Hóa đơn tự in – Những điều doanh nghiệp cần quan tâm | Công ty Dịch vụ Kế toán và Kiểm toán Nhật bản.(AGS-VINA)

Hóa đơn tự in là xu hướng hóa đơn hiện đại đang được áp dụng ở rất nhiều các đơn vị, doanh nghiệp. Đây là hình thức hóa đơn dựa trên hệ thống phần mềm đã tạo lập sẵn và được quản lý, xác nhận trực tiếp bởi cơ quan thuế. Là 1 vấn đề khá mới mẻ đối với kế toán và các doanh nghiệp gây ra không ít lúng túng và hoang mang đối với DN. Bài viết dưới đây Công ty Kế toán-Kiểm toán AGS hy vọng sẽ giúp các bạn yên tâm hơn về việc sử dụng hóa đơn đỏ tự in nhé.

1. Khởi tạo hóa đơn

Khởi tạo là công việc bắt buộc phải thực hiện khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu giao dịch thương mại có sử dụng tới hóa đơn đỏ. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tạo lập hóa đơn dù việc phát hành đó được triển khai theo hình thức nào.
Đối với hóa đơn đỏ theo hình thức tự in, quá trình khởi tạo có rất nhiều điểm khác biệt so với cách phát hành hóa đơn truyền thống. Với phương thức này, thay vì thực hiện các thao tác thủ công và hồ sơ giấy tờ rườm rà thì các doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các thao tác trên hệ thống điện tử. Hiểu một cách đơn giản, chỉ cần có một chiếc máy tính có kết nối internet

2. Phát hành hóa đơn

Vấn đề phát hành cũng là điểm quan trọng mà các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hóa đơn đỏ tự in cần quan tâm. Khác với phương thức cũ là phải mất thời gian chờ đợi phản hồi của cơ quan thuế sau khi đăng ký khởi tạo, khi phát hành hóa đơn đỏ tự in, doanh nghiệp chỉ cần ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Sau khi đã kiểm tra xong tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày và có thể là ngay lập tức. Với phương thức này, chỉ sau vài cú nhấp chuột, doanh nghiệp đã nhận được ngay kết quả trả về của cơ quan thuế mà không cần phải chờ đợi vài ngày như trước đây.

3. Sau phát hành hóa đơn

Đa dạng hóa cách thức vận chuyển, không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hay đơn giản hóa trong công tác bảo quản là những điều có thể dễ dàng nhận thấy khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đỏ tự in. Với hóa đơn đỏ tự in, sau khi xuất hóa đơn thì doanh nghiệp có thể gửi ngay hóa đơn cho khách hàng thông qua phương tiện điện tử như: email, internet, tin nhắn, … và chủ động trong việc quản lý tình hình gửi hóa đơn cho khách. Thêm vào đó, khi sử dụng hóa đơn đỏ tự in, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ lưu trữ luôn thông tin hóa đơn của doanh nghiệp. Vậy nên, tất cả các thông tin như số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã sử dụng, số lượng hóa đơn đã xóa, đã hủy đều được cơ quan thuế nắm rõ. Nhờ vậy, bộ phận kế toán sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, từ đó giảm thiểu được rất nhiều công sức và thời gian cho công việc chuyên môn.
Trên đây là một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn đỏ tự in. Hy vọng sẽ giúp ích được cho các doanh nghiệp trong thời gian áp dụng các quy định mới về hóa đơn.