Văn hóa trao đổi danh thiếp trong doanh nghiệp Nhật Bản

Từ lâu, văn hóa trao đổi danh thiếp (tiếng Nhật là 名刺交換) đã trở thành một nghi thức quan trọng không thể thiếu trong các doanh nghiệp Nhật Bản. Nó quan trọng đến nỗi có rất nhiều công ty còn dành một khoảng thời gian để đào tạo nhân viên cách trao đổi danh thiếp. Vậy thì, tại sao người Nhật lại coi trọng việc trao đổi danh thiếp đến như vậy? Ngoài ra, cách trao đổi danh thiếp đúng cách cùng những điều cần lưu ý khi trao đổi danh thiếp là gì? Chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu những điều này thông qua bài viết dưới đây.

1.Ý nghĩa của văn hóa trao đổi danh thiếp

Trao đổi danh thiếp vốn dĩ từ lâu đã luôn là cách để người Nhật mở đầu bất kỳ mọi cuộc họp, hội thảo hoặc các buổi giao dịch kinh doanh đầu tiên với khách hàng. Việc trao đổi danh thiếp sẽ đóng vai trò giúp đối phương có thể nắm bắt được những thông tin cơ bản của công ty phía mình, tạo tiền đề cho sự hợp tác trong tương lai. Do đó, dù cho ngày nay, mặc dù việc trao đổi thông tin không phải là một điều gì khó khăn trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, thì việc trao đổi danh thiếp ở Nhật vẫn luôn được coi trọng.

2.Nguyên tắc khi trao đổi danh thiếp

Chú ý đến cấp bậc

Văn hóa Nhật Bản nhìn chung rất coi trọng về vị trí cấp bậc, thứ tự cao thấp trong giao tiếp để qua đó áp dụng các quy tắc lễ nghi, thái độ tôn kính phù hợp. Vì vậy trong giao tiếp, hợp tác cùng người Nhật, bạn cần đặc biệt chú ý đến chức vụ cao nhất được in trong danh thiếp của đối phương để xưng hô cho phù hợp.

Gọi tên khách hàng chính xác được in trên danh thiếp

Ở Nhật Bản, có đến khoảng hơn 100.000 họ khác nhau nên việc gọi chính xác tên của đối phương được in trong danh thiếp là khá phức tạp. Điều này thực sự làm khó họ khi tiến hành hợp tác, đàm phán cùng đối tác Nhật trong lần gặp đầu tiên.

Trong trường hợp khi nhận được danh thiếp của đối phương mà bạn không biết được cách đọc chính xác thì nên xác nhận lại tên họ, vị trí công tác, công ty của họ để thể hiện sự quan tâm, tôn trọng đối vói đối phương.

Ví dụ: 失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか。(Tôi xin lỗi nhưng phần này thì nên đọc như thế nào ạ?)

Yêu cầu về danh thiếp

Danh thiếp phải trang nhã, dễ đọc.
Không sử dụng danh thiếp đã bị rách, cũ nát, có vết bẩn, nếp gấp...
Ghi cụ thể thông tin: công ty đang công tác, địa chỉ email, số điện thoại,
Danh thiếp nên được đặt riêng tránh trường hợp lấy danh thiếp từ túi áo, túi quần. Nên tạo một hộp để đựng danh thiếp để thể hiện sự trân trọng, lịch sự đối với đối tác của mình.

3. Cách trao và nhận danh thiếp

Khâu chuẩn bị

Kiểm tra chất lượng của danh thiếp: Kiểm tra danh thiếp có bị bẩn, rách, nếp gấp hay không. Nếu có hãy đổi một tấm danh thiếp mới.

Kiểm tra số lượng danh thiếp: Nên kiểm tra và chuẩn bị danh thiếp nhiều hơn so với dự kiến vì đôi khi chúng ta có thể gặp thêm đối tác ngoài dự kiến. Đối với trường hợp không đủ danh thiếp thì với những người chưa nhận được danh thiếp chúng ta nên xin lỗi và gửi lần sau.

Cách trao danh thiếp

Trường hợp 1: Bạn là người chủ động đưa danh thiếp trước

Đứng trước mặt nhìn vào mắt đối phương, mỉm cười nhẹ, hai tay đặt cao ngang ngực và trao danh thiếp bằng cả hai tay: tay phải cầm, tay trái đỡ danh thiếp.
Vừa trao danh thiếp vừa nói rõ tên công ty, chức vụ của bản thân.
Hướng mặt chính của danh thiếp lên trên, về phía đối phương sao cho người nhận có thể dễ dàng đọc.
Luôn trao danh thiếp ở tư thế đứng nghiêm trang , không được ngồi. Trong trường hợp bất đắt dĩ phải trao danh thiếp qua bàn thì phải kèm theo câu xin lỗi để tránh thất lễ.

Trường hợp 2: Cả 2 đồng thời trao danh thiếp

Quy tắc chung cũng giống như trường hợp 1.
Tư thế tay cầm danh thiếp: trước khi trao – cầm bằng hai tay, khi trao danh thiếp thì tay phải cầm danh thiếp trao đối phương, tay trái nhận danh thiếp từ đối phương. Sau khi kết thúc, cầm danh thiếp của đối phương bằng cả hai tay một cách trang trọng.

Cách nhận danh thiếp

Đứng nghiêm chỉnh, mỉm cười và nhận bằng cả 2 tay.
Khi nhận danh thiếp, hãy nói (Tôi xin được nhận ạ), chú ý không để ngón tay che mất tên, ảnh, tên công ty trên danh thiếp đối phương.
Xác nhận lại tên của đối phương.

Trên đây là một số điều cơ bản cần lưu ý trong việc trao đổi danh thiếp tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Hãy cùng lưu ý để có thể gây được ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó giúp công việc kinh doanh của công ty được trở nên thuận lợi hơn nhé.