Hóa đơn hợp lệ, hợp pháp và hợp lý

1. Hóa đơn hợp pháp

Theo Điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp được quy định như sau:
Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

Theo đó, có thể hiểu hóa đơn hợp pháp là:

Không nằm trong các quy định về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp nêu trên.
Nếu là hóa đơn GTGT (tự in, đặt in, điện tử) phải Thông báo phát hành trước khi sử dụng.
Nếu là hóa đơn bán hàng (hóa đơn trực tiếp) phải mua ở Chi cục thuế, Cục thuế.

Ví dụ: Công ty A mua hàng của Công ty B và được Công ty B xuất hóa đơn GTGT, cung cấp hợp đồng, biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu xuất ...(đầy đủ). Nhưng Công ty B nợ Thuế (hay vì lý do nào đó) bị Cơ quan thuế đóng Mã số thuế -> Đây là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

2. Hóa đơn hợp lệ

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn đảm bảo theo các nguyên tắc được quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/ TT-BTC:
Nguyên tắc 1: Nội dung trên hóa đơn tuân theo quy định:

Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa.
Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.
Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.

Nguyên tắc 2: Đầy đủ các tiêu thức bắt buộc

Ngày/tháng/năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản?
Thông tin hàng hóa - dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
Chữ ký của người mua, người bán.
Dấu của công ty bên bán.
Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền.

Nguyên tắc 3: Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm

3. Hóa đơn hợp lý

Hóa đơn đầu vào hợp lý gắn liền với khái niệm chi phí hợp lý. Nghĩa là chi phí chỉ hợp pháp, hợp lệ là chưa đủ, mà còn cần phải hợp lý.
Nội dung trên hóa đơn đầu vào cần phải đúng, phù hợp với nội dung doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của bên bán.