Quy định và cách lập chứng từ Khấu Trừ Thuế TNCN điện tử

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007;
Thông tư 111/2013/TT-BTC;
Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

II. THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN LÀ GÌ ?

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản thuế trực thu, nghĩa là khoản tiền mà người nộp thuế (NNT) phải nộp được trích từ thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc các nguồn thu nhập khác như: đầu tư vốn, thu nhập chuyển nhượng vốn, trúng thưởng, bản quyền, nhượng quyền thương mại.

III. KHẤU TRỪ THUẾ TNCN LÀ GÌ? CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN LÀ GÌ?

Theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định: “Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế TNCN phải nộp vào thu nhập của người lao động trước khi chi trả thu nhập”.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (CTKTT) là một loại chứng từ, giấy tờ được lập theo mẫu đã đăng ký theo quy định, do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN. Trường hợp cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

IV. CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN DÙNG ĐỂ LÀM GÌ ?

Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau, thông thường bao gồm:

Làm chứng từ chứng minh trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế;
Thể hiện được các khoản thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ của người lao động. Từ đó cá nhân sẽ xác định được mình có phải đóng thêm thuế thu nhập cá nhân hay không.

V. QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN

1. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không ?

Theo Điểm a Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2023/TT-BTC quy định tổ chức đã khấu trừ thuế thì bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trừ trường hợp người lao động đã ủy quyền cho doanh nghiệp, công ty quyết toán thuế thì doanh nghiệp, công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động đó nữa.

2. Khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN ?

Theo Điểm b Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định một số trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động bao gồm:

Trường hợp 1: Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc ký HĐLĐ dưới 3 tháng: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một CTKTT cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế khi người lao động yêu cầu.

Ví dụ:

Chị M ký hợp đồng dịch vụ với công ty AGS từ tháng 10/2023 đến tháng 3/2024:

Mỗi tháng chị M được AGS thanh toán với số tiền là 4.000.000 đồng;
Số tiền thuế TNCN = 4.000.000 x 10% = 400.000 đồng/tháng.

Như vậy, chị M có thể yêu cầu AGS cấp chứng từ theo từng tháng hoặc theo từng kỳ tính thuế gồm:

1 chứng từ khấu trừ cho thu nhập và số thuế khấu trừ từ tháng 10/2023 đến tháng 12/2023;
1 chứng từ khấu trừ cho kỳ thuế từ tháng 1/2024 đến tháng 3/2024.

Trường hợp 2: Đối với cá nhân ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một CTKTT trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ:

Nhân viên A làm việc tại công ty AGS có hợp đồng lao động thời hạn 1 năm (từ tháng 3/2023 đến hết tháng 2/2024). Vào thời điểm quyết toán thuế cho năm 2023, nhân viên A xét thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Trong trường hợp này AGS sẽ cấp cho nhân viên A 2 chứng từ gồm:

1 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 3/2023 đến hết tháng 12/2023;
1 chứng từ cho thời gian từ tháng 1/2024 đến hết tháng 2/2024.

3. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tại thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN của người lao động. Tuy nhiên trên thực tế doanh nghiệp thường cấp chứng từ thuế TNCN cho người lao động sau khi kết thúc năm tài chính hoặc khi người lao động có yêu cầu.

4. Những nội dung chính của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần phải có các nội dung sau:Tên chứng từ, mẫu số, ký hiệu, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế TNCN;

Tên, địa chỉ, mã số thuế của của doanh nghiệp trả thu nhập;

Tên, địa chỉ, mã số thuế cá nhân của NNT (nếu NNT có mã số thuế);

Các thông tin về CCCD/CMND/hộ chiếu, quốc tịch, cá nhân cư trú/không cư trú;

Khoản thu nhập, khoản đóng BHXH bắt buộc, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn được nhận;

Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

Họ tên, chữ ký của tổ chức, cá nhân trả thu nhập, trường hợp sử dụng CTKTT điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

VI. HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN ĐIỆN TỬ

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể thực hiện theo hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử dưới đây của AGS:

➨ Bước 1: Truy cập vào phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chọn lập chứng từ mới;

➨ Bước 2: Điền các thông tin của chứng từ B2.1 Tại phần “THÔNG TIN TỔ CHỨC/CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP”

[01] Tên tổ chức trả thu nhập (bắt buộc): Điền thông tin tên công ty trả thu nhập;

[02] Mã số thuế (bắt buộc): Điền thông tin mã số thuế công ty;

[03] Địa chỉ (bắt buộc): Điền thông tin địa chỉ công ty;

[04] Điện thoại (không bắt buộc): Điền số điện thoại liên hệ.

B2.2 Tại phần “THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ”

[05] Họ và tên (bắt buộc): Điền tên ghi trên tờ đăng ký mã số thuế hoặc CMND/CCCD;

[06] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của NNT;

[07] Quốc tịch (bắt buộc): Ghi thông tin quốc tịch của cá nhân;

[08, 09] Cá nhân cư trú: Tích chọn "Có" với trường hợp là cá nhân cư trú, tích chọn "Không" với trường hợp không phải cá nhân cư trú;

[10] Địa chỉ hoặc số điện thoại: Ghi theo địa chỉ thường trú hoặc số điện thoại liên hệ của cá nhân;

Trường hợp NNT không có mã số thuế, điền các thông tin sau đây:

[11] Số CMND/CCCD/hộ chiếu: Số CMND/CCCD trong trường hợp mang quốc tịch Việt Nam. Số hộ chiếu trong trường hợp cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam;

[11] Nơi cấp: Tỉnh/Thành phố đối với số CMND/CCCD, quốc gia đối với hộ chiếu;

[12] Ngày cấp: Ghi ngày được cấp trên CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.

B2.3 Tại phần “THÔNG TIN THUẾ TNCN KHẤU TRỪ”

[14] Khoản thu nhập: Loại thu nhập cá nhân nhận được như thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ đầu tư vốn…;

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH bắt buộc của cá nhân trong thời gian làm việc ở công ty của kỳ tính thuế;

[15] Thời điểm trả thu nhập: Tháng/năm (bắt buộc): Là khoảng thời gian chi trả thu nhập cho cá nhân trong kỳ tính thuế;

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng thu nhập đơn vị trả cho cá nhân trừ các thu nhập miễn thuế;

Tổng thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập - Các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ phụ thuộc;

[18] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của NNT;

[19] Số thu nhập còn được nhận: Ghi số TNCN còn được nhận sau khi trừ số thuế TNCN đã khấu trừ.

Số thu nhập còn được nhận = Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ - Số thuế TNCN đã khấu trừ

➨ Bước 3: Nhấn lưu, kiểm tra đối chiếu lại các thông tin trên chứng từ. Sau đó xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN và ký phát hành chứng từ.

Tham khảo mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sau đây:

VII. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

1. Đối với lao động có thu nhập không đến mức phải nộp thuế TNCN, công ty không khấu trừ thuế TNCN thì công ty có phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho lao động này hay không ?

Không. Do công ty không khấu trừ thuế TNCN nên không cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho trường hợp này. Trường hợp người lao động thuộc đối tượng phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế, thì công ty cấp cho người lao động thư xác nhận thu nhập của người lao động tại doanh nghiệp trong năm tính thuế.

2. Doanh nghiệp muốn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì cần phải làm gì ?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế cấp và phải chuyển đổi sang sử dụng dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Do đó, doanh nghiệp muốn đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mua phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Một số nhà cung cấp phổ biến hiện nay như: Viettel, BKAV, VNPT, SoftDreams...;

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp không cần phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Mua phần mềm xong có thể sử dụng ngay sau khi nhà cung cấp cài đặt xong.

Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm, chọn lập chứng từ mới và điền đầy đủ các thông tin;

Bước 3: Lưu, kiểm tra đối chiếu lại các thông tin và ký điện tử chứng từ khấu trừ thuế TNCN;

Bước 4: Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã phát hành cho người lao động.