Hóa đơn Xuất cho Công Đoàn Cơ Sở Không Có Mã Số Thuế: Có Hợp Lệ Không? Có Bắt Buộc Lập Số Hóa Đơn Không?

Công ty Kế toán AGS Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn quản lý.

Bài viết này sẽ làm rõ quy định về việc xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho công đoàn cơ sở không có mã số thuế. Cụ thể, chúng ta sẽ tìm hiểu xem hóa đơn trong trường hợp này có được coi là hợp lệ không, có cần phải ghi mã số thuế hay không, và doanh nghiệp có bắt buộc phải lập số hóa đơn hay không.

Ngoài ra, bài viết cũng đề cập đến các quy định pháp lý liên quan, điều kiện áp dụng, cũng như những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế. Việc nắm rõ và thực hiện đúng các quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn mà còn hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí hoặc xử phạt hành chính trong quá trình quyết toán thuế.

Hy vọng bài viết sẽ cung cấp thông tin hữu ích, giúp bạn đọc hiểu rõ và áp dụng đúng trong thực tế. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!

Căn cứ vào khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Theo như quy định trên thì trường hợp người mua hàng (công đoàn cơ sở) không có mã số thuế thì khi xuất hóa đơn, không phải thể hiện mã số thuế của người mua hàng (công đoàn cơ sở).

Do đó, trường hợp hóa đơn xuất cho công đoàn cơ sở không có mã số thuế thì vẫn phù hợp với quy định về nội dung hóa đơn và được xem như là hóa đơn hợp lệ.

Căn cứ vào khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

3. Số hóa đơn

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Theo đó, khi lập hóa đơn bán hàng thì trên hóa đơn phải hiển thị số hóa đơn. Số hóa đơn sẽ được lập liên tục theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mã số hóa đơn.

Tuy nhiên, đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì trên hóa đơn đã có sẵn số hóa đơn.

Do đó, đối với trường hợp người bán hàng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì không phải lập số hóa đơn khi xuất hóa đơn cho công đoàn cơ sở.

Căn cứ vào khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).

b) Đối với hóa đơn điện tử:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.

Như vậy, nếu người bán hàng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì bắt buộc phải có chữ ký của người bán, người mua khi xuất hóa đơn.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải có chữ ký số của người bán trên hóa đơn khi xuất hóa đơn điện tử.