Hồ sơ và thủ tục kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp chi tiết nhất
Theo quy định, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, kê khai thuế ban đầu luôn được xem là thủ tục tối quan trọng đối với các doanh nghiệp mới thành lập, nhằm đảm bảo tính hợp lệ cũng như thể hiện nghĩa vụ minh bạch về thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước. Vậy thì hồ sơ kê khai thuế ban đầu bao gồm những gì? Quy trình, thủ tục nộp hồ sơ khai thuế cụ thể ra sao? Hãy cùng AGS đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây bạn nhé!
1. Hồ sơ cần chuẩn bị để kê khai thuế ban đầu
Các anh chị kế toán cần chuẩn bị 2 bộ hồ sơ: 1 bản nộp cho cơ quan thuế, 1 bản doanh nghiệp giữ lại sau khi được đóng dấu xác nhận. Các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:⚡Giấy tờ cơ bản
- Tờ khai đăng ký thuế: Sử dụng mẫu 01-ĐK-TCT (cho doanh nghiệp mới) hoặc 02-ĐK-TCT (cho chi nhánh, văn phòng đại diện), điền đầy đủ thông tin như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh.
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Xác nhận thông tin pháp lý của doanh nghiệp.
- Bản sao công chứng CCCD/CMND/Hộ chiếu: Của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy ủy quyền.
⚡Giấy tờ bổ sung (tùy trường hợp)
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Kế toán trưởng
- Công văn đăng ký hình thức kế toán và hóa đơn: Chọn kế toán Việt Nam hoặc quốc tế, hóa đơn điện tử hoặc giấy (nếu được phép).
- Mẫu 06/GTGT: Đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (khấu trừ hoặc trực tiếp).
- Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (Nếu doanh nghiệp sở hữu tài sản cố định)
- Phiếu đăng ký thông tin doanh nghiệp (tùy thuộc vào từng cơ quan có yêu cầu không)
- Tờ khai lệ phí môn bài (tùy từng khu vực)
a. Công văn đăng ký hình thức kế toán
Hồ sơ cần chuẩn bị 2 bản, nội dung văn bản gồm: Loại hóa đơn sử dụng, chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán, hình thức ghi sổ kế toán, hình thức nhập xuất hàng hóa, hình thức kế toán.b. Công văn đăng ký chế độ kế toán áp dụng
Chuẩn bị 2 bản, chế độ kế toán mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ áp dụng được quy định tại thông tư 133/2016/TT-BTC. Tuy nhiên một số kế toán khi học trên lý thuyết, hệ thống tài khoản lại không theo thông tư 133/2016/TT-BTC. Vì vậy, doanh nghiệp có thể làm công văn đăng ký chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC để thuận lợi hơn cho công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp phải cam kết về việc trong vòng 2 năm sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.c. Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
Doanh nghiệp sẽ dựa vào thông tư 45/2013/TT-BTC để đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế. Hiện nay, các phương pháp trích khấu hao tài sản cố định phổ biến: Khấu theo theo số dư giảm dần có điều chỉnh, khấu hao theo đường thẳng, khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm…d. Giấy ủy quyền
Hãy chuẩn bị một tờ giấy ủy quyền trước khi đến nộp hồ sơ đăng ký thuế ban đầu nếu bạn không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp.💥Lưu ý: Tất cả hồ sơ khai thuế ban đầu phải nộp qua hình thức điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn/). Ngoài ra, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để xác thực hồ sơ.
 |
| Ảnh: internet |
2. Thủ tục cần hoàn tất trước khi nộp hồ sơ khai thuế
👉Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty: Một số nội dung cần thể hiện đầy đủ trên bản hiệu là địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế công ty, tên công ty… Người quản lý thuế sẽ tới tận công ty để kiểm tra xem doanh nghiệp có tình trạng hoạt động như thế nào, bảng hiệu đã được chuẩn bị, treo đầy đủ chưa.👉Mua chữ ký số (chứng thư số/token): Đây là điều bắt buộc, nó dùng để nộp tờ khai lệ phí môn bài lên Tổng cục thuế.
👉Mở tài khoản ngân hàng cho công ty và nộp tiền vào tài khoản. Sau khi hoàn thành các bước này, dùng chữ ký số trình tiền trong tài khoản để nộp tiền vào Kho bạc nhà nước khoản tiền lệ phí môn bài.
3. Thời hạn và nơi nộp kê khai thuế ban đầu
Tùy thuộc doanh nghiệp của bạn đầu tư bằng hình thức nào, phiếu chuyển tương ứng sẽ được Sở Kế Hoạch Đầu Tư chuyển về Cục/Chi cục thuế để doanh nghiệp nắm rõ và liên hệ làm việc trực tiếp.a. Nơi nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính là cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Trên phiếu Thông Báo Về Cơ Quan Thuế Quản Lý gửi về doanh nghiệp sẽ ghi rõ vấn đề này. Sau khi hoàn thành bước thành lập công ty, Sở kế hoạch đầu tư sẽ trả kèm thông báo về cơ quan thuế và giấy phép kinh doanh.Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể chọn hình thức nộp trực tuyến: Sử dụng chữ ký số để nộp qua hệ thống eTax tại https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Kiểm tra cơ quan thuế quản lý tại http://tracuunnt.gdt.gov.vn/.
b. Thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Trường hợp doanh nghiệp đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp thì thời hạn đăng ký thuế là thời hạn đăng ký doanh nghiệp. Hoặc, trong trường hợp doanh nghiệp nhận được giấy phép kinh doanh nhưng chưa đi vào hoạt động thì thời hạn trong vòng 10 ngày kể từ ngày cấp ghi trên giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên, nếu có thể hãy cố gắng hoàn thiện ngay thủ tục kê khai thuế ban đầu trong khoảng thời gian sớm nhất.👉Thời hạn giải quyết hồ sơ: Theo khoản 1 Điều 34 Luật Quản lý thuế 2019, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký thuế, cơ quan thuế sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Nộp trực tiếp: Nhận kết quả ngay sau khi cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ.
- Nộp trực tuyến: Kết quả được gửi qua eTax hoặc email trong 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
 |
| Ảnh: internet |
4. Các bước làm thủ tục kê khai thuế ban đầu
a. Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
Sau khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh, kèm thông tin về mã số thuế doanh nghiệp, các anh chị kế toán cần đăng ký một tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số để tiện cho công việc tiếp theo. Bởi, doanh nghiệp muốn nộp được tiền thuế điện tử và hồ sơ khai thuế điện tử cho Chi cục thuế cần phải có chữ ký số để kê khai qua mạng và nộp tiền thuế điện tử qua tài khoản ngân hàng.Các anh chị kế toán cần liên hệ với ngân hàng mà doanh nghiệp muốn làm việc để hiểu về thủ tục mở tài khoản. Hiện tại, trên thị trường có rất nhiều chữ ký số uy tín, các công ty nên chọn những hãng lớn, mặc dù chi phí có hơi đắt hơn với thị trường nhưng sẽ hỗ trợ, đảm bảo hơn về mặt kỹ thuật.
💥Lưu ý: Sau khi có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp hãy tiến hành đăng ký với Sở kế hoạch đầu tư về tài khoản ngân hàng. Các anh chị kế toán có thể đăng ký qua trang dangkyquamang.dkkd.gov.vn, lưu ý vấn đề này cần thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ lúc phát sinh, quá thời gian sẽ bị phạt.
b. Kê khai các loại thuế
Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP quy định về những trường hợp được miễn thuế môn bài 2025:
Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) đối với tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới). 👉Như vậy, một điểm mới trong thủ tục kế khai ban đầu là: doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn nộp lệ phí môn bài năm đầu tiên. Đối với năm tiếp theo thì thời hạn nộp lệ phí môn bài là trước ngày 30/01.
c. Lựa chọn phương pháp kê khai thuế GTGT, TNCN và hóa đơn
Hiện tại, có 2 phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng là trực tiếp và gián tiếp theo 2 kỳ kê khai là tháng hoặc túy. Những doanh nghiệp mới thành lập thường kê khai theo quý. Ngày thứ 30 của tháng đầu tiên quý sau, doanh nghiệp sẽ đến hạn nộp từ khai thuế giá trị gia tăng.Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập ngày 20/6/2021, thuộc quý 2 năm 2021 thì thời hạn mà doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng là 30/7/2021.
Về hóa đơn điện tử, các anh chị kế toán có thể liên hệ các bên có uy tín lớn để lựa chọn hệ thống phù hợp, thuận tiện cho công việc sau này. Sau khi đã có hóa đơn điện tử, trước khi sử dụng cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Nếu sử dụng mà chưa làm thông báo phát hành sẽ bị phạt.
💥Lưu ý: Theo chính sách mới năm 2025, hiện hóa đơn điện tử là bắt buộc. Vì thế, doanh nghiệp mới phải đăng ký và sử dụng ngay từ khi hoạt động.
Doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn sẽ được cấp ở Chi cục thuế quản lý doanh nghiệp, các anh chị kế toán có thể lên đó để làm thủ tục mua.
Các doanh nghiệp không cần nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Nếu như có lãi, các anh chị kế toán có thể dựa vào tình hình kết quả hoạt động của doanh nghiệp để tự tạm tính rồi đi nộp.
Doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn sẽ được cấp ở Chi cục thuế quản lý doanh nghiệp, các anh chị kế toán có thể lên đó để làm thủ tục mua.
Các doanh nghiệp không cần nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Nếu như có lãi, các anh chị kế toán có thể dựa vào tình hình kết quả hoạt động của doanh nghiệp để tự tạm tính rồi đi nộp.
Đối với thuế TNDN, phương pháp phổ biến đối với doanh nghiệp mới thành lập vẫn là tạm tính theo quý, quyết toán cuối năm.
d. Lựa chọn hình thức kế toán và khấu hao tài sản cố định
Chế độ kế toán sẽ dựa vào quy mô doanh nghiệp để xác định phù hợp. Chẳng hạn, doanh nghiệp lớn sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 200 tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ lại sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 133. Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: “Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao, thời gian trích khấu hao TSCĐ theo quy định tại Thông tư này và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.” Nghĩa là, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế trước khi bắt đầu thực hiện trích khấu hao tài sản cố định.5. Cần làm gì sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu?
👉Nhận giấy chứng nhận đăng ký thuế: Xác nhận doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục.
👉Đăng ký hóa đơn điện tử: Liên hệ nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận.
👉Kê khai thuế định kỳ: Thực hiện đúng kỳ đã đăng ký (tháng/quý).
Lời kết
Việc kê khai thuế ban đầu là bước xây dựng nền móng quan trọng cho một hệ thống quản lý thuế minh bạch, hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Chính vì thế, các doanh nghiệp và Kế toán viên cần chú trọng việc hiểu đúng và làm đúng đối với thủ tục quan trọng này. Nếu gặp khó khăn, vướng mắc, bạn có thể liên hệ cơ quan thuế hoặc tham khảo thêm chi tiết tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để có hướng dẫn phù hợp với tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình nhé
Công ty AGS xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích cho cuộc sống và công việc, cũng như khai thác thêm góc nhìn mới về lĩnh vực mà bạn đang quan tâm. Đội ngũ AGS sẽ luôn nỗ lực để mang đến những thông tin mới mẻ và hữu ích đến bạn trong thời gian tới. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Thông tin khác
Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn
Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫnAGS luôn mở rộng cánh cửa cho những ứng viên muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Ngôn ngữ Nhật - Pháp lý - Nhân sự. Xem chi tiết bài viết để biết thêm về Thông tin tuyển dụng tại AGS bạn nhé!
.png)
Nguồn: (1) https://savitax.vn/ho-so-va-thu-tuc-ke-khai-thue-ban-dau/; (2) https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/cong-viec-phap-ly/ho-so-dang-ky-thue-ban-dau-nam-2025-369.html; (3) https://ketoanthuanthien.vn/kien-thuc/khai-thue-ban-dau/
