Cấu trúc và quy trình lập báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo kế toán quản trị là công cụ đa chiều cung cấp cái nhìn chi tiết về tài chính và hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Khác biệt với các báo cáo tài chính khác, báo cáo này không chỉ là số liệu mà còn là công cụ linh hoạt hỗ trợ quyết định và quản lý.

Để hiểu rõ hơn về cấu trúc cũng như quy trình lập báo cáo kế toán quản trị ra sao hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo kế toán quản trị là báo cáo kế toán cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính về thực trạng tài chính của doanh nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ doanh nghiệp.

1.1 Thời điểm lập báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo Kế toán quản trị được lập bất kỳ khi nào có nhu cầu, phù hợp với yêu cầu và mục đích của ban lãnh đạo. Khác với các báo cáo thông thường có thời gian lập cố định, báo cáo kế toán quản trị linh hoạt và có thể được lập ra theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Chức năng chính của báo cáo kế toán quản trị là cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý và ra quyết định. Do đó, báo cáo này không bị ràng buộc bởi thời điểm cuối kỳ hay định kỳ cố định, mà được lập dựa trên nguyên tắc linh hoạt và đáp ứng nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo.

1.2 Vai trò của báo cáo kế toán quản trị

Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời, hữu ích để đưa ra kế hoạch kinh doanh, đo lường hiệu suất theo thời gian để các nhà quản lý có thể xác định các vấn đề đang xảy ra trong một hoặc nhiều đơn vị kinh doanh.
Một số vai trò của bộ phận kế toán quản trị:

Hỗ trợ dự đoán tương lai: Kế toán quản trị có thể trả lời những câu hỏi quan trọng dự báo xu hướng kinh doanh trong tương lai
Hỗ trợ đưa ra quyết định mua hoặc bán: Những hiểu biết sâu sắc về kế toán quản trị, bao gồm chi phí và khả năng sản xuất, là yếu tố then chốt trong việc quyết định mua hay bán của doanh nghiệp.
Dự báo dòng tiền: Kế toán quản trị hỗ trợ việc lập ngân sách và phân tích xu hướng, giúp người quản lý quyết định cách phân bổ tiền và nguồn lực để đạt được mức tăng trưởng doanh thu dự kiến.
Hiểu sự khác biệt về hiệu suất: Sử dụng các kỹ thuật phân tích, kế toán quản trị hỗ trợ ban lãnh đạo xây dựng dựa trên những phương sai tích cực và quản lý những phương sai tiêu cực.

2. Cấu trúc của báo cáo kế toán quản trị

Trong báo cáo kế toán quản trị thường bao gồm các nội dung chính sau đây:

Báo cáo về doanh thu, lợi nhuận và lỗ
Báo cáo về hàng tồn kho
Báo cáo về giá thành của từng loại sản phẩm
Báo cáo về chương trình khuyến mãi
Báo cáo về chi phí
Báo cáo về khoản vay
Báo cáo về các khoản công nợ
Báo cáo về dòng tiền

Những nội dung này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cấp quản lý hoạch định sự phát triển tổng thể và giám sát, điều hành hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi việc lập báo cáo phải cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng để phục vụ việc quản lý và ra quyết định.
Để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời, người làm kế toán quản trị cần có kỹ năng lập báo cáo vững chắc, đòi hỏi hiểu biết sâu về quy trình kế toán, khả năng phân tích dữ liệu, và kỹ năng truyền đạt thông tin rõ ràng, hiệu quả.

3. Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị

Bước 1: Thu thập thông tin về nhu cầu sử dụng

Thu thập nhu cầu thông tin từ các đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp là cần thiết. Phải xác định rõ đối tượng cần thông tin để đáp ứng chính xác nhu cầu của họ. Các đối tượng này bao gồm giám đốc, ban quản trị, các kế toán viên, hoặc các phòng ban liên quan. Sau khi xác định đối tượng, cần tiến hành thu thập nhu cầu của họ để biết được loại thông tin mà họ cần.
Để lựa chọn nội dung cho báo cáo, cần dựa trên kinh nghiệm cá nhân hoặc mục đích của các phòng ban, ban quản trị để cung cấp dữ liệu tốt nhất. Nhiều doanh nghiệp sử dụng kế toán quản trị nội bộ hoặc tại các doanh nghiệp khác, thường do kế toán trưởng chủ trì. Việc chọn đúng đối tượng và nội dung báo cáo là rất quan trọng để đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ, chính xác, và đáp ứng nhu cầu của các đối tượng.

Bước 2: Bảo đảm sự đồng nhất trong báo cáo

Việc đồng nhất các khái niệm trong lĩnh vực kế toán quản trị là vô cùng cần thiết để đảm bảo sự chính xác và nhất quán của thông tin. Mỗi đối tượng sử dụng thông tin có thể hiểu khác nhau về các khái niệm kế toán, vì vậy cần phải có một quy trình thống nhất để định nghĩa các thuật ngữ và khái niệm trong doanh nghiệp.
Để đạt được sự đồng nhất, cần có sự tham gia của các bên liên quan trong doanh nghiệp, bao gồm ban lãnh đạo, các phòng ban chức năng và đội ngũ kế toán. Việc thảo luận mở cửa và xây dựng quy trình chung sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các bên hiểu và áp dụng thống nhất các khái niệm và tiêu chí đo lường trong kế toán quản trị.

Bước 3: Cơ cấu dữ liệu cho các phòng ban

Sau khi hoàn thành việc thu thập nhu cầu thông tin và thống nhất khái niệm với các đối tượng sử dụng, kế toán quản trị tiến hành bước tiếp theo là tổ chức dữ liệu. Mục tiêu là đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và đáp ứng nhu cầu của từng phòng ban. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ các quy tắc chung của doanh nghiệp về lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Dữ liệu thường được sử dụng để lập báo cáo là các số liệu kế toán thu thập trong quá trình hoạt động kinh doanh, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, chi phí, khoản vay, công nợ và dòng tiền. Do đó, kế toán quản trị cần có khả năng lưu trữ và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả để dễ dàng truy xuất và sử dụng khi cần thiết.

Bước 4: Cung cấp dữ liệu đầu vào, đầu ra

Thời gian cung cấp dữ liệu đầu vào và đầu ra là khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc quá trình cung cấp dữ liệu cho các báo cáo kế toán quản trị. Đảm bảo tính kịp thời và chính xác của dữ liệu trong giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo hiệu quả, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định sáng suốt.

Bước 5: Đề xuất phương án cho nhà quản trị

Vai trò của kế toán quản trị không chỉ đơn thuần là cung cấp số liệu, mà còn cần chủ động đưa ra các thẩm định, đề xuất chính sách bán hàng và phương án kinh doanh phù hợp.
Với tinh thần chủ động và trách nhiệm cao, kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo điều hành doanh nghiệp hiệu quả, góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4. Một số mẫu báo cáo kế toán quản trị trên excel

Sự minh bạch trong quản lý kế toán là chìa khóa để đưa ra quyết định chiến lược. Mẫu báo cáo kế toán quản trị này cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ bảng cân đối kế toán đến các chỉ số tài chính quan trọng.
Thông tin mà kế toán quản trị cần nắm bắt bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính.