Sổ Cái Chung - General Ledger Là Gì?

General Ledger (Sổ cái chung) là tài liệu kế toán cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp. Nó giúp ghi chép, tóm tắt những thay đổi tài chính của một công ty và các giao dịch mua bán, trao đổi trong một kỳ kế toán.

Sổ cái chung bao gồm những tài khoản do khách hàng của ngân hàng sở hữu, được lưu giữ riêng biệt trong bộ phận kế toán của ngân hàng trong tài khoản phụ hay tài khoản kiểm soát có thể liệt kê các tài khoản khách hàng theo loại, theo kỳ hạn, thế chấp…

Sổ cái chung cũng là căn cứ để doanh nghiệp công khai tài chính cho cổ đông, cơ quan nhà nước và những tổ chức bên ngoài khác.

Giống như sổ cái tài khoản, sổ cái chung vẫn có các tài khoản “Phải thu” và “Phải trả”. Tuy nhiên sổ cái chung chỉ ghi nhận tổng giá trị phải thu và trả chứ không cần phải ghi rõ từng tài khoản, từng khách hàng hay từng nhà cung cấp.

Ví dụ, số nợ mà doanh nghiệp phải trả (tài khoản phải trả) được tính là một tài khoản phụ. Tài khoản phải trả bao gồm nhà cung cấp, hóa đơn đến hạn, lịch sử mua bán. Khi ghi chép phải sổ cái chung, nhân viên kế toán không ghi tất cả những thứ này, chỉ cần ghi tổng dư nợ phải trả là được.

3. Cách tạo sổ cái chung cho doanh nghiệp

Nhân viên kế toán có thể tạo sổ cái chung trên giấy hoặc trên máy tính (Excel).

Bạn có thể tạo sổ cái chung trên giấy, bảng tính hoặc chương trình phần mềm. Kích thước sổ cái chung sẽ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp đó.

Khi ghi nhận giao dịch trong sổ cái chung, kế toán sẽ thực hiện thuật toán kép, một mục là tín dụng và mục kia là ghi nợ.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp muốn bán một chiếc ô tô, kế toán sẽ ghi giá trị của chiếc ô tô ở cột “tài khoản nội dung” và số tiền mà doanh nghiệp nhận được cho chiếc ô tô ở phía bên kia của tài khoản nội dung. Tức là mỗi tài khoản sẽ có 2 cột là ghi nợ (bên trái) và tín dụng (bên phải).

4. Tài khoản ghi nợ và tín dụng

Tài khoản ghi nợ cho thấy doanh nghiệp đã mua một món hàng nào đó (tiền được chi ra). Trái ngược với tài khoản ghi nợ là tín dụng – cho thấy số tiền được dùng để mua hàng đến từ nguồn nào (tiền thu vào).

Điều này có nghĩa là một tài khoản được tăng lên bằng ghi nợ sẽ bị giảm bởi tín dụng hoặc ngược lại. Tài khoản ghi nợ bao gồm chi phí và tài sản. Còn tài khoản tín dụng bao gồm nợ phải trả, vốn chủ sở hữu.

Ví dụ: Doanh nghiệp muốn mua một chiếc ô tô. Nhân viên kế toán sẽ đặt giá trị của ô tô ở cột “ghi nợ”. Doanh nghiệp đã dùng một số tiền (hoặc một tài sản khác) để mua ô tô nên phải ghi số tiền mặt đã giảm ở cột “tín dụng”.

5. Tại sao cần sổ cái chung cho doanh nghiệp