Hướng dẫn tra cứu mã BHXH mới từ tháng 9/2026

CT - Lan Anh - VCA
15 thg 9, 2026
Từ ngày 01/09/2026, bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam triển khai chuyển đổi, sử dụng số định danh cá nhân (ĐDCN)/căn cước công dân (CCCD) thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ. Nội dung này được BHXH Việt Nam đề cập tại Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/8/2025 và Kế hoạch 3115/KH-BHXH ngày 13/8/2026.

Việc thay đổi phương thức quản lý giúp đồng bộ dữ liệu BHXH với thông tin định danh cá nhân. Do đó, người lao động và doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra, tra cứu thông tin sau khi chuyển đổi để bảo đảm dữ liệu được cập nhật chính xác.
Hướng dẫn tra cứu mã BHXH mới từ tháng 9/2026

I. Từ tháng 9/2026, mã số BHXH được thay đổi như thế nào?

Trước đây, mỗi người tham gia BHXH được quản lý bằng mã số BHXH. Mã số này được sử dụng trong nhiều nghiệp vụ như đóng BHXH, cấp sổ BHXH, giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN và thực hiện các thủ tục liên quan.
Tuy nhiên, theo kế hoạch chuyển đổi của BHXH Việt Nam, hệ thống sẽ chuyển sang sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay cho mã số BHXH trên các phần mềm nghiệp vụ.
Điều này có nghĩa là người lao động cần đặc biệt chú ý đến việc thông tin cá nhân trên hồ sơ BHXH có chính xác và đồng bộ với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hay không.

Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính và số ĐDCN/CCCD cần được rà soát, chuẩn hóa để bảo đảm quá trình chuyển đổi diễn ra chính xác.
BHXH Việt Nam cho biết việc chuyển đổi được thực hiện theo hai giai đoạn. Giai đoạn đầu từ ngày 15/8/2026 đến trước ngày 01/9/2026 tập trung vào việc chuẩn hóa dữ liệu, nâng cấp phần mềm và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật. Từ ngày 01/9/2026, việc chuyển đổi được thực hiện tập trung trên các hệ thống nghiệp vụ theo kế hoạch.
Một điểm đáng lưu ý là việc thay đổi phương thức quản lý không đồng nghĩa với việc mất quá trình tham gia BHXH trước đây. BHXH Việt Nam yêu cầu bảo đảm đầy đủ dữ liệu, lịch sử tham gia và hưởng của người tham gia trong quá trình chuyển đổi.

II. Vì sao người lao động và doanh nghiệp cần tra cứu thông tin BHXH sau khi chuyển đổi?

Việc sử dụng số ĐDCN/CCCD thay cho mã số BHXH giúp đồng bộ dữ liệu quản lý, tuy nhiên trong giai đoạn chuyển đổi, doanh nghiệp và người lao động vẫn nên chủ động kiểm tra thông tin.
Đối với người lao động, việc kiểm tra giúp xác định thông tin cá nhân đã được cập nhật chính xác hay chưa.

Nếu số CCCD hoặc thông tin nhân thân chưa được đồng bộ, người lao động có thể gặp khó khăn khi thực hiện một số thủ tục BHXH, BHYT hoặc giải quyết chế độ.
Đối với doanh nghiệp, việc rà soát càng quan trọng vì doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các nghiệp vụ như:
  • Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động;
  • Báo tăng, báo giảm lao động;
  • Điều chỉnh thông tin người tham gia;
  • Kê khai và đóng BHXH, BHYT, BHTN;
  • Lập hồ sơ giải quyết chế độ;
  • Giao dịch BHXH điện tử;
  • Quản lý dữ liệu lao động và tiền lương.
BHXH Việt Nam cũng yêu cầu các đơn vị rà soát những trường hợp chưa có số ĐDCN/CCCD, chưa được xác thực hoặc có thông tin chưa khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước khi chuyển đổi.
Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra lại dữ liệu BHXH của người lao động, đặc biệt đối với những trường hợp thay đổi CCCD, sai họ tên, sai ngày sinh hoặc thông tin cá nhân chưa được cập nhật.

III. Hướng dẫn tra cứu mã BHXH mới từ tháng 9/2026

Sau khi hệ thống được chuyển đổi, người dùng có thể thực hiện tra cứu thông tin đơn vị tham gia BHXH trên cổng thông tin của BHXH Việt Nam.

Bước 1: Truy cập chức năng tra cứu

Người dùng truy cập Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam và lựa chọn chức năng “Tra cứu đơn vị tham gia BHXH”.
Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị giao diện nhập thông tin để người dùng tìm kiếm đơn vị tham gia BHXH.

Đối với doanh nghiệp, đây là cách thuận tiện để kiểm tra thông tin đơn vị được quản lý trên hệ thống BHXH sau khi thực hiện chuyển đổi.

Bước 2: Nhập thông tin tra cứu

Tại giao diện tra cứu, người dùng nhập các thông tin được yêu cầu.
Thông thường, các trường thông tin gồm:

Tỉnh/thành phố: Đây là trường thông tin bắt buộc. Người dùng lựa chọn địa phương tương ứng với đơn vị cần tra cứu.

Mã số thuế: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp nếu có.

Cơ quan BHXH: Lựa chọn cơ quan BHXH quản lý đơn vị.

Tên đơn vị: Có thể nhập tên doanh nghiệp để hỗ trợ quá trình tìm kiếm.

Mã xác nhận: Nhập mã xác nhận hiển thị trên hệ thống.

Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhấn “Tra cứu” để hệ thống thực hiện tìm kiếm.

Bước 3: Kiểm tra kết quả

Nếu thông tin nhập chính xác, hệ thống sẽ hiển thị kết quả tương ứng với đơn vị được tra cứu.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên đơn vị, mã số doanh nghiệp/mã số thuế và thông tin liên quan đến đơn vị tham gia BHXH.

Trong trường hợp kết quả không hiển thị hoặc thông tin không chính xác, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin đã nhập. Nếu dữ liệu vẫn không khớp, nên liên hệ cơ quan BHXH quản lý để được hướng dẫn xử lý.

Lưu ý: Cần phân biệt giữa mã số BHXH của cá nhân và mã số đơn vị tham gia BHXH của doanh nghiệp. Việc chuyển đổi số ĐDCN/CCCD thay mã số BHXH chủ yếu liên quan đến thông tin định danh của người tham gia; trong khi mã số đơn vị của doanh nghiệp là một thông tin quản lý riêng.

IV. Doanh nghiệp cần làm gì sau khi chuyển đổi mã BHXH?

Việc chuyển đổi không chỉ là thay đổi một dãy số trên hệ thống mà còn liên quan đến quá trình đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp, người lao động và cơ quan BHXH.
Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện một số công việc sau.

1. Rà soát thông tin CCCD của người lao động

Doanh nghiệp nên kiểm tra danh sách nhân viên và đối chiếu thông tin CCCD/ĐDCN với hồ sơ nhân sự.
Các thông tin cần lưu ý gồm:
  • Họ và tên;
  • Ngày sinh;
  • Giới tính;
  • Số CCCD/số định danh cá nhân;
  • Thông tin tham gia BHXH;
  • Tình trạng tham gia BHXH.
Nếu có thông tin sai lệch, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

2. Kiểm tra dữ liệu trên phần mềm BHXH

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử cũng nên kiểm tra việc cập nhật thông tin sau thời điểm chuyển đổi.
Đặc biệt, cần lưu ý khi lập hồ sơ báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh thông tin người lao động.

3. Cập nhật dữ liệu quản lý nội bộ

Bộ phận nhân sự và kế toán nên thống nhất cách quản lý thông tin BHXH sau khi hệ thống chuyển sang sử dụng số ĐDCN/CCCD.
Việc này giúp hạn chế tình trạng dữ liệu trên hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp khác với dữ liệu trên hệ thống BHXH.

4. Kiểm tra những trường hợp chưa được đồng bộ

BHXH Việt Nam xác định việc rà soát, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trước khi thực hiện chuyển đổi. Các trường hợp chưa có số ĐDCN/CCCD hoặc thông tin chưa được xác thực cần được xử lý.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra những người lao động đang phát sinh nghiệp vụ mà nên rà soát toàn bộ danh sách lao động đang tham gia BHXH.

V. Mã số doanh nghiệp có được sử dụng làm mã đơn vị BHXH không?

Bên cạnh việc chuyển đổi mã số BHXH của cá nhân, doanh nghiệp cũng cần phân biệt với mã đơn vị tham gia BHXH.
Theo quy định được dẫn tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mã số doanh nghiệp, mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được sử dụng làm mã số đơn vị tham gia BHXH.
Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định thông tin quản lý của doanh nghiệp.

Về nguyên tắc, mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số doanh nghiệp và mã số này đồng thời là mã số thuế. Mã số doanh nghiệp tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác trong thời gian doanh nghiệp hoạt động.
Do đó, khi thực hiện tra cứu thông tin doanh nghiệp trên hệ thống BHXH, không nên nhầm lẫn giữa:

Số ĐDCN/CCCD của người lao động → sử dụng để thay thế mã số BHXH của cá nhân theo lộ trình chuyển đổi.

Mã số doanh nghiệp/mã số thuế → được sử dụng làm mã số đơn vị tham gia BHXH đối với doanh nghiệp theo quy định.

Việc phân biệt hai nhóm thông tin này đặc biệt cần thiết đối với bộ phận kế toán và nhân sự khi thực hiện nghiệp vụ BHXH.

VI. Một số lưu ý về BHXH và thuế TNCN sau khi chuyển đổi

Việc chuyển đổi mã quản lý BHXH không làm thay đổi căn cứ tính đóng BHXH của người lao động.
Theo Điều 31 Luật BHXH 2024, đối với người lao động hưởng tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm tiền lương tháng, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc có giới hạn tối thiểu và tối đa theo quy định của pháp luật. Đối với một số nhóm đối tượng, tiền lương làm căn cứ đóng được xác định theo mức tham chiếu và các quy định tương ứng.
Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu việc sử dụng CCCD thay mã số BHXH là thay đổi cách tính tiền đóng BHXH.

Thay đổi chủ yếu nằm ở phương thức định danh và quản lý dữ liệu trên hệ thống.
Bên cạnh đó, các khoản trợ cấp thuộc chế độ BHXH cũng cần được phân biệt với thu nhập tiền lương, tiền công khi xác định nghĩa vụ thuế TNCN.
Theo quy định về thu nhập chịu thuế TNCN, một số khoản trợ cấp, trong đó có các khoản trợ cấp theo quy định của pháp luật về BHXH, thuộc nhóm khoản thu nhập được loại trừ theo điều kiện và phạm vi pháp luật quy định.
Vì vậy, khi xử lý payroll, kế toán cần tách biệt giữa tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, các khoản bảo hiểm phải đóng và các khoản trợ cấp thuộc chế độ BHXH để xác định đúng nghĩa vụ của người lao động.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên cập nhật thông tin trên hồ sơ nhân sự, bảng lương và phần mềm kế toán/BHXH để tránh việc sử dụng mã số BHXH cũ trong các biểu mẫu hoặc dữ liệu nội bộ khi hệ thống đã chuyển sang phương thức định danh mới.

Kết luận

Việc chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý là một bước quan trọng trong quá trình số hóa và đồng bộ dữ liệu của hệ thống BHXH Việt Nam.
Từ 01/09/2026, doanh nghiệp và người lao động cần chủ động kiểm tra thông tin định danh, đặc biệt là số CCCD/ĐDCN và các thông tin nhân thân liên quan. BHXH Việt Nam cũng yêu cầu quá trình chuyển đổi phải bảo đảm dữ liệu và lịch sử tham gia, hưởng của người tham gia được bảo toàn, đồng thời không làm gián đoạn quyền lợi của người tham gia.

Đối với doanh nghiệp, việc rà soát dữ liệu nên được thực hiện đồng thời giữa hồ sơ nhân sự – bảng lương – dữ liệu BHXH – phần mềm kê khai BHXH. Nếu phát hiện thông tin không khớp, doanh nghiệp nên xử lý sớm để tránh ảnh hưởng đến các nghiệp vụ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin hoặc giải quyết chế độ cho người lao động.
Có thể ghi nhớ theo 3 bước đơn giản:

Rà soát thông tin → Tra cứu dữ liệu → Điều chỉnh sai lệch.

Thực hiện đầy đủ các bước này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với việc chuyển đổi mã quản lý BHXH từ tháng 9/2026 và hạn chế các sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ BHXH.
Nguồn:https://thuvienphapluat.vn/ma-so-thue/phap-luat-thue/huong-dan-tra-cuu-ma-bhxh-moi-sau-khi-duoc-chuyen-doi-tu-thang-92026-ra-sao-230985.html

Thông tin khác

Next Post Previous Post