On The Job Training (OJT) Là Gì?

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề On the Job Training. On the Job Training (OJT) là một phương pháp đào tạo phổ biến và hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt công việc và phát triển kỹ năng chuyên môn. Phương pháp này cho phép nhân viên học hỏi trực tiếp từ những người có kinh nghiệm thông qua việc thực hiện nhiệm vụ trong môi trường làm việc thực tế. Vậy OJT cụ thể là gì và nó mang lại những lợi ích gì cho cả nhân viên và doanh nghiệp?

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. On the job training (OJT) là gì?

On the job training (OJT)– đào tạo tại chỗ – là quá trình đào tạo nhân sự trực tiếp dựa trên công việc thực tế tại nơi làm việc. Trong OJT, nhân viên được hướng dẫn, giám sát và đào tạo bởi những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực, vị trí tương ứng.

OJT thường bao gồm việc hướng dẫn nhân viên về quy trình công việc, kỹ năng cần thiết và quy tắc an toàn liên quan đến công việc. Nhân viên cũng sẽ được thực hành trực tiếp các nhiệm vụ và tác vụ trong môi trường làm việc thực tế. Từ đó, họ có thể nắm vững công việc và phát triển kỹ năng cần thiết.

OJT có thể diễn ra trong nhiều ngành nghề và vị trí công việc khác nhau. Đối với một số ngành nghề, OJT có thể kéo dài trong thời gian ngắn, trong khi đối với những công việc phức tạp hơn, quá trình đào tạo OJT có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.

Có những loại on the job training nào?

OJT được phân chia thành 2 nhóm chính với 4 loại cơ bản

1.1 Nhóm OJT liên quan đến cấu trúc

Trong nhóm này, OJT được phân chia thành các loại OJT có cấu trúc và OJT không có cấu trúc. Đặc điểm của mỗi loại như sau:

1.1.1 OJT có cấu trúc – Structured OJT

Đây là hình thức đào tạo OJT có kế hoạch cụ thể và có sự điều chỉnh.

Chương trình OJT sẽ có sẵn một kế hoạch cho nhân viên được thực hành qua các bước đào tạo khác nhau. Chương trình này có thể bao gồm danh sách nhiệm vụ cần hoàn thành, thông tin về người giám sát cho từng nhiệm vụ, mục tiêu đào tạo mong muốn. Loại chương trình OJT này sẽ có cấp quản lý đào tạo được chỉ định hoặc hợp đồng, cam kết mà nhân viên phải ký để hoàn thành quá trình đào tạo.

1.1.2 OJT không cấu trúc – Unstructured OJT

Hình thức OJT này không có kế hoạch cụ thể, nhân viên được đào tạo dưới sự theo dõi, hướng dẫn của một nhân viên khác có kinh nghiệm trong công việc trong vài ngày hoặc vài tuần.

Doanh nghiệp có thể đào tạo OJT không cấu trúc cho một hoặc nhiều nhân viên khác nhau để họ học những kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp OJT này không yêu cầu kế hoạch thường được sử dụng cho các công việc đơn giản hơn, hoặc khi nhân viên đã có kinh nghiệm trong vị trí tương ứng.

1.2 Nhóm OJT liên quan đến sự kết hợp

Trong nhóm này, OJT được phân chia thành các loại OJT độc lập và OJT học tập kết hợp. Đặc điểm của mỗi loại như sau:

1.2.1 OJT độc lập – Standalone OJT

Đây là hình thức đào tạo độc lập, không kết hợp với các phương pháp đào tạo khác.

Trong trường hợp này, OJT được thực hiện thông qua việc theo dõi công việc của nhân viên và họ thực hành ở mức đầy đủ để chuẩn bị cho vị trí làm việc. Phương pháp này thường được sử dụng cho các vị trí công việc không quá phức tạp hoặc khi nhân viên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng.

1.2.2 OJT học tập kết hợp – Blended learning OJT

Hình thức OJT này là sự kết hợp của các hình thức đào tạo khác như tài liệu viết, xem video, tham gia sự kiện đào tạo trong ngành hoặc tham gia lớp học hoặc khóa học trực tuyến.

Bằng cách kết hợp các phương pháp đào tạo khác nhau, loại OJT này có thể rất hiệu quả cho các công việc có nhiều nhiệm vụ phức tạp hoặc kỹ năng đặc thù. Hình thức này cũng hữu ích cho các công ty có quy trình và quy trình cụ thể mà nhân viên phải biết.

2. 6 bước triển khai on the job training hiệu quả

Tùy thuộc vào từng mô hình doanh nghiệp, nhu cầu cụ thể mà quá trình triển khai on the job training có thể sẽ khác biệt. Tuy vậy, bạn cũng có thể tham khảo ngay 6 bước cơ bản sau đây và áp dụng linh hoạt cho doanh nghiệp của mình nhé:

Bước 1 – Xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên

Trước khi triển khai on the job training nhân viên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu đào tạo của nhân viên. Để xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Đánh giá hiện trạng: Đánh giá về kỹ năng, kiến thức và hiệu suất làm việc hiện tại của nhân viên. Điều này có thể bao gồm đánh giá định kỳ, phỏng vấn cá nhân, hoặc sử dụng các công cụ đánh giá như bảng điểm hoặc bài kiểm tra.
Khảo sát hoặc cuộc trò chuyện với nhân viên: Tạo ra các cuộc trò chuyện hoặc khảo sát để hỏi ý kiến của họ về những kỹ năng, kiến thức hoặc khía cạnh nào mà họ cảm thấy cần phát triển để nâng cao hiệu suất làm việc, tiến xa hơn trong công việc của mình.
Nghiên cứu về xu hướng ngành nghề: Doanh nghiệp cũng có thể nghiên cứu và đánh giá các xu hướng mới, công nghệ mới trong lĩnh vực công việc của nhân viên. Từ đó, có thể xác định những kỹ năng, kiến thức mới mà nhân viên có thể cần để theo kịp những xu hướng này.

Bước 2 – Xây dựng chương trình đào tạo tại chỗ

Dựa trên nhu cầu đào tạo đã xác định ở bước 1, doanh nghiệp cần bắt đầu xây dựng ra một chương trình on the job training phù hợp. Điều này có thể bao gồm những yếu tố như:

Xác định rõ mục tiêu mà chương trình đào tạo hướng đến.
Xác định nội dung, các khía cạnh cụ thể mà nhân viên cần được đào tạo.
Chọn phương pháp và phương tiện sẽ được sử dụng trong quá trình đào tạo.
Thiết kế các hoạt động thực hành mà nhân viên sẽ tham gia để áp dụng kiến thức, kỹ năng đã học vào công việc thực tế.
Xác định rõ thời gian và lịch trình của chương trình đào tạo. Bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành và các bước cụ thể trong quá trình đào tạo.
Xác định nguồn tài liệu và nguồn nhân lực cần thiết để triển khai chương trình đào tạo.
Thiết lập các tiêu chí đánh giá và phương pháp để đánh giá kết quả đào tạo của nhân viên.

Bước 3 – Lựa chọn người thực hiện đào tạo

Việc lựa chọn người thực hiện on the job training rất quan trọng bởi sẽ ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động này. Để có thể lựa chọn được nhân sự sẽ thực hiện đào tạo cho nhân sự khác, bạn có thể tham khảo một số gợi ý như sau:

Xây dựng các tiêu chí về kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm và lựa chọn dựa trên những tiêu chi đó.
Đánh giá về khả năng giao tiếp và truyền đạt thông tin của nhân sự doanh nghiệp muốn lựa chọn để làm người đào tạo.
Cung cấp cho nhân sự đó một tình huống thực tế hoặc yêu cầu thực hiện một buổi đào tạo ngắn để đánh giá khả năng của họ trong việc truyền đạt kiến thức và kỹ năng.
tham khảo ý kiến và phản hồi từ những người đã từng được đào tạo bởi nhân sự đó. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiệu quả và chất lượng của người thực hiện đào tạo.

Bước 4 – Xác định những công cụ cần thiết

Đảm bảo rằng các công cụ, tài liệu và trang thiết bị cần thiết để thực hiện đào tạo tại chỗ đã được chuẩn bị sẵn. Điều này có thể bao gồm tài liệu hướng dẫn, bài giảng, các công cụ và trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình đào tạo.

Bước 5 – Tiến hành on the job training

Thực hiện quá trình đào tạo tại chỗ dựa trên chương trình đã xây dựng. Điều này bao gồm cung cấp hướng dẫn, thực hành và hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình họ áp dụng những kiến thức và kỹ năng mới vào công việc thực tế.

Để quá trình on the job training được hiệu quả, bạn nên lưu ý một số điểm sau đây:

Chuẩn bị trước: Đảm bảo rằng môi trường làm việc và tài liệu đào tạo đã sẵn sàng trước khi bắt đầu on the job training.
Thực hành thực tế: Tạo cơ hội cho nhân viên thực hành và áp dụng những kiến thức, kỹ năng mới trong tình huống thực tế nhiều nhất có thể.
Hỗ trợ và tương tác: Hỗ trợ nhân viên trong việc áp dụng kiến thức và kỹ năng mới bằng cách cung cấp sự hỗ trợ, tư vấn, giải đáp các câu hỏi khi họ cần. Tạo ra môi trường tương tác tích cực, khuyến khích sự trao đổi thông tin giữa người đào tạo và nhân viên.
Linh hoạt và điều chỉnh: Đảm bảo tính linh hoạt trong quá trình đào tạo để điều chỉnh theo nhu cầu, tiến trình của nhân viên. Điều này giúp quá trình đào tạo thích ứng kịp với sự phát triển của nhân viên.

Bước 6 – Theo dõi, đo lường và cải tiến

Theo dõi quá trình đào tạo và đánh giá hiệu quả của on the job training. Đo lường sự tiến bộ của nhân viên sau quá trình đào tạo và thu thập phản hồi từ nhân viên và người đào tạo để cải tiến chương trình đào tạo trong tương lai.

3. Lợi ích của hoạt động on the job training

On the job training mang đến lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên được đào tạo. Cụ thể, dưới đây là những lợi ích của hoạt động On the job training mà bạn có thể tham khảo:

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, On the job training mang đến những lợi ích sau:

Tăng cường việc giữ chân nhân tài: Theo báo cáo từ LinkedIn, 94% nhân viên cho biết họ sẽ ở lại công ty lâu hơn nếu công ty đầu tư vào việc học tập và phát triển của họ. OJT giúp bạn đào tạo, thu hút và giữ chân nhân viên hiệu quả hơn.
Tiết kiệm chi phí đào tạo nhân viên: Chi phí để thực hiện OJT sẽ rẻ hơn đáng kể so với đào tạo ngoài công việc. Ngoài việc không phải trả lương cho ngày nghỉ của nhân viên, hoạt động này cũng sẽ giảm thiểu chi phí huấn luyện viên, khóa học và đi lại.
Xây dựng văn hóa công ty: Sự hợp tác giữa các nhân viên tạo ra mối quan hệ đồng nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa công ty và khuyến khích xây dựng đội nhóm hiệu quả hơn.
Giảm thiểu mất mát về nhân tài: Khi nhân viên có kinh nghiệm chuyển giao kiến thức cho nhân viên mới, doanh nghiệp có thể ngăn chặn hoặc giảm thiểu quá trình kiến thức nội bộ bị mất đi.

Lợi ích đối với nhân viên

Khi nhân viên được tham gia vào On the job training, họ sẽ nhận được những lợi ích như sau:

Tạo động lực cho nhân viên: Khi nhân viên được đào tạo, họ sẽ có thể tăng động lực làm việc. Bởi vì họ thấy được sự liên quan trực tiếp của các kỹ năng họ đang học với công việc, nhiệm vụ của mình. Điều này có thể làm cho việc đào tạo trở nên hấp dẫn và thú vị hơn, từ đó có thể dẫn đến sự phát triển của nhân viên được cải thiện.

Tăng khả năng thích nghi của nhân viên mới: Khi nhân viên mới được đào tạo trực tiếp trên công việc, họ có thể nhanh chóng hiểu về công ty và văn hóa của nơi làm việc. Họ cũng xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, góp phần tạo ra trải nghiệm onboard tốt hơn.

Nâng cao kỹ năng của nhân viên, tăng tốc quá trình học tập: Nhờ tính chất thực hành của OJT, nhân viên ngay lập tức áp dụng những gì họ học được. Từ đó giúp họ phát triển kỹ năng mới nhanh hơn mà không phải đối mặt với khoảng trống giữa kiến thức và thực hành.

Linh hoạt và thích ứng: OJT sẽ dễ dàng lên lịch và điều chỉnh theo nhu cầu của nhân viên. Bởi hoạt động này sẽ không phụ thuộc vào sự sẵn có của người đào tạo ngoài hoặc chương trình đào tạo của họ.

4. Hạn chế của on the job training là gì?

Bên cạnh những lợi ích ở trên, việc triển khai on the job training cũng mang một số hạn chế như sau: Không phải ai cũng có thể giảng dạy: Không phải người có kiến thức chuyên môn nào cũng có khả năng truyền đạt những gì họ biết. Hơn nữa, một số nhân viên có chuyên môn cũng lo sợ mất điểm cạnh tranh của mình, nên họ không sẵn lòng trở thành người đào tạo.

Khó có thể mang ý tưởng mới đến nơi làm việc: Những gì nhân viên học trong OJT là kiến thức hiện có trong công ty. Điều này tạo ra hạn chế khiến ý tưởng hoặc khái niệm mới hiếm khi xuất hiện trong đào tạo nội bộ.

Rủi ro tai nạn nghề nghiệp: Nếu trong công ty của bạn có OJT không có kế hoạch cụ thể, những nhân viên có kinh nghiệm có thể quên đề cập thông tin về an toàn khi chỉ dẫn nhân viên mới cách vận hành máy móc, gây ra rủi ro không cần thiết cho họ.

Có thể mắc sai sót khi đào tạo: Nếu thực hiện OJT không có kế hoạch, người đào tạo có thể không chú ý kỹ càng đến cách nhân viên mới thực hiện nhiệm vụ, dẫn đến việc làm sai sót mà không nhận được phản hồi.

Thiếu tính nhất quán: OJT không có kế hoạch cụ thể cũng dẫn đến kết quả đào tạo không nhất quán, vì không có phương pháp, tài liệu đào tạo hoặc hướng dẫn rõ ràng về cách nhân viên nên thực hiện từng nhiệm vụ như thế nào.

5. Các ngành nghề thường xuyên sử dụng on the job training

Có nhiều ngành nghề thường xuyên sử dụng on the job training để đào tạo nhân viên. Dưới đây là một số ngành nghề phổ biến thường áp dụng phương pháp đào tạo này:

Ngành y tế: Bác sĩ, y tá, điều dưỡng, nhân viên xét nghiệm,…
Ngành công nghệ thông tin: Lập trình viên, quản trị mạng, chuyên viên phân tích hệ thống,…
Ngành kỹ thuật: Kỹ sư cơ khí, kỹ sư điện, kỹ sư xây dựng,…
Ngành nấu ăn và nhà hàng: Đầu bếp, phục vụ, quản lý nhà hàng,…
Ngành sản xuất và công nghiệp: Kỹ thuật viên gia công, kỹ sư quản lý chất lượng, kỹ thuật viên bảo trì,…
Ngành năng lượng và môi trường: Kỹ sư năng lượng tái tạo, kỹ thuật viên quản lý môi trường,…
Ngành bán lẻ: Nhân viên bán hàng, nhân viên dịch vụ khách hàng, quản lý cửa hàng,…
Ngành dịch vụ: Tài xế, thợ sửa chữa, thợ làm tóc,..
Ngành marketing và quảng cáo: Chuyên viên marketing, nhân viên quảng cáo, nhân viên PR,…
Ngành tài chính và ngân hàng: Nhân viên ngân hàng, chuyên viên tư vấn tài chính, kế toán viên,…

Đây chỉ là một số ngành nghề phổ biến sử dụng on the job training. Trên thực tế, nhiều ngành nghề khác cũng có thể áp dụng phương pháp đào tạo này để đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng, kiến thức cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Như vậy, On the Job Training (OJT) không chỉ là một phương pháp đào tạo hiệu quả mà còn là cầu nối giúp nhân viên hòa nhập nhanh chóng vào công việc. Bằng việc học hỏi trong môi trường thực tế, nhân viên có thể phát triển kỹ năng chuyên môn một cách tự nhiên và nhanh chóng. Đối với doanh nghiệp, OJT giúp nâng cao năng suất lao động và sự hài lòng của nhân viên. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về OJT và tầm quan trọng của nó trong quá trình phát triển nhân lực. Hãy cùng công ty AGS khám phá và áp dụng phương pháp này để đạt được những kết quả tốt nhất trong công việc!

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.