Làm thế nào để thu thập bằng chứng kiểm toán cho sự hiện hữu của hàng tồn kho?

1. Bằng chứng kiểm toán là gì?

Tại khoản 2 Điều 3 Luật Kiểm toán nhà nước 2015, khái niệm Bằng chứng kiểm toán được đưa ra như sau:

"Bằng chứng kiểm toán là tài liệu, thông tin do Kiểm toán viên nhà nước thu thập liên quan đến cuộc kiểm toán, làm cơ sở cho việc đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị kiểm toán."

Có thể nói Bằng chứng kiểm toán là tất cả các tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các tài liệu, thông tin này, kiểm toán viên sẽ đưa ra kết luận và từ đó hình thành ý kiến kiểm toán. Việc thu thập bằng chứng kiểm toán cho sự hiện hữu của hàng tồn kho đã được quy định tại Chuẩn mực kiểm toán số 501: Bằng chứng kiểm toán với khoản mục và sự kiện đặc biệt.

2. Tại sao phải thu thập bằng chứng kiểm toán?

Nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bất kỳ loại hình, phương thức kiểm toán nào đều là việc thu thập và đánh giá bằng chứng của kiểm toán viên. Kiểm toán viên phải có trình độ và kỹ năng để có thể thu thập được đầy đủ bằng chứng phù hợp cho mỗi cuộc kiểm toán nhằm đáp ứng các yêu cầu từ các chuẩn mực nghề nghiệp.

Theo Chuẩn mực KTNN 1500, mục tiêu của kiểm toán viên là thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm toán nhằm thu thập được đầy đủ bằng chứng thích hợp và định nghĩa:

Bằng chứng kiểm toán là tất cả thông tin do kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán làm cơ sở cho việc đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị kiểm toán. Chúng bao gồm những tài liệu, thông tin chứa đựng trong các tài liệu, sổ kế toán, kể cả báo cáo tài chính và những tài liệu, thông tin khác. Kiểm toán viên không thể kiểm tra tất cả các thông tin có sẵn liên quan đến dự án đầu tư xây dựng. Điều này không khả thi, không cần thiết, tốn kém bởi nhìn chung các kết luận và ý kiến kiểm toán được rút ra từ việc sử dụng phương pháp chọn mẫu và việc lựa chọn các nội dung kiểm toán. Hơn nữa, bằng chứng kiểm toán có sẵn chỉ luôn có ý nghĩa thuyết phục hơn là bằng chứng đưa ra được kết luận (câu trả lời chính xác).

3. Kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán cho sự hiện hữu của hàng tồn kho bằng cách nào?

Trường hợp hàng tồn kho được xác định là trọng yếu đối với báo cáo tài chính thì kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho bằng cách:

3.1. Tham gia chứng kiến kiểm kê hiện vật hàng tồn kho:

Kiểm toán viên thực hiện chọn mẫu kiểm kê hàng tồn kho, ví dụ bằng cách lựa chọn một số mặt hàng từ phiếu kiểm kê của đơn vị để đối chiếu với hàng thực tế tồn trong kho và lựa chọn một số mặt hàng thực tế tồn trong kho để đối chiếu với phiếu kiểm kê của đơn vị, cung cấp bằng chứng kiểm toán về tính đầy đủ và chính xác của các phiếu kiểm kê đó;
Đánh giá/ Quan sát việc tuân thủ các hướng dẫn của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán và việc thực hiện các thủ tục ghi chép, kiểm soát kết quả kiểm kê hiện vật hàng tồn kho;
Thu thập bằng chứng kiểm toán về độ tin cậy của các thủ tục kiểm kê theo quy định của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán.

3.2. Thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với các sổ kế toán ghi chép cuối cùng về hàng tồn kho của đơn vị

KTV sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với các sổ kế toán ghi chép cuối cùng về hàng tồn kho của đơn vị để xác định liệu các sổ kế toán này có phản ánh chính xác kết quả kiểm kê hàng tồn kho thực tế hay không. Trong đó, một số trường hợp cần được lưu ý như sau:

Trường hợp việc kiểm kê hiện vật hàng tồn kho được tiến hành tại ngày khác với ngày kết thúc kỳ kế toán: ngoài các thủ tục quy định như trên, kiểm toán viên còn phải thực hiện các thủ tục kiểm toán để thu thập bằng chứng kiểm toán về việc liệu những biến động hàng tồn kho giữa ngày thực hiện kiểm kê và ngày kết thúc kỳ kế toán có được ghi chép đúng đắn hay không.

Kiểm toán viên phải thực hiện kiểm kê hoặc quan sát việc kiểm kê hiện vật vào một ngày khác, và thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với các giao dịch xảy ra giữa thời điểm kiểm kê lại và thời điểm đơn vị thực hiện kiểm kê;
Hoặc, kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế nhằm thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho. Nếu không thể thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế như đã nêu trên, kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến kiểm toán không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần theo quy định và hướng dẫn của Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 705.

Trường hợp hàng tồn kho được bên thứ ba kiểm soát và bảo quản được xác định là trọng yếu đối với báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho đó, bằng cách thực hiện một hoặc cả hai thủ tục sau:

Yêu cầu bên thứ ba xác nhận về số lượng và tình trạng của hàng tồn kho được bên thứ ba nắm giữ;
Tiến hành kiểm tra hoặc thực hiện các thủ tục kiểm toán thích hợp khác tuỳ theo từng trường hợp: Ví dụ như: Tham gia chứng kiến kiểm kê Hàng tồn kho của bên thứ ba, Thu thập báo cáo về tính đầy đủ và thích hợp của Kiểm soát nội bộ của bên thứ ba để đảm bảo rằng hàng tồn kho được kiểm kê đúng đắn và được bảo vệ thích đáng; Kiểm tra tài liệu liên quan,…