Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Giấy: Sự Khác Biệt Không Thể Bỏ Qua

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Bài viết dành cho các kế toán viên đang phụ trách về phần thuế, người lao động đang muốn tìm hiểu về sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi vì hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng tất yếu, thay thế dần cho hóa đơn giấy truyền thống.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Hóa đơn giấy là gì?

Hóa đơn nói chung được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.

Hóa đơn giấy có thể hiểu là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm các loại cơ bản: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác như: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in.

2. Hóa đơn điện tử là gì?

Cũng cùng bản chất với hóa đơn giấy nhằm để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật, song so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử lại được thể hiện bằng dữ liệu điện tử, sử dụng hoàn toàn trên các phương tiện điện tử.

Cụ thể, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã định nghĩa hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Hóa đơn điện tử cũng gồm các loại cơ bản như hóa đơn giấy song được thể hiện theo 2 hình thức: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ:

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

3.1. Điểm giống của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Điểm giống nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy:

Sự giống của 2 loại hóa đơn này là chúng có cùng mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng.

Mục đích sử dụng của của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
Đối tượng sử dụng thì đều là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán - mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

3.2. Điểm khác của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy:

Ký hiệu trên hóa đơn giấy là VC/15P còn ký hiệu trên hóa đơn điện tử sẽ là VC/15E.
Với hóa đơn điện tử không tồn tại khái niệm liên. Ngược lại, hóa đơn giấy có thể đi kèm nhiều liên.
Hóa đơn điện tử dùng chữ ký số, bạn hoàn toàn có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và đại diện pháp luật một cách chính xác và dễ dàng, trường hợp giả mạo chữ ký số gần như không thể xảy ra. Còn hóa đơn giấy dùng chữ ký tay, và có thể giả mạo chữ ký.
Người ta lưu trữ hóa đơn giấy trong kho và điều này tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu đều được lưu trữ ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp, hoàn toàn bảo mật, độ an toàn cao.
Khi tra cứu hóa đơn giấy, bạn phải tốn rất nhiều thời gian để tìm các chứng từ của nhiều năm về trước. Nhưng với hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần thực hiện vài cú click chuột là đã có thể tìm ra mọi thông tin cần biết nhanh chóng, chính xác cho dù chứng từ đó được lập cách đây khá lâu.

Như vậy, từ việc so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy ở những điểm giống và khác nhau cơ bản nhất, ta có thể dễ dàng nhận thấy phương thức hóa đơn điện tử sẽ mang tới nhiều lợi ích và tiện ích hơn cho doanh nghiệp như:

Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển… cho các doanh nghiệp
Tiết kiệm thời gian khi lập, xuất, tra cứu… hóa đơn điện tử bất cứ thời điểm nào; đồng thời giảm thiểu các thủ tục hành chính đi kém như: tạo mẫu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi; phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và nhận được chấp nhận của cơ quan thuế ngay trong ngày…
Tính bảo mật hóa đơn điện tử cao hơn,...

Đặc biệt, việc nhanh chóng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện đúng theo chủ trương chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính, với thời hạn cuối cùng là ngày 01/11/2020, theo đúng quy định của Thông tư số 68, được ban hành mới đây nhất bởi Bộ Tài Chính.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.