Những điều cần biết về kế toán dịch vụ

Dịch vụ kế toán là gì? Đây chắc hẳn là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt trong giai đoạn khởi nghiệp. Bài viết này sẽ cùng bạn đọc giải đáp câu hỏi "Dịch vụ kế toán là gì?" và đề cập đến 5 công việc của kế toán dịch vụ thường phải thực hiện để hỗ trợ cho sự phát triển và quản lý hiệu quả của doanh nghiệp.

I. Dịch vụ kế toán là gì? Lợi ích của dịch vụ kế toán đối với doanh nghiệp

1.1 Dịch vụ kế toán là gì?

Dịch vụ kế toán được hiểu chính là các hoạt động thực hiện nghiệp vụ kế toán dành cho 1 doanh nghiệp hoặc tổ chức. Dịch vụ kế toán này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những công việc liên quan đến quyết toán, in và bàn giao sổ, báo cáo tài chính, lập sổ sách, báo cáo thuế… một cách chính xác, uy tín theo đúng quy định của Pháp luật.
Thông thường, các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì ngân sách không nhiều và công việc kế toán phải giải quyết cũng không quá lớn. Chính vì vậy, việc thuê nhân viên kế toán với khoản tiền (tầm 8 – 10 triệu) mỗi tháng đôi khi sẽ gây lãng phí. Do vậy, hiện nay có nhiều công ty lựa chọn giải pháp là tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán để làm thay công việc của kế toán tổng hợp nhằm tiết kiệm chi phí cũng như đảm bảo về nghiệp vụ hơn.

1.2 Lợi ích của dịch vụ kế toán đối với doanh nghiệp

Vậy thì sử dụng dịch vụ kế toán sẽ đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích của dịch vụ kế toán như sau:

Tiết kiệm thời gian

Các công việc liên quan đến sổ sách kế toán và thuế của doanh nghiệp phải được thực hiện định kỳ theo hàng tháng, quý, năm. Đối với những công ty, doanh nghiệp mới thành lập hay quy mô vừa và nhỏ thì thông thường chưa có bộ phận kế toán chuyên nghiệp để xử lý. Chính vì vậy, việc thực hiện các công việc mà yêu cầu có nghiệp vụ chuyên môn đó sẽ gặp rất nhiều khó khăn và mất thời gian.
Còn khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán sẽ giúp cho hệ thống sổ sách, kê khai, hay nộp thuế,… được thực hiện một cách kịp thời, nhanh chóng, chính xác và đúng luật. Qua đó chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm tập trung vào các kế hoạch kinh doanh và phát triển.

Hiệu quả và đúng luật

Dịch vụ kế toán giúp đảm bảo các hồ sơ, chứng từ kế toán luôn hợp lệ, đúng quy định Pháp luật. Đồng thời, các tờ khai thuế được nộp đúng hạn và đây đều là công việc cơ bản của dịch vụ kế toán.
Đối với những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán thường họ đều là những người đã có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng và kinh nghiệm xử lý, hỗ trợ các công việc kế toán – thuế cho khách hàng. Vậy nên họ là những người am hiểu luật và có khả năng xử lý công việc một cách nhanh chóng hơn so với một kế toán nội bộ.

Tiết kiệm về chi phí

Lợi ích tiếp theo mà dịch vụ kế toán mang đến doanh nghiệp chính là sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí hơn so với việc thuê kế toán cố định:
Không phát sinh về chi phí đào tạo kế toán viên, tiền lương, các khoản bảo hiểm, khen thưởng, hỗ trợ,…
Không phát sinh chi phí mua sắm cơ sở vật chất như máy tính, bàn ghế làm việc, văn phòng phẩm, phần mềm kế toán…
Đối với những công ty mới thành lập hay doanh nghiệp vừa và nhỏ đa phần kinh phí còn khá eo hẹp và đồng thời công việc kế toán – thuế cũng chưa nhiều nên lựa chọn dịch vụ kế toán chính là lựa chọn tối ưu nhất.

Trách nhiệm với công việc

Đối với những dịch vụ kế toán chuyên nghiệp và uy tín, vì vậy họ luôn cam kết chịu trách nhiệm đến khi quyết toán thuế cũng như tự chịu phí phát sinh nếu lỗi sai thuộc về họ.
Còn nếu là một kế toán nội bộ, trong trường hợp nghỉ việc thì họ sẽ không còn chịu trách nhiệm nữa. Do đó, nếu có sai sót công ty là người chịu trách nhiệm.
Bảo mật số liệu
Hiện nay, các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán đa phần đều sử dụng phần mềm để xử lý công việc cho khách hàng. Chính vì vậy, thông tin của doanh nghiệp được mã hóa và không chia sẻ với bất kỳ bên thứ ba nào khác.
Ngoài ra, nên doanh nghiệp cũng nên ưu tiên lựa chọn sử dụng dịch vụ của những đơn vị cam kết bảo mật dữ liệu hoàn toàn và được đền bù nếu có tình trạng rò rỉ thông tin.

II. Tổng hợp các công việc của kế toán dịch vụ phải biết

Dưới đây là các công việc của một nhân viên kế toán dịch vụ phải làm trong một năm tài chính của doanh nghiệp:

Công việc của kế toán thuế làm vào đầu năm đầu tiên chính là phải kê khai vào nộp lệ phí môn bài (chậm nhất là 30/1). Đối với những doanh nghiệp có thay đổi về vốn và mở thêm chi nhánh mới trong năm thì hạn nộp tờ khai là ngày 30/01 của năm tiếp theo năm có thay đổi.

Nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng và theo quý
Nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính theo quý của năm trước liền kề
Nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Công việc của kế toán theo ngày. Dựa vào hóa đơn mua hàng, kế toán dịch vụ sẽ phải hạch toán và theo dõi kho hàng hóa.

Lập phiếu nhập xuất kho cũng như theo dõi tổng hợp nhập, xuất tồn kho.
Viết hóa đơn bán hàng cho khách trong đó bao gồm kiểm tra lại thông tin của khách hàng, tra cứu thông tin doanh nghiệp dựa vào MST.
Lập phiếu chi với các nghiệp vụ thanh toán ngay.
Lập phiếu thu với các nghiệp vụ thu tiền ngay.
Lập bảng kê theo dõi các khoản thuế cần phải nộp và số đã nộp, số tiền còn phải nộp.

Bên cạnh đó, kế toán dịch vụ còn cần làm các công việc liên quan tới Ngân hàng cho các khoản thu chi giao dịch qua như Séc, Nộp tiền, UNC, Giải ngân…

Kế toán dịch vụ cũng là người theo dõi công nợ chi tiết với nhà cung cấp và khách hàng.
Kế toán cần phải phản ánh một cách kịp thời các chi phí, nghiệp vụ phát sinh, tính giá thành sản xuất, để từ đó giúp doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh chính xác nhất.

Công việc của kế toán theo tháng

Từ ngày 01-05 của tháng, kế toán cần nhắc khách hàng chuẩn bị các chứng từ của tháng trước đối với những khách hàng kê khai theo tháng
Lập và gửi báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng tháng (Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng)
Đối với những hóa đơn đầu ra thì tháng nào có phát sinh, kế toán phải kê khai tháng đó
Lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân (Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng và có số thuế TNCN phát sinh theo tháng)
Khai thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) chẳng hạn đối với các đơn vị kinh doanh về giải trí như Karaoke

Công việc của kế toán theo quý. Đối với các công việc theo quý thì kế toán dịch vụ cần thực hiện:

Lập báo cáo thuế hàng tháng, quý và tình hình sử dụng hóa đơn.
Lập báo cáo tài chính đầy đủ để doanh nghiệp cân đối chi phí và lợi nhuận gửi cho thuế cũng như các bộ phận liên quan.
Lấy sổ phụ ngân hàng, chứng từ ngân hàng.
Lập quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thu nhập cá nhân
Công việc của kế toán cuối nămKiểm tra toàn bộ dữ liệu về chứng từ năm
Chốt công nợ năm cho khách hàng
Lập và gửi báo cáo tài chính năm
Lập và gửi báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp năm lên cơ quan thuế
Lập và gửi báo cáo thuế thu nhập cá nhân năm lên cơ quan thuế
In sổ sách kế toán theo năm gửi khách hàng

III. Chia sẻ một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ kế toán

Một số chia sẻ mà các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán cần lưu ý dưới đây như sau:
Đầu tiên, sau khi kết thúc năm tài chính (ngày 31/12 hàng năm) thì thời hạn để nộp báo cáo tài chính sẽ là ngày thứ 90 tính từ ngày 31/12. Do đó, dịch vụ kế toán thuế cần phải bàn giao cho công ty của bạn một số hồ sơ dưới đây:

Id và password đăng nhập website của tổng cục thuế
In và bàn giao toàn bộ báo cáo tài chính để nộp cho phòng thống kê quận/huyện nơi mà công ty bạn đặt trụ sở.

Tiếp theo, dịch vụ kế toán thuế cần phải bàn giao tất cả các loại sổ sách kế toán, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho, bảng chi tiết nhập – xuất – tồn kho, phiếu thu – chi, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ khấu hao tài sản cố định, sổ phân bổ công cụ dụng cụ,…Các tài liệu này cần được bàn giao dưới dạng cả file mềm (file excel) và file cứng (file giấy) trong thời gian chậm nhất là 60 ngày, kể từ ngày hết hạn nộp báo cáo tài chính hàng năm, để doanh nghiệp có thể lưu trữ.