Cách xử lý quỹ tiền mặt khi bị âm

Trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp, việc phát hiện quỹ tiền mặt bị âm là một tình huống không mong muốn và cần được giải quyết kịp thời. Cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác từ phía kế toán. Một trong những giải pháp hiệu quả là hạch toán các khoản mua hàng hóa và dịch vụ vào tài khoản 331, giúp giảm khoản chi tiền và cân đối lại quỹ tiền mặt.

Ngoài ra, kế toán có thể lập hợp đồng vay mượn cá nhân với lãi suất 0% từ giám đốc hoặc người thân trong công ty để tăng thu tiền mặt mà không phát sinh chi phí tài chính. Việc tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng cũng là một cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả, giúp tăng lượng tiền mặt trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán có thể xem xét thủ tục tăng vốn điều lệ hoặc chuyển một số khoản chi nội bộ sang kỳ hạch toán sau để giảm lượng chi tiền hiện tại. Tất cả các phương pháp này cần được thực hiện một cách chính xác và tuân thủ quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp lý và minh bạch trong báo cáo tài chính.

1. Quỹ tiền mặt bị âm là gì

Quỹ tiền mặt bị âm xảy ra khi tổng số tiền chi ra trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền thu vào. Đây là một tình trạng không phản ánh đúng thực tế vì nếu không có nguồn thu thì không thể có khoản chi.
Việc quỹ tiền mặt bị âm sẽ không được cơ quan Thuế chấp nhận và làm ảnh hưởng tiêu cực đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Vì lý do này, kế toán cần tìm ra giải pháp hiệu quả nhất để xử lý tình trạng quỹ tiền mặt bị âm.

2. Nguyên nhân quỹ tiền mặt bị âm

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng quỹ tiền mặt bị âm, nhưng có thể chia thành các nhóm chính sau:
Nhóm nguyên nhân 1:

Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc khống nghiệp vụ chi tiền
Hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền làm giảm khoản thu tiền của doanh nghiệp.
Tạo nhiều phiếu chi tiền khống cho cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng số tiền chi của doanh nghiệp, dẫn đến tiền mặt bị âm.

Nhóm nguyên nhân 2:

Kế toán hạch toán sai trình tự (Chi tiền trước, thu tiền sau)
Hạch toán sai trình tự làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong kỳ hạch toán.

Nhóm nguyên nhân 3:

Kế toán hạch toán thu chi ngoại tệ không nhất quán

Nhóm nguyên nhân 4:

Lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán, phân công công việc
Ghi số tiền thu chi vào sổ sách (sổ cái, sổ quỹ) không khớp với số tiền thực tế.
Kế toán thu thập thiếu hoặc làm mất chứng từ thu, chi.
Thiếu đối soát sổ sách thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ.
Hạch toán sai hoặc vi phạm nguyên tắc trong công việc cũng là nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt bị âm.

3. Cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả

Giải pháp 1: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào TK 331

Giải pháp này giúp giảm khoản chi tiền và cân đối lại quỹ tiền mặt.
Hạch toán:

Nợ hàng, Nợ CP
Nợ Thuế VAT đầu vào
Có 331 – Phải trả người bán
Khi thanh toán: N331/C111,112

Lưu ý: Chuẩn bị đầy đủ chứng từ công nợ, lưu ý thời hạn trả nợ trên hợp đồng để tránh phát sinh chi phí trả chậm.

Giải pháp 2: Làm hợp đồng vay mượn cá nhân, lãi suất 0%

Kế toán có thể làm hợp đồng vay mượn với giám đốc hoặc người trong/ngoài công ty.
Lợi ích: Không phát sinh chi phí tài chính, tăng khoản thu tiền tại doanh nghiệp.
Hạch toán:

N111/C341

Giải pháp 3: Tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt

Tăng thu tiền mặt tại doanh nghiệp, giảm âm quỹ tiền mặt.
Chuẩn bị chứng từ tạm ứng và thanh toán công nợ cẩn thận, đầy đủ.
Hạch toán:

N111/C131

Giải pháp 4: Làm thủ tục tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp

Tăng tiền mặt tại doanh nghiệp.

Lưu ý: Cá nhân góp vốn có thể góp bằng tiền mặt, doanh nghiệp góp vốn phải chuyển khoản. Chú ý hợp thức hóa chứng từ.

Thủ tục tăng vốn điều lệ phức tạp và yêu cầu kinh nghiệm kế toán cao. Phải góp đủ trong vòng 10 ngày và thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh.
Hạch toán:

N111/C411

Giải pháp 5: Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau

Các khoản chi nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT có thể chuyển sang kỳ sau để giảm lượng chi tiền, ví dụ: chi lương nhân viên, chi tạm ứng.Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nhận được khoản tiền mặt từ hoạt động cho, biếu, tặng nhưng cách này không khả thi vì sẽ bị đánh thuế 20%.
Việc phát hiện và áp dụng cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm kịp thời là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp lý và minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Các giải pháp như hạch toán vào tài khoản 331, vay mượn cá nhân với lãi suất 0%, tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng, và tăng vốn điều lệ đều là những phương pháp hiệu quả. Bên cạnh đó, kế toán cần thực hiện cẩn thận và tuân thủ các quy định pháp luật để duy trì sức khỏe tài chính và sự tin cậy từ cơ quan thuế.