Những điều cơ bản về viết báo cáo

1. Báo cáo là gì?

Báo cáo là một tài liệu hoặc bài viết để lưu trữ thông tin của một hoạt động, sự kiện hay một công việc cụ thể. Được dùng để trình bày chi tiết một vấn đề, phân tích đưa ra đề xuất, quyết định. Mọi người cũng có thể tạo cho mình báo cáo công việc cụ thể và rõ ràng nhất để thống kê công việc cũng như dễ dàng kiểm soát những việc mình đã làm, việc mình chưa đạt được.

Hầu hết các công ty và doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình thực hiện báo cáo công việc cá nhân hay đưa ra những cách báo cáo công việc cho sếp hay báo cáo kết quả công tác,...

Đối với các doanh nghiệp, việc viết báo cáo rất quan trọng. Bao gồm: cung cấp thông tin, ghi chép lưu trữ dữ liệu, phản ánh tình hình hiện tại, truyền đạt thông tin, đánh giá và kiểm đồng thời thúc đẩy giao tiếp với nhau.

2. Những lưu ý trong việc viết báo cáo

Chú ý đến đối tượng đọc và mục tiêu của báo cáo

Khi viết báo cáo, hãy để ý đến người đọc và mục tiêu viết báo cáo là để làm gì. Dựa vào đó, có thể lựa chọn ngôn ngữ, phong cách viết cho phù hợp. Có thể là văn phong hình thức hoặc văn phong thân thiện tùy thuộc vào ngữ cảnh. Nội dung cần ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, đáp ứng nhu cầu của người đọc tránh trường hợp diễn đạt dài dòng, lang mang không đi vào trọng tâm sẽ khiến người đọc cảm thấy khó chịu.

Ghi chú tham khảo nguồn thông tin

Trong quá trình viết báo cáo, hãy chú ý ghi chú và tham khảo nguồn thông tin một cách chính xác. Điều này bao gồm việc trích dẫn và tham chiếu đến các tài liệu, nguồn thông tin hoặc nghiên cứu mà bạn đã sử dụng để xây dựng báo cáo. Đảm bảo tuân thủ các quy định về trích dẫn và tham khảo để đảm bảo tính minh bạch và uy tín của báo cáo.

Đảm bảo cấu trúc logic

Trình bày thông tin một cách có cấu trúc và logic trong báo cáo. Đảm bảo rằng các phần của báo cáo có sự liên kết với nhau và tạo nên một câu chuyện logic. Sử dụng các liên từ và từ ngữ để kết nối ý kiến và thông tin giữa các đoạn văn, đảm bảo sự mạch lạc và dễ hiểu cho người đọc. Đảm bảo định dạng văn bản sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, bao gồm việc sử dụng định dạng in đậm, in nghiêng, đánh dấu và khoảng trắng hợp lý, việc trình bày văn bản cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng trong cách viết báo cáo, bạn đừng nên bỏ qua.

3. Quy trình viết báo cáo

Một quy trình cơ bản viết báo cáo có 5 bước:

Bước 1: Xác định mục đích viết báo cáo

Ở bước này, người viết cần xác định nội dung sau đây:

Viết cho ai?
Viết để làm gì?
Cần cung cấp thông tin gì?

Bước 2: Nghiên cứu nội dung

Tùy thuộc vào mục đích báo cáo mà người viết cần thu thập thông tin khác nhau. Nếu bước này làm tốt thì người viết sẽ có cơ sở vững chắc để viết báo cáo. Mọi người cần thu thập, sắp xếp thông tin một cách logic và xác định nội dung chính cần báo cáo.

Bước 3: Viết bản nháp

Hãy viết một cách tự nhiên và mạch lạc vì bản nháp là nền tảng để chúng ta tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện báo cáo. Hãy viết tất cả ý tưởng trong đầu ra giấy sau đó sẽ xem xét lại một lần nữa.

Bước 4: Phân tích và đề xuất giải pháp

Nếu trong báo cáo có chứa dữ liệu thì chúng ta nên ghi nhận dữ liệu một cách chính xác. Dựa trên dữ liệu đó, nếu có vấn đề phát sinh chúng ta sẽ dễ dàng đưa ra giải pháp thích hợp.

Bước 5: Hoàn thiện báo cáo

Ở bước này, chúng ta chú tâm vào việt viết hoàn thiện báo cáo. Chú ý các lỗi ngữ pháp, chính tả, văn phong, trích dẫn nguồn để đảm bảo chính xác. Cuối cùng chúng ta đọc lại báo cáo 1 lần nữa để đảm bảo nội dung đã được trình bày mạch lạc, logic.

Ngoài ra, khi tiếp cận một vấn đề hay tình huống mang tính pháp lý, chung ta nên sử dụng phương pháp IRAC (viết tắt của 4 từ Issue – Vấn đề, Relevant Law – Quy định pháp luật liên quan, Application Facts – Vận dụng luật vào tình huống, Conclusion – Kết luận). Nói một cách ngắn gọn, chúng ta sẽ nêu lên vấn đề, sau đó đi tìm các quy định pháp luật liên quan và áp dụng nó vào vấn đề cần giải quyết, cuối cùng đưa ra kết luận.

4. Lưu ý khi khi báo cáo qua mail

Phân biệt mail nội bộ (thêm chữ Internal) và mail gửi cho khách (Lưu ý: trình bày ngắn gọn, không sử dụng dấu "_")
Trình bày theo đề mục đối với những nội dung được chia thành nhiều trường hợp, option. Chúng ta cũng cần lưu ý xuống dòng đối với những dòng dài để dễ đọc.
Đối với file đính kèm, chúng ta nên tải lên lần lượt các file để thứ tự file đúng như trong bảng giải thích (nếu tải một lần, gmail sẽ tự động sắp xếp theo kích thước file).
Khi phản hồi mail khách, chúng ta nên trích lại câu hỏi để người đọc có thể theo dõi nội dung của cả câu hỏi và câu trả lời, highlight những điểm quan trọng cần chú ý.