7 quy tắc ứng xử cơ bản khi trả lời điện thoại của khách hàng (Part 1)

Một số người có thể muốn làm công việc văn phòng nhưng lại muốn tránh trả lời điện thoại nếu có thể. Cách chữa dị ứng điện thoại tốt nhất là "làm quen" với chúng. Chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 7 bước cơ bản để trả lời điện thoại với khách hàng chính xác và chuyên nghiệp.

1. Khi điện thoại đổ chuông, hãy trả lời trong vòng 3 tiếng chuông

Việc nhấc máy trong vòng ba tiếng chuông khi bạn nhận được một cuộc gọi được coi là quy tắc cơ bản trong công ty.

Nếu người gọi không được bắt máy trong vòng ba tiếng chuông sau khi thực hiện cuộc gọi, họ sẽ có cảm giác như đang phải chờ đợi bạn.

Hơn nữa việc trả lời điện thoại muộn có thể sẽ gây ra vấn đề lớn, như có thể gây ấn tượng rằng công ty không đào tạo nhân viên của mình một cách bài bản, hay một số khách hàng có thể mất kiên nhẫn và cúp máy với bạn, và bạn sẽ gặp rắc rối nếu lỡ như lúc đó họ đang có một yêu cầu khẩn cấp hoặc một thông tin liên lạc về một cuộc họp kinh doanh quan trọng nào đó.

2. Nêu rõ tên công ty và tên của bạn

Khi nhấc máy, hãy vui vẻ cho họ biết tên công ty và tên bạn trước khi người kia nói tên.

Nhiều công ty có quy tắc trả lời cuộc gọi, vì vậy tốt nhất bạn nên tuân theo những quy tắc đó, nhưng thông thường bạn sẽ nói: "Cảm ơn quý khách đã gọi điện. Tôi là ●●●●của công ty ●●●●. " （「お電話ありがとうございます。株式会社●●●●の●●●●でございます」）.

Điều bạn cần cẩn thận ở đây là không thêm từ “Alo” (「もしもし」) vào đầu. Hãy cẩn thận vì điều này thường được coi là vi phạm cách cư xử. Ngoài ra, nếu bạn đã để hơn ba tiếng chuông mới nhấc máy, hãy nhớ xin lỗi trước bằng cách nói: ``Tôi xin lỗi vì đã để quý công ty phải đợi.''(「大変お待たせいたしました」).

3. Lặp lại/xác nhận tên của người gọi và ghi chú

Nếu bạn cho biết tên công ty và tên của mình, người khác thường sẽ cho bạn biết tên và tên công ty đó và nói: ``Tôi là ●●●● của ●●●● Co., Ltd.''. (「株式会社●●●●の●●●●です」).

Điều quan trọng ở đây là hãy lặp lại câu nói đó và ghi chép ngay sau khi người kia giới thiệu tên mình. Lặp lại tên sẽ giúp bạn không nghe nhầm tên, và ghi chép sẽ giúp bạn không quên.

Tuy nhiên, có thể có trường hợp bên kia không giới thiệu tên của họ. Trong những trường hợp như vậy, hãy nhờ đối phương giới thiệu bản thân bằng cách nói những câu như, ``Xin lỗi, nhưng tôi có thể xin tên và tên công ty của anh/chị được không?'' (「誠に恐れ入りますが、御社名とお名前をうかがってもよろしいでしょうか」)?

(Còn tiếp)