Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

1.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Chứng từ có giá trị thanh toán trong bộ chứng từ, người bán dùng để đòi tiền người mua, hải quan dựa vào invoice để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên invoice để kê khai giá trị hải quan. Quan trọng ngày phát hành invoice phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương. Với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600.

Về cơ bản hóa đơn sẽ gồm những nội dung chính sau:
+ Số & ngày lập hóa đơn
+ Tên, địa chỉ người bán & người mua
+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
+ Điều kiện cơ sở giao hàng
+ Điều kiện thanh toán
+ Cảng xếp, dỡ
+ Tên tàu, số chuyến…

1.3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)

Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá thực tế xuât nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

+ Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, chẳng hạn 1 container 40HC

+ Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…

+ Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp

+ Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Các bạn cần phân biệt hóa đơn và phiếu đóng gói khác nhau như thế nào. Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau. Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

1.4. Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển hoặc đại diện được ủy quyền của người vận chuyển (thuyền trưởng, đại lý) ký phát cho người gửi hàng, trong đó xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển từ cảng khởi hành đến cảng đích.

Vận đơn là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra vấn đề liên quan tói quá trình vận tải.

1.5. Vận đơn đường hàng không (Air waybill)

Vận đơn đường hàng không đóng vai trò là:
+ Biên lai giao hàng cho người chuyên chở,
+ Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển.

Lưu ý:  AWB không phải là chứng từ sở hữu, do đó không thể chuyển nhượng được như vận đơn đường biển (loại theo lệnh). Trong trường hợp ngoại lệ, để thanh toán bằng tín dụng thư (L/C), 2 bên mua bán sẽ phải thỏa thuận và phải làm thêm thủ tục cần thiết (chẳng hạn như: thư cam kết đảm bảo) nhờ ngân hàng chấp nhận “ký hậu” vào mặt sau AWB để lấy hàng.

1.6. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Hàng hóa xuất nhập khâu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Có các cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau:

+ Luồng xanh: Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Khi đó, bạn có thể xuống cảng lấy hàng.

+ Luồng vàng: Chủ hàng xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…

+ Luồng đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên. Nếu có nghi vấn về hàng hải quan sẽ tiến hành nghiệp vụ bẻ luồng để tiến hành kiểm hóa hàng theo quy định.

2. CÁC CHỨNG TỪ KHÁC

2.1. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Certificate of Origin)

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa được dùng để chứng minh nguồn gốc của hàng có 2 loại C/O Form được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu và C/O không được ưu đãi cả 2 loại này đều có chức năng chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa. Vì đây là chứng từ quan trọng để hưởng ưu đã về thuế nên người nhập khẩu cần tìm hiểu kĩ hscode để áp đúng mặt hàng, thông tin trên C/O phải thật chính xác, trùng khớp với các chứng từ khác, tránh bị hải quan bác bỏ.

2.2. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Chứng từ bảo hiểm do 2 bên mua bán có thể mua tự nguyện hoăc bắt buộc phụ thuộc vào các điều kiện trong incoterm, đối với term CIF và CIP thì người bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm bắt buộc cho lô hàng. Tuy nhiên đối với các hành trình dài trên 10 ngày, nên mua bảo hiểm phòng hờ những rủi ro về thời tiết, cháy nổ,…

2.3. Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) & Chứng thư hun trùng ( Fumigation Certificate)

Loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch với mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia. Đây là chứng từ bắt buộc với một số nước nhập khẩu, hoặc đối với hàng hóa có nguồn gốc thực vật, đông vật được đựng bằng pallet gỗ. Thời gian làm hun trùng cho hàng mất từ 12 - 24h.

2.4. Thư tín dụng (L/C)

Thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định.Đây là một trong các hình thức thanh toán chặt chẽ có lợi cho người xuất khẩu thường xuyên được sử dụng trong thương mại quốc tế. Khi sử dụng L/C người mua sẽ phải ký quỹ tiền vào tài khoản để dùng cho việc trả tiền hàng cho người xuất khâu trước khi hàng được gửi đi như vậy người bán không lo tình trạng hàng đi nhưng người mua từ chối nhận hàng hoặc nhân hàng mà không thanh toán.

2.5. MSDS: Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất ( Material Safety Data Sheet )

Đây là một văn bản chứa các thông tin của một loại hóa chất nào đó. Mục đích của tài liệu này là để giúp cho những người làm việc tiếp xúc gần với loại hóa chất đó có thể chủ động đảm bảo an toàn cũng như xử lý tình huống khi bị ảnh hưởng.

MSDS thường được áp dụng cho những mặt hàng có thể gây nguy hiểm cho quá trình vận chuyển như cháy nổ, hóa chất dễ ăn mòn, hàng hóa có mùi… MSDS có tác dụng chỉ dẫn cho người vận chuyển thực hiện các quy trình an toàn hàng hóa trong quá trình sắp xếp hàng, hoặc xử lý hàng khi gặp sự cố.

Mặc dù thực phẩm chức năng, mỹ phẩm hoặc các loại thực phẩm dạng bột không phải là hoá chất nguy hiểm, nhưng khi vận chuyển hàng qua đường hàng không đi Quốc tế, an ninh hàng không tại sân bay yêu cầu bảng chỉ dẫn an toàn MSDS để kiểm tra các thành phần trong bảng chỉ dẫn có thực sự an toàn với người tiêu dùng khi tiếp xúc trực tiếp hoặc gián tiếp hay không.

MSDS sẽ do shipper (người gửi có thể là công ty sản xuất, nhà phân phối – công ty thương mại, cá nhân…) cung cấp để khai báo. Một MSDS hoàn chỉnh yêu cầu chính xác từ thông tin sản phẩm, tên gọi cho đến các thành phần, độ sôi, nhiệt độ cháy nổ và hình thức được phép vận chuyển (qua đường hàng không hoặc đường biển).

Ngoài chứng từ bắt buộc và thông thường kể ở trên. Thì giấy tờ cho nhập khẩu còn một chứng từ khác như:
+ Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis ).
+ Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality).
+ Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate).
+ Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích, phân loại tùy từng mặt hàng qui định.
+ Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa …