Kế toán xử lý như thế nào khi tồn quỹ tiền mặt quá nhiều?

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Cách xử lý khi tồn quỹ tiền mặt quá nhiều. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi vì Quỹ tiền mặt bị âm hay bị thừa quá nhiều đều là sự không hợp lý – hợp lệ và là vấn đề đau đầu của nhiều anh/chị nhà kế. Tại sao công ty đi vay vốn ngân hàng mà trên sổ sách lại thừa đến cả tỷ đồng? Nguyên nhân ở đây là gì? Kế toán sẽ phải xử lý ra sao?

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Tại sao tồn quỹ tiền mặt ảo trên sổ sách kế toán?

Thường thì các công ty sử dụng hai hệ thống sổ sách sẽ hay gặp tình trạng quỹ tiền mặt thực tế với quỹ tiền mặt trên sổ sách có sự chênh lệch nhau lớn.

Nguyên nhân chủ yếu là do:

Các khoản chi nội bộ không có hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ nên kế toán bỏ luôn không kê vào hệ thống sổ sách thuế. Dẫn đến thực tế có chi nhưng sổ sách thuế thì không thể hiện khoản chi này.
Doanh nghiệp chưa góp đủ vốn những kế toán vẫn làm bút toán vốn góp ảo.
Doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng những kế toán hạch toán thiếu vẫn treo trên tài khoản công nợ ( nguyên nhân thường là hai bên không làm biên bản đối soát công nợ).
Doanh nghiệp chi lương cho người lao động nhưng lại lại không hạch toán nguyên nhân do không đưa hết nhân sự thực tế vào hệ thống sổ sách tài chính mà chỉ theo dõi trên nội bộ (thường là do đơn vị không muốn đóng bảo hiểm cho người lao động nên làm theo cách này).

Phần lớn thì nguyên nhân chính là các doanh nghiệp bán hóa đơn để cân bằng ra vào của doanh nghiệp (đây là các khoản thu ảo –> quỹ tiền mặt ảo)

2. Cách xử lý tồn quỹ tiền mặt ảo trong doanh nghiệp

Để cân bằng và làm giảm sự dư thừa quá nhiều tiền trong quỹ tiền mặt kế toán cần:

Tăng chi phí lương bằng cách tăng thu nhập nhân viên, tuy nhiên đối với cách làm này cần phải chú ý để vừa không phải nộp thuế thu nhập cá nhân vừa không phải nộp tiền bảo hiểm xã hội.

Thu nhập = Lương đóng bảo hiểm + các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm (phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở, phụ cấp nuôi con nhỏ, tiền xăng xe, điện thoại + các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác) (Căn cứ theo TT 59/2015/TT-BLĐTBXH, năm 2016 là Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH).
Tăng chi phí thưởng lễ, tết, thưởng theo năng suất lao động.
Chứng từ đi kèm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương đầy đủ chữ ký, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
Đối với khoản chi thưởng lễ, tết…cần có quy chế lương thưởng, danh sách người lao động được thưởng. Tất cả đều phải có chữ ký của người lao động.

Phụ cấp trang phục cho người lao động: chi hiện vật được miễn toàn bộ, chi tiền mặt tối đa: 5.000.000đ/năm/ người.
Đối với các hóa đơn dưới 20 triệu hạn chế thanh toán qua ngân hàng mà thanh toán bằng tiền mặt.
Đối với các khoản chi không có hóa đơn hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ vẫn hạch toán bình thường nhưng khi xác định thu nhập tính thuế TNDN thì trừ những khoản chi đấy ra. Và trên tờ khai quyết toán thuế TNDN đưa các khoản này vào chỉ tiêu B4.
Rà soát lại công nợ đối với nhà cung cấp những nhà cung cấp đã thanh toán bằng tiền mặt nhưng chưa làm phiếu chi thì tiến hành làm phiếu chi.
Đối với những hóa đơn đầu ra dưới 20 triệu khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt thì tạm thời có thể bỏ phiếu thu và xem như khách hàng mua nợ.
Có thể làm tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp
Giảm vốn điều lệ công ty, tuy nhiên cách này không được ưu tiên cho lắm. (Nhưng trong trường hợp vốn điều lệ quá lớn so với nhu cầu chi thực tế của doanh nghiệp, kế toán có thể đề xuất phương án giảm vốn điều lệ cho doanh nghiệp. Chú ý: thủ tục giảm vốn điều lệ được làm tại Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh/ thành và khi giảm vốn điều lệ làm thay đổi mức đóng thuế môn bài, kế toán cần làm tờ khai thuế môn bài nộp trước 31/12 của năm thay đổi để năm sau nộp thuế môn bài với mức mới)
Làm tạm ứng công tác cho nhân viên.
Góp vốn bao nhiêu hạch toán bấy nhiêu không làm bút toán hạch toán vốn ảo.
Cho cá nhân vay, tuy nhiên nếu công ty đang đi vay ngân hàng thì không nên dùng cách này. Không doanh nghiệp nào đi vay ngân hàng mà lại để cho cá nhân khác vay.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích.