Night Auditor – Vai trò quan trọng trong ngành khách sạn | Công ty Dịch vụ Kế toán và Kiểm toán Nhật bản.(AGS-VINA)

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này, công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Night Auditor – Vai trò quan trọng trong ngành khách sạn. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Night Auditor là ai?

Night Auditor, hay còn gọi là kiểm toán viên ca đêm, là một vị trí quan trọng trong ngành khách sạn. Công việc của họ kết hợp giữa hai vai trò chính: kiểm toán tài chính và hỗ trợ vận hành lễ tân ban đêm. Họ chịu trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu tất cả các giao dịch tài chính diễn ra trong ngày, đảm bảo rằng doanh thu của khách sạn được ghi nhận chính xác và không có sai sót nào xảy ra. Đồng thời, Night Auditor cũng tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng trong suốt ca làm việc của mình.

Không giống như nhân viên lễ tân thông thường, Night Auditor làm việc chủ yếu vào ban đêm, thường bắt đầu từ 23:00 (11 giờ tối) đến 07:00 (7 giờ sáng). Đây là thời điểm khách sạn có ít khách di chuyển nhất, giúp họ có đủ thời gian để rà soát các số liệu tài chính mà không bị gián đoạn. Dù không có sự nhộn nhịp như ban ngày, nhưng Night Auditor vẫn đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh của khách sạn diễn ra suôn sẻ.

2. Nhiệm vụ chính của Night Auditor

2.1 Kiểm toán tài chính và đối chiếu doanh thu trong ngày

Một trong những nhiệm vụ cốt lõi của Night Auditor là kiểm toán và tổng hợp tất cả doanh thu của khách sạn trong ngày. Mỗi bộ phận trong khách sạn như lễ tân, nhà hàng, quầy bar, spa, phòng hội nghị, dịch vụ giặt là đều phát sinh các giao dịch tài chính khác nhau. Night Auditor cần đối chiếu và kiểm tra từng khoản mục một cách kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả số liệu đều khớp với hệ thống. Nếu có bất kỳ sai lệch nào giữa số liệu thực tế và dữ liệu trên phần mềm, họ phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh trước khi kết thúc ca làm việc.

Ngoài việc rà soát các giao dịch, Night Auditor cũng chịu trách nhiệm đóng sổ kế toán ngày của khách sạn. Đây là một công đoạn quan trọng, giúp kết thúc chu kỳ kinh doanh của ngày cũ và chuẩn bị cho ngày mới. Khi đóng sổ, tất cả các giao dịch đã được xác nhận và không thể chỉnh sửa, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu tài chính.

2.2 Hỗ trợ lễ tân và dịch vụ khách hàng ban đêm

Mặc dù công việc chính của Night Auditor là kiểm toán tài chính, nhưng họ vẫn phải đảm nhận các nhiệm vụ của lễ tân khách sạn vào ban đêm. Trong khoảng thời gian này, khách có thể đến nhận phòng muộn do chuyến bay bị trễ hoặc có công việc bận rộn. Night Auditor sẽ là người tiếp nhận khách, kiểm tra đặt phòng, làm thủ tục check-in và cung cấp thông tin cần thiết cho khách lưu trú.

Bên cạnh đó, họ cũng xử lý các yêu cầu từ khách hàng như dịch vụ phòng, hỗ trợ kỹ thuật, đặt xe đưa đón sân bay, hoặc bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong thời gian khách nghỉ tại khách sạn. Một số tình huống đặc biệt như mất điện, hệ thống đặt phòng bị lỗi, sự cố an ninh cũng có thể xảy ra vào ban đêm, và Night Auditor cần bình tĩnh xử lý hoặc liên hệ với bộ phận liên quan để giải quyết nhanh chóng.

2.3 Lập báo cáo tài chính và gửi cho ban quản lý

Sau khi kiểm toán xong tất cả các giao dịch, Night Auditor sẽ tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo tài chính hàng ngày. Báo cáo này bao gồm tổng doanh thu của khách sạn, doanh thu từng bộ phận, các khoản chi phí phát sinh, số lượng phòng đã bán, công suất phòng và các chỉ số quan trọng khác. Đây là nguồn thông tin quan trọng giúp ban quản lý khách sạn đánh giá hiệu quả hoạt động của ngày hôm trước và đưa ra các điều chỉnh phù hợp.

Báo cáo của Night Auditor cũng giúp bộ phận kế toán có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tài chính của khách sạn, từ đó kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận. Nếu có sai sót hoặc bất thường nào trong dữ liệu, Night Auditor có trách nhiệm ghi chú và báo cáo lại để bộ phận kế toán xem xét.

3. Kỹ năng cần có của một Night Auditor

3.1 Am hiểu kế toán và tài chính khách sạn

Do đặc thù công việc liên quan đến kiểm toán, một Night Auditor cần có kiến thức cơ bản về kế toán và tài chính. Họ cần hiểu cách ghi sổ kế toán, kiểm tra và đối chiếu các giao dịch tài chính, cũng như phân tích số liệu một cách chính xác. Nếu không có kỹ năng này, họ có thể gặp khó khăn trong việc phát hiện sai sót và kiểm tra sự chính xác của báo cáo tài chính.

3.2 Thành thạo phần mềm quản lý khách sạn (PMS)

Hầu hết các khách sạn hiện nay đều sử dụng các phần mềm quản lý như Opera, Fidelio, Cloudbeds để theo dõi đặt phòng, doanh thu và các giao dịch tài chính. Night Auditor cần thành thạo cách sử dụng các phần mềm này để truy xuất dữ liệu, kiểm tra báo cáo và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi phát hiện sai sót.

3.3 Khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao

Do làm việc vào ban đêm và thường không có sự hỗ trợ từ quản lý, Night Auditor cần có khả năng tự chủ và làm việc độc lập. Họ phải tự giải quyết các vấn đề phát sinh mà không có đồng nghiệp hoặc cấp trên hỗ trợ trực tiếp. Ngoài ra, công việc này cũng đòi hỏi độ chính xác cao vì chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến doanh thu và hệ thống tài chính của khách sạn.

3.4 Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống

Mặc dù không tiếp xúc với khách nhiều như lễ tân ban ngày, nhưng Night Auditor vẫn phải hỗ trợ khách hàng khi cần. Họ cần có khả năng giao tiếp tốt, giải quyết vấn đề nhanh chóng và giữ bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng. Một số trường hợp đặc biệt như khách hàng gây rối, tranh chấp hóa đơn, sự cố kỹ thuật có thể xảy ra vào ban đêm, và Night Auditor phải biết cách xử lý một cách chuyên nghiệp.

4. Thách thức khi làm Night Auditor

Một trong những thách thức lớn nhất của công việc Night Auditor chính là làm việc vào ban đêm. Việc thức khuya thường xuyên có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và đồng hồ sinh học, khiến nhiều người cảm thấy mệt mỏi, mất tập trung. Nếu không có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, họ có thể gặp các vấn đề về giấc ngủ và sức khỏe lâu dài.

Bên cạnh đó, công việc này cũng đòi hỏi độ chính xác cao và áp lực từ các con số, vì một sai lầm nhỏ có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của cả khách sạn. Đôi khi, Night Auditor cũng phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp như mất điện, hệ thống đặt phòng bị lỗi, hoặc khách hàng có hành vi gây rối vào ban đêm.

Nguồn: https://tcsofthotel.com/tin-khach-san/kiem-toan-dem-trong-khach-san#:~:text=Ki%E1%BB%83m%20to%C3%A1n%20%C4%91%C3%AAm%20%2D%20Night%20Auditor,ti%E1%BB%81n%20s%E1%BA%A3nh%20v%C3%A0o%20ban%20%C4%91%C3%AAm.