất 45 phút liên tục.
Trường hợp người lao động làm việc theo ca liên tục từ 06 giờ trở lên thì thời gian nghỉ giữa giờ được tính vào giờ làm việc.
2. Ngoài thời gian nghỉ quy định tại khoản 1 Điều này, người sử dụng lao động bố trí cho người lao động các đợt nghỉ giải lao và ghi vào nội quy lao động."
Theo Điều 110 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc theo ca được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc khác.
"Điều 110. Nghỉ chuyển ca
Người lao động làm việc theo ca được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc khác."
Ngoài ra, khoản 1 Điều 111 Bộ luật Lao động 2019 quy định mỗi tuần người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục.
Trường hợp đặc biệt do chu kỳ lao động không thể nghỉ hằng tuần thì người sử dụng lao động phải bảo đảm cho người lao động được nghỉ bình quân ít nhất 4 ngày/tháng.
"Điều 111. Nghỉ hằng tuần
1. Mỗi tuần, người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục. Trong trường hợp đặc biệt do chu kỳ lao động không thể nghỉ hằng tuần thì người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm cho người lao động được nghỉ tính bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày.
2. Người sử dụng lao động có quyền quyết định sắp xếp ngày nghỉ hằng tuần vào ngày Chủ nhật hoặc ngày xác định khác trong tuần nhưng phải ghi vào nội quy lao động.
3. Nếu ngày nghỉ hằng tuần trùng với ngày nghỉ lễ, tết quy định tại khoản 1 Điều 112 của Bộ luật này thì người lao động được nghỉ bù ngày nghỉ hằng tuần vào ngày làm việc kế tiếp."
Do đó, dù lịch làm việc mới đáp ứng giới hạn số giờ theo ngày và tuần, doanh nghiệp vẫn phải bố trí thời gian nghỉ ngơi theo quy định. Không nên chỉ tính số giờ làm việc mà bỏ qua khoảng nghỉ giữa các ca hoặc ngày nghỉ hằng tuần.
5. Có cần sửa đổi hợp đồng lao động khi tăng giờ làm?
Doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng lao động trước khi triển khai lịch làm việc mới.
Theo điểm g khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có nội dung về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. Vì vậy, nếu hợp đồng quy định cụ thể giờ làm việc hoặc ngày làm việc trong tuần, doanh nghiệp cần xác định việc thay đổi lịch có làm thay đổi nội dung hợp đồng đã thỏa thuận hay không.
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, trong quá trình thực hiện hợp đồng, bên có yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 3 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi.
Nếu hai bên đạt được thỏa thuận, việc sửa đổi được thực hiện bằng phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng lao động mới. Nếu không đạt được thỏa thuận, các bên tiếp tục thực hiện hợp đồng đã giao kết.
Như vậy, việc doanh nghiệp thông báo lịch làm việc mới không mặc nhiên thay thế cho thủ tục thỏa thuận sửa đổi hợp đồng nếu nội dung hợp đồng cần thay đổi.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên kiểm tra hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và các quy định nội bộ để xác định phạm vi điều chỉnh cũng như thủ tục cần thực hiện.
6. Có cần sửa đổi nội quy lao động không?
Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Nội quy lao động phải quy định các nội dung chủ yếu theo luật, trong đó có thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi.
Theo khoản 3 và khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có.
Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Vì vậy, nếu nội quy hiện hành quy định cụ thể lịch làm việc 8 giờ/ngày và doanh nghiệp muốn chuyển sang lịch khác, cần rà soát xem có phải sửa đổi nội quy hay không. Trường hợp thuộc diện phải đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp cũng cần thực hiện thủ tục đăng ký và các yêu cầu liên quan theo quy định pháp luật.
Việc cập nhật đồng bộ hợp đồng lao động, nội quy lao động và quy chế làm việc giúp hạn chế mâu thuẫn giữa các văn bản và tạo cơ sở rõ ràng để quản lý thời giờ làm việc.
7. Lưu ý về chấm công và tính lương
Từ góc độ quản trị nhân sự và kế toán tiền lương, doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống chấm công để phân biệt thời giờ làm việc bình thường với thời gian làm thêm.
Theo Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn cho người lao động. Theo khoản 1 Điều 98, tiền lương làm thêm giờ được trả theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm, với mức tối thiểu bằng 150% vào ngày làm việc bình thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày nghỉ lễ, tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương ngày lễ, tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào lịch làm việc đã thiết lập, dữ liệu chấm công và quy định pháp luật để xác định số giờ làm thêm, sau đó tính lương tương ứng.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần với lịch 10 giờ/ngày trong 4 ngày, 10 giờ đó có thể là giờ làm việc bình thường nếu đáp ứng khoản 2 Điều 105. Nhưng nếu nhân viên làm việc ngoài lịch bình thường, doanh nghiệp cần xem xét phần thời gian phát sinh theo Điều 107 và Điều 98 để xác định nghĩa vụ trả lương.
Bộ phận nhân sự và kế toán cũng nên theo dõi số giờ làm thêm theo tháng và năm nhằm kiểm soát giới hạn pháp luật, tránh sai sót trong bảng lương và hạn chế tranh chấp.
Doanh nghiệp nên làm gì trước khi tăng giờ làm?
Trước khi thay đổi lịch làm việc, doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của phương án mới. Nếu muốn bố trí nhiều giờ hơn trong ngày nhưng giảm số ngày làm việc trong tuần, có thể xem xét áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần theo khoản 2 Điều 105 Bộ luật Lao động 2019.
Nếu muốn kéo dài thời gian làm việc ngoài lịch bình thường, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện tổ chức làm thêm giờ theo Điều 107, Điều 108 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 59, Điều 60 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng lao động theo Điều 21 và Điều 33, nội quy lao động theo Điều 118, đồng thời bố trí thời gian nghỉ ngơi theo Điều 109, Điều 110 và Điều 111 Bộ luật Lao động 2019.
Căn cứ pháp lý:
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14
Nghị định số 145/2020/NĐ-CP
Nguồn: Tổng hợp
