Cách viết mail tiếng Nhật trong công việc

Khi làm việc ở các công ty Nhật, việc trao đổi email bằng tiếng Nhật với khách hàng là điều không thể thiếu. Vì vậy, có thể nói học cách viết email chuẩn Nhật là điều rất cần thiết khi bắt đầu làm việc tại các công ty Nhật. Biết cách viết email đúng sẽ giúp quá trình trao đổi công việc của chúng ta diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn, từ đó nắm bắt nội dung chính xác một cách dễ dàng.

Email tiếng Nhật có rất nhiều quy tắc và cách diễn đạt rất khác so với ngôn ngữ nói hàng ngày nên không ít người gặp khó khăn khi lần đầu tiếp xúc. Vậy nội dung email tiếng Nhật bao gồm những gì, quy tắc viết như thế nào và những lưu ý gì khi viết email tiếng Nhật là gì, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu nhé.

1. Phần tiêu đề

Phần tiêu đề là phần quan trọng nhất của email, đây chính là phần quyết định đối phương có muốn xem mail của mình hay không.
Vì vậy, khi viết tiêu đề email, cần lưu ý đặt tiêu đề ngắn gọn, dễ hiểu để đối phương nhìn vào tiêu đề có thể hiểu ngay khái quát nội dung mình muốn truyền đạt là gì.

Một lưu ý thêm là khi viết tiêu đề email, người Nhật thường không thường dùng trợ từ (を、は、に、が).

Một số cách đặt tiêu đề cơ bản:「○○について」,「○○の件」,「○○のご送付」,「○○のご連絡」,「○○のご相談」,「○○のお願い」,「○○のお礼」,...

2. Phần mở đầu

a) Người nhận

Luôn phải ghi rõ thông tin người nhận ở phần đầu của email.
Trong văn hóa viết email của người Nhật, khi gửi email cho đối tác hoặc người ngoài công ty, phần người nhận thường sẽ được viết gồm “tên công ty”, “chức danh” (nếu có), “tên người nhận”.

Ví dụ:

○○株式会社　営業部

田中様
Nếu người nhận là đối tượng quen thuộc và đã trao đổi qua lại nhiều lần, có thể lược bỏ tên công ty và chức danh, chỉ ghi tên người nhận.
Ngoài ra, trường hợp gửi email nội bộ trong công ty, chỉ cần viết tên người nhận (○○さん）, không cần viết tên công ty và chức danh.

b) Chào hỏi

Phần chào hỏi sẽ bao gồm câu chào hỏi và giới thiệu bản thân (tên, tên công ty/chức danh).

Tùy trường hợp cụ thể, chúng ta có thể lựa chọn câu chào hỏi cho phù hợp.
Ví dụ:
- Câu chào hỏi thường dùng phổ biến nhất khi trao đổi email tiếng Nhật:
お世話になっております。△△部の○○でございます／と申します。
いつもお世話になっております。△△会社の○○でございます／と申します。
- Khi lần đầu liên lạc, gửi email:
初めてメールさせて頂きます。△△部の○○と申します。
お世話になります。△△会社の○○と申します。
- Khi đã lâu không gửi mail:ご無沙汰しております。△△部の○○と申します。
Trường hợp gửi mail nội bộ trong công ty, câu chào hỏi có thể dùng 「お疲れ様です。」. Tuy nhiên,「お疲れ様です。」thường dùng cho đồng nghiệp, người ngang hàng với mình nên cần hạn chế dùng với cấp trên. Trừ trường hợp nội quy công ty hoặc cấp trên cho phép dùng, chúng ta có thể dùng với cả cấp trên và đồng nghiệp.

Lưu ý: sau phần người nhận thường cách 1 dòng, sau đó viết lời chào hỏi và giới thiệu bản thân.

3. Phần nội dung

Phần nội dung thường sẽ bắt đầu bằng một câu khái lược để người nhận biết được cơ bản nội dung mình muốn trao đổi.
Ví dụ:
○○について、ご連絡させていただきます。
表題につきまして、ご連絡させていただきます。
ご返信いただきありがとうございます。
ご連絡ありがとうございます。
Sau đó, sẽ triển khai nội dung cụ thể mình muốn trao đổi là gì.

Một số lưu ý khi viết nội dung email:

Nội dung là phần chính của mail, cần viết ngắn gọn rõ ràng. Đứng ở lập trường của người nhận, suy nghĩ viết như thế nào để người nhận dễ đọc dễ hiểu.
Vừa viết vừa xác nhận 5W3H (Where, What, Why, When, Who, How, How many, How much).
Trong một email, cố gắng dừng lại ở mức truyền đạt chỉ một công việc.

4. Phần kết

Sau khi viết xong nội dung, cần viết câu chào kết phù hợp với nội dung chính vừa viết.
Ví dụ:
何卒宜しくお願い致します。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。
引き続き宜しくお願い致します。

5. Ký tên

Phần ký tên bao gồm tên, thông tin công ty (tên công ty, chức danh, địa chỉ, trang wed công ty...).
Phần này chúng ta thường sẽ set up tự động ở phần cài đặt mail.