[Chia sẻ kinh nghiệm] Kiểm toán phần hành lương

1. Điều kiện ghi nhận trong kiểm toán phần hành lương

Khi tiến hành kiểm toán phần hành lương, bạn cần nắm rõ những điều kiện ghi nhận lương nhất định. Trong đó có 03 điều kiện quan trọng là 

• Ghi nhận lương, tính lương

• Phân bổ lương đúng và đủ; và 

• Kiểm tra tính ăn khớp giữa số lượng lao động, hợp đồng lao động trên thực tế và trên bảng lương

Việc ghi nhận, tính lương cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp cần đúng và đủ. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải cập nhật các quy định mới về thuế cũng như Bảo hiểm xã hội để đảm bảo tính toán và thực hiện đúng phần hành này;

Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần kiểm tra số lượng lao động, hợp đồng lao động … có thực sự tồn tại và đúng đủ số lượng như trên bảng lương không.

2. Tài liệu kiểm toán viên cần thu thập trong quá trình kiểm soát phần hành lương

Với phần hành mang tính đặc thù cao như phần hành lương, kiểm toán viên cần thu thập các tài liệu liên quan đến quy chế lương thưởng cũng như bảng lương chi tiết cho từng nhân viên.

• Bảng lương chi tiết cho từng nhân viên: Thông thường sẽ có 1 sheet tổng hợp lương các phòng ban cho toàn bộ 12 tháng trong năm kiểm toán. Một số khách hàng còn có Bảng tính thuế thu nhập cá nhân (PIT) chi tiết cho từng nhân viên riêng nên cần hỏi xin bảng này.

• Quyết định và quy chế thưởng cho nhân viên trong năm: Trong năm chắc chắn công ty sẽ có thưởng nên cần xin các quyết định hoặc quy chế thưởng cho nhân viên trong năm (làm bằng chứng cũng như phục vụ cho các thủ tục kiểm toán tiếp theo).

• Quy trình phỏng vấn khách hàng về quy trình trả lương, tính lương: Quy trình này được thực hiện dựa trên bảng lương được cung cấp từ kế toán, các tiêu thức phân bổ lương (theo bộ phận…). Nếu là khách hàng cũ có thể tiết kiệm thời gian bằng cách hỏi xem quy trình của công ty có gì thay đổi so với năm ngoái không? Chắt lọc những câu hỏi quan trọng để hỏi lại chứ không nên phỏng vấn khách hàng lại từ đầu, sẽ gây mất thời gian cho trợ lý kiểm toán cũng như thiện cảm với kế toán của công ty.

3. Để kiểm soát phần hành lương, kiểm toán viên cần trải qua những thủ tục nào?

Trong quá trình tiến hành kiểm toán phần hành lương, kiểm toán viên có thể linh hoạt ứng phó với từng đặc điểm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn cũng cần tuân thủ các thủ tục sau:

Tiến hành đối chiếu tổng chi phí giữa Sổ nhật ký chung và Bảng lương đã được cung cấp. Nếu lương trên Payroll và General ledger lệch nhau (thường là Payroll < General ledger). Khi đó bạn cần tìm hiểu số chênh lệch này đến từ đâu. Nếu ngay từ đầu bạn có thể phân biệt được trong lương của cán bộ công nhân viên đâu là những khoản trên bảng lương, đâu là những khoản ngoài bảng lương thì mọi chuyện sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Thông thường khoản chênh lệch chính là những khoản nằm ngoài bảng lương như: Lương bổ sung, lương cho nhân viên thời vụ, tiền ăn ca công ty trả trực tiếp cho nhân viên và không thể hiện trên bảng lương, thưởng cho nhân viên các dịp đặc biệt như (10 năm thành lập công ty, lì xì Tết, các dịp lễ lớn như 2/9, 10/3 Âm lịch …)

Xem xét, kiểm tra và phân tích sơ bộ: Bạn bắt đầu lọc từ sổ nhật ký chung ra các chi phí được tính vào chi phí lương. Mục đích là để rà soát xem doanh nghiệp phân loại các chi phí này đã hợp lý chưa. Sau đó là quá trình so sánh tổng chi phí lương với năm liền trước và đưa ra các phân tích ban đầu, lý do lương của từng bộ phận tăng/giảm…? Tìm hiểu các xu hướng bất thường (nếu có) bằng cách phỏng vấn kế toán phần hành này, cân nhắc các giải thích của kế toán xem có hợp lý không?

Kiểm tra những dữ liệu cơ bản: Khi nhận bảng lương từ kế toán công ty, nếu muốn dựa vào việc tính toán của bảng lương thì cần phải kiểm tra bảng lương này xem có chuẩn chỉnh hay không. Công việc đơn thuần chỉ là tính lại lương của các nhân viên bất kỳ trong công ty (số mẫu sẽ được chọn dựa trên số lượng nhân viên toàn công ty). Khi tính toán lại và so sánh với số thực trả trên bảng lương sẽ phải khớp nhau hoàn toàn, nếu có sai sót cần hỏi kế toán ngay để tìm ra lỗi.

Kiểm tra chi tiết: Ở mỗi công ty sẽ có một quy trình kiểm soát nhân viên của mình để tính lương, bạn cần hỏi nhân sự, kế toán về quy trình chấm công như thế nào, tính lương ra sao… ghi chép lại quy trình này thật hệ thống và dễ hiểu. Đây tưởng chừng là bước đơn giản nhưng lại được các quản lý rà soát rất chặt chẽ. Bởi vì từ bảng này, tuy người đọc working paper không tham gia quá trình kiểm toán nhưng vẫn có thể nắm bắt được cơ cấu, quy trình quản lý của phần hành lương. Từ đó họ sẽ nhận thức được các rủi ro sai phạm có thể gặp phải trong phần hành này.

Ngoài ra, bạn cần xin 1 bộ chứng từ của 1 nhân viên bất kỳ trong công ty bao gồm: Đơn xin việc, CV, hợp đồng lao động, bảng chấm công của 1 tháng lương và bảng lương tương đương tháng đó, chứng từ trả tiền cho công nhân viên… Từ đó bạn có thể kiểm tra xem người lao động này còn thực tế làm việc cho công ty hay không? Việc tính toán lương có đúng như theo hợp đồng không?

Trình bày thông tin trên Báo cáo Tài chính: 2 thông tin cần trình bày trên Báo cáo tài chính bao gồm:

• Số lượng nhân viên tại thời điểm kết thúc năm tài chính của công ty;

• Số tiền lương thưởng của Ban Giám đốc công ty.

Như đã nói, tính chất của thủ tục kiểm toán phần hành lương phụ thuộc rất nhiều vào tính chất của từng doanh nghiệp. Bởi vậy, kiểm toán viên cần có những chú ý trong phần hành này để tránh sai sót:

• Lưu ý xem công ty đã cập nhập những quy định mới về tính thuế và bảo hiểm cho nhân viên chưa;

• Một số công ty có tính trợ cấp thôi việc cho nhân viên;

• Thu thập đầy đủ các quyết định thưởng ngoài bảng lương;

• Kiểm tra và rà soát những giao dịch;

Ví dụ: Các khoản trong bảng lương là: lương cứng, lương làm thêm giờ, các loại trợ cấp, bảo hiểm xã hội, thuế. Các khoảng ngoài bảng lương là: lương bổ sung, thưởng các dịp đặc biệt (cần có quyết định của công ty kèm theo), lương ăn ca trả trực tiếp cho cán bộ công viên nhưng không ghi vào bảng lương…

Kiểm toán phần hành lương không khó, tuy nhiên nó sẽ rất rắc rối bởi bảng lương của từng doanh nghiệp khác nhau. Điều đó đòi hỏi kiểm toán viên vừa phải tuân thủ các thủ tục cần thiết, vừa phải linh hoạt với từng bảng lương của từng doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phần hành này. Để biết thêm nhiều thông tin bổ ích, bạn đọc đừng quên bấm like và theo dõi Fanpage: AGS Accounting & Auditing Co.,Ltd của chúng tôi để cập nhật kịp thời các chính sách mới nhất về thuế, kế toán, cũng như kiểm toán nhé!