Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán 2024

• Chứng từ kế toán.
• Số kế toán chi tiết & tổng hợp.
• Báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách và tổng hợp quyết toán ngân sách.
• Tài liệu khác liên quan đến kế toán, bao gồm: Hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia, báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản,…
• Tài liệu về kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ từ lợi nhuận.
• Tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, phân chia, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi lại loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị, tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí, và các nghĩa vụ khác đối với nhà nước,…

II. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

1. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm

• Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho, phiếu xuất kho không sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính không được lưu trong tập tài liệu kế toán.
• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành.

2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm

• Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính; Các bảng kê; bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; Báo cáo tháng, quý, năm; Báo cáo quyết toán; Báo cáo tự kiểm tra kế toán; Biên bản tiêu hủy tài liệu… Thời điểm lưu trữ tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
• Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quản kiểm kê và đánh giá tài sản. Thời điểm lưu trữ tính từ khi các giao dịch được hoàn thành.
• Tài liệu liên quan đến các đơn vị Chủ đầu tư bao gồm tài liệu trong các kỳ kế toán năm; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án.
• Tài liệu liên quan đến các hoạt động thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa… Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành thủ tục.
• Các tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm toán, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời điểm lưu trữ tính từ khi có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền.

3. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn

• Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
• Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

4. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại mục a, b, và c nêu trên được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định điểm 3 Mục b nêu trên được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

III. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán.

• Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất tại khoản 2 khoản 3 điều 6, 174/2016/NĐ-CP, chỉ có một bản chính. Nếu cần lưu ở nhiều đơn vị, các đơn vị khác sẽ lưu bản sao chụp.
• Trong thời gian tài liệu bị tịch thu theo quy định tại khoản 4 điều 6 nghị định, đơn vị kế toán phải lưu bản sao chụp kèm theo biên bản giao nhận theo quy định khoản 2 điều 7 nghị định này.
• Đối với tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan, đơn vị phải lưu trữ bản sao chụp. Nếu không sao chụp được, phải lưu biên bản xác định các tài liệu không thể sao chụp được.
• Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản an toàn, tuân theo quy chế quản lý sử dụng và bảo quản. Các đơn vị kế toán siêu nhỏ cũng phải bảo quản đầy đủ an toàn theo quy định.
• Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu, và đơn vị phải đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện quản lý bảo quản.
• Người đại diện theo pháp luật quyết định bảo quản tài liệu kế toán bằng giấy hoặc điện tử, đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể cung cấp thông tin khi được yêu cầu.
• Tài liệu kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phân loại và sắp xếp theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán.
• Người đại diện pháp luật phải cung cấp thông tin tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, và minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Các cơ quan nhận tài liệu kế toán phải giữ gìn, bảo quản và hoàn trả đầy đủ, đúng hạn.

IV. Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán vè nơi cất giữ 

• Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ chứng từ tại kho lưu trữ thuộc quản lý của mình. Điều này đòi hỏi rằng kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản và đảm bảo an toàn, bao gồm chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc và côn trùng.
• Các công ty liên doanh hoặc có vốn đầu tư nước ngoài đạt trên 100% phải thực hiện việc quy định về lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty trên lãnh thổ Việt Nam trong suốt thời gian hoạt động tại Việt Nam.
• Tài liệu chứng từ kế toán của doanh nghiệp giải thể, phá sản sẽ được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định giải thể, phá sản.
• Đối với các doanh nghiệp chuẩn bị sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa, chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc cơ quan cấp quyết định.
• Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ thường là leader, và họ sẽ chịu trách nhiệm pháp lý đối với tất cả các nội dung liên quan đến vấn đề lưu trữ.