[KTNB] Kế Toán Quản Trị Là Gì?

3. Vai trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Đối tượng sử dụng thông tin kế toán quản trị là các giám đốc điều hành để phục vụ cho việc ra quyết định, từ đó quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Các hoạt động kế toán quản trị hàng ngày thường xoay quanh việc thu thập và xử lý thông tin để đưa ra các quyết định có hiệu quả. Quá trình này thường được mô tả qua các bước sau:

3.1. Lập kế hoạch ngân sách và dự toán

Các giám đốc doanh nghiệp luôn có kế hoạch kinh doanh rõ ràng, thiết lập kế hoạch chi tiết vào đầu mỗi năm tài chính, với mục tiêu chính là đạt được doanh thu dự kiến. Kế hoạch này thường được liên kết với các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Trong quá trình lập kế hoạch, giám đốc doanh nghiệp cần phối hợp và kết nối tất cả các bộ phận trong công ty để đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng tới mục tiêu đã đặt ra.

Một cách chi tiết hơn, bộ phận kế toán quản trị trong doanh nghiệp đảm nhận vai trò lập - phân tích báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Xác định các xu hướng, mô hình và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá tình hình tài chính của tổ chức.

Bằng việc cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời, bộ phận kế toán quản trị cũng hỗ trợ trong việc xây dựng ngân sách, dự báo tài chính cho tổ chức. Đồng thời theo dõi hiệu quả tài chính thực tế so với dự toán, và xác định những khác biệt giữa chúng. Từ đó, Kế toán quản trị sẽ dựa trên những phân tích này để đưa ra các đề xuất để kiểm soát, cải thiện chi phí, giúp tổ chức duy trì và tăng cường hiệu quả tài chính.

3.2. Công tác điều hành và tổ chức

Vai trò của kế toán quản trị đóng góp vào quá trình điều hành và quản trị tổ chức bằng cách hỗ trợ nhà quản lý xây dựng mối liên kết hiệu quả giữa các phần tử trong tổ chức, bao gồm con người và các nguồn lực, nhằm đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

3.3. Phát triển hệ thống thông tin quản lý

Phát triển hệ thống thông tin quản lý là một phần quan trọng của vai trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Các báo cáo định kỳ và báo cáo dài hạn được tạo ra từ hệ thống này không chỉ được chuyển đến các nhà quản lý ở mọi cấp bậc để hỗ trợ việc ra quyết định, mà còn để cung cấp thông tin chi tiết và kịp thời cho các biện pháp khắc phục.

Kế toán quản trị sử dụng các báo cáo này để đưa ra các quyết định quan trọng, từ việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh đến các quyết định về quản lý tài chính. Điều này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hoạt động của mình và phản ứng nhanh chóng đối với các vấn đề và cơ hội mới.

3.4. Tham gia kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch

Chức năng kiểm tra và đánh giá của bộ phận cũng như nhân sự kế toán quản trị trong quá trình thực hiện kế hoạch là một phần quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. Bắt đầu từ việc thu thập thông tin về các hoạt động đã thực hiện trong kế hoạch, bao gồm dữ liệu kế toán, báo cáo tiến độ và bất kỳ thông tin nào liên quan. Sau đó phân tích những sự khác biệt giữa hoạt động thực tế và kế hoạch.

Điều này có thể bao gồm việc xác định các mục tiêu chưa đạt được, vấn đề trong quản lý tài chính hoặc bất kỳ vấn đề nào khác gây ảnh hưởng đến hiệu suất tổ chức. Dựa trên phân tích, bộ phận kế toán quản trị sẽ đề xuất các biện pháp sửa đổi để cải thiện hiệu suất và đảm bảo rằng tổ chức có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.

3.5. Đánh giá và ra quyết sách

Việc đánh giá thông tin giúp quản lý hiểu rõ về tình hình hiện tại và tương lai của tổ chức, từ đó đưa ra các quyết định có cơ sở và thông suốt. Các quyết định có thể được đưa ra dựa trên các kết quả đánh giá, nhưng cũng phụ thuộc vào sự phán đoán của các nhà quản lý. Đánh giá là quá trình đo lường và đánh giá hiệu suất, kết quả và tiến độ của các hoạt động so với mục tiêu đã đề ra: Nó cung cấp thông tin cho quản lý để hiểu rõ về tình hình hiện tại của tổ chức và xác định các điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội để cải thiện. Đánh giá thường được thực hiện thông qua việc sử dụng các chỉ số, báo cáo và phản hồi từ các bên liên quan.

Ra quyết định là quá trình lựa chọn giữa các phương án khác nhau để đạt được mục tiêu hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể: Quá trình ra quyết định thường bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích tình hình, đánh giá các lựa chọn, và sau đó chọn ra phương án tốt nhất dựa trên những thông tin có sẵn và mục tiêu cụ thể của tổ chức.

Cả hai quá trình đánh giá và ra quyết định đều phải diễn ra liên tục và linh hoạt. Tình hình và điều kiện của tổ chức có thể thay đổi, do đó quản lý cần liên tục theo dõi và điều chỉnh chiến lược và quyết định của mình để đảm bảo rằng tổ chức luôn hoạt động hiệu quả và linh hoạt đối phó với môi trường kinh doanh thay đổi.

3.6. Lựa chọn và quản lý các hoạt động đầu tư

Cùng các nhà quản lý khác của công ty, kế toán quản trị giúp công ty lựa chọn và quản lý các hoạt động đầu tư. Kế toán quản trị là nhà quản lý và kiểm soát rủi ro, lên kế hoạch dự toán ngân sách, xây dựng chiến lược và hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra quyết định tài chính. Có thể gói gọn công việc của người làm kế toán quản trị là xử lý cung cấp thông tin tài chính và hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra quyết định tài chính quan trọng trong công ty.

4. Xu hướng phát triển của kế toán quản trị

4.1. Thay đổi để thích nghi với thị trường đầy biến động

Trong môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng và đầy biến động, vai trò của kế toán quản trị ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc thích ứng và phản ứng với những thay đổi này.

Môi trường kinh doanh ngày nay đang trở nên ngày càng phức tạp, do đó, kế toán quản trị cần phải linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với các yếu tố như biến động thị trường, thay đổi về quy định pháp lý và các yếu tố khác trong môi trường kinh doanh. Đồng thời, sự phát triển và tiến bộ của công nghệ cũng đang làm thay đổi cách thức tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh và kế toán quản trị cần phải điều chỉnh để sử dụng công nghệ hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao từ phía quản lý.

Trong tương lai, kế toán quản trị có thể tập trung vào việc định hướng chiến lược hơn và tạo ra giá trị cho tổ chức, thay vì chỉ tập trung vào việc báo cáo tài chính. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các công cụ và phương pháp phân tích dữ liệu tiên tiến để đưa ra thông tin chiến lược và dự báo, từ đó hỗ trợ quản lý trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán quản trị là tất yếu. Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu lớn (big data) sẽ giúp nhân sự kế toán quản trị nắm bắt thông tin và hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của tổ chức.

4.2. Ứng dụng phần mềm trong kế toán quản trị

Sự phát triển của các phần mềm kế toán, ứng dụng tài chính và hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP, CRM) đã mang lại nhiều lợi ích đối với ngành kế toán và tài chính. Công nghệ đã giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kế toán truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường độ chính xác trong công việc. Nhờ vào các phần mềm và ứng dụng này, người làm kế toán và tài chính không còn phải dành nhiều thời gian cho việc xử lý và nhập liệu thủ công như trước. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào công việc phân tích, dự báo, lập kế hoạch và đưa ra các quyết định chiến lược.

Cụ thể, với vai trò của kế toán quản trị, nhân viên sẽ dành nhiều thời gian hơn cho việc phân tích các dữ liệu tài chính, dự toán, dự báo, lập ngân sách hoặc đưa ra các thông tin hỗ trợ, tham mưu cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về lĩnh vực chuyên môn. Thay vì chỉ là người thu thập và báo cáo dữ liệu, họ sẽ trở thành những người cung cấp thông tin chiến lược và hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định.

Do đó, xu hướng mới đang hình thành khi nghề kế toán trở nên thiên nhiều đến quản trị thông tin tài chính. Điều này đòi hỏi những kỹ năng phân tích, đánh giá và lập kế hoạch được tăng cường trong ngành kế toán và tài chính, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

5. Kế toán quản trị ở Việt Nam hiện nay

Trong bối cảnh phát triển của xã hội, lĩnh vực kế toán quản trị ở Việt Nam cũng đang dần chuyển hóa để thích nghi với xu hướng đó. Một xu hướng phát triển của kế toán quản trị là sử dụng ngày càng phổ biến các công nghệ thông minh như các ứng dụng phần mềm tích hợp công nghệ điện toán đám mây, big data... nhằm thay thế cho các phương pháp xử lý truyền thống.

5.1. Thay đổi thói quen với các phần mềm

Sự phát triển của các phần mềm kế toán đã mang lại nhiều cải tiến đáng kể. Công việc kế toán, từ việc sử dụng Excel như một công cụ cơ bản trước đây, đã trải qua sự cải tiến đáng kể với sự xuất hiện của nhiều phần mềm kế toán chuyên dụng. Điều này làm cho mọi hoạt động ghi chép và tính toán trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Các nền tảng phần mềm này cung cấp một loạt các tính năng mà các chuyên gia kế toán đánh giá cao, bao gồm việc tối ưu hóa các quy trình và giảm thiểu các tác vụ thủ công. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian trong việc xử lý các chứng từ sổ sách mà còn đảm bảo tính chính xác cao hơn trong quá trình làm việc.

Một ví dụ rõ ràng cho sự tiến bộ trong Cuộc Cách Mạng Công Nghiệp 4.0 là phần mềm kế toán trực tuyến, nổi bật như một trong những ứng dụng xuất sắc nhất. Được xem là một sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ thông tin, lập trình website và hệ thống nghiệp vụ tài chính - kế toán - quản trị.

5.2. Công nghệ AI và những bước tiến trong công tác kế toán quản trị

Trước đây tại Việt Nam, công việc kế toán thường phải thực hiện thủ công, dựa vào sự cẩn thận và tỉ mỉ của kế toán viên với hàng loạt sổ sách và bảng biểu theo các tiêu chuẩn cụ thể. Thay vì phải dành hàng giờ để thực hiện các nhiệm vụ thủ công này, kế toán viên có thể sử dụng dữ liệu và công cụ phân tích do AI cung cấp để đưa ra các quyết định mang tính chiến lược và hợp lý. Điều này giúp tăng cường hiệu suất và chính xác trong quản lý và phân tích thông tin kế toán, đồng thời giảm thiểu thời gian và công sức mà nhân viên phải bỏ ra.

Một trong những ứng dụng đáng chú ý của Trí tuệ nhân tạo (AI) trong lĩnh vực kế toán là máy học (Machine Learning). Máy học có khả năng tự động mã hóa các bút toán, thậm chí có thể phân tích các hợp đồng. Lĩnh vực tự động hóa mới này cung cấp một phương tiện hữu ích để hỗ trợ việc ra quyết định, ví dụ như thông qua máy học có thể phát hiện các giao dịch bất thường trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó cũng có thể hỗ trợ kế toán viên truy cập dữ liệu phi cấu trúc, trở thành một trợ lý ảo quan trọng cho công việc của kế toán, kiểm toán và các nhiệm vụ khác như giao dịch và thuế, để xác định những lĩnh vực có nguy cơ hoặc cần phân tích thêm. Điều này là do máy học có khả năng tự ghi nhận bối cảnh, từ đó giúp nâng cao khả năng phân tích thông minh.

5.3. Quy trình kế toán quản trị được tự động hóa

Thay vì phải thực hiện rất nhiều công đoạn bằng tay như trước đây, công nghệ giờ đây đã giúp đơn giản hóa các quy trình phức tạp này. Kế toán viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự tập trung và sự tỉ mỉ. Các công việc khác có thể được thực hiện tự động bởi các công cụ phần mềm. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên kế toán.

Ví dụ, ở các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam trước đây, việc lập hóa đơn đầu vào hàng tháng có thể lên tới hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn chứng từ. Mỗi quy trình xử lý một hóa đơn đầu vào mất trung bình 3 phút, với nhiều bước như kiểm tra thông tin với Tổng cục Thuế, nhập liệu vào bảng kê Excel, đồng bộ dữ liệu với các phần mềm kế toán và sắp xếp chứng từ theo quy chuẩn của doanh nghiệp. Các nhân viên kế toán thường phải dành nhiều thời gian và năng lượng cho các tác vụ này bằng cách thủ công, gặp phải rủi ro sai sót và gây mệt mỏi trong những thời điểm cao điểm.

Tuy nhiên, hiện nay các phần mềm hiện đại có thể tích hợp với hệ thống kế toán và ngân hàng của doanh nghiệp. Điều này khiến cho các phương pháp lập hóa đơn truyền thống trở nên lạc hậu. Việc tạo hóa đơn trở nên dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột.