Công văn 828/TCT-KK năm 2025: Hướng dẫn thực hiện kê khai danh sách nộp thuế thu nhập cá nhân đã nộp thay cho cá nhân

• Tăng cường minh bạch và tự động hóa trong công tác quyết toán, TNCN từ năm 2025.
• Tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người nộp thuế, đặc biệt là cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã được khấu trừ, kê khai, nộp thay.
• Ngăn chặn hành vi trốn thuế, đảm bảo thu đúng, thu đủ cho ngân sách nhà nước.
• Yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập phối hợp cung cấp thông tin nộp thuế chi tiết cho từng cá nhân được khấu trừ nộp thay, phục vụ quy trình hoàn thuế tự động.

2. Đối tượng áp dụng

3. Thông tin cần cung cấp

4. Phương thức thu thập thông tin

Tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin tới cơ quan thuế nơi nộp hồ sơ khai thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Tổng cục Thuế nâng cấp ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ lập, cung cấp thông tin, cụ thể: ứng dụng hỗ trợ kê khai (HTKK) hỗ trợ tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML để gửi lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngay sau khi hoàn thành nộp thuế.

5. Thời gian triển khai

Tổng cục Thuế đã nâng cấp ứng dụng CNTT hỗ trợ việc cung cấp thông tin của tổ chức chi trả thu nhập (Nội dung nâng cấp, hướng dẫn sử dụng kèm theo).

6. Tổ chức thực hiện

Cục trưởng Cục Thuế thành lập Tổ chỉ đạo, Tổ triển khai tại Cục Thuế/Chi cục Thuế:

• Tổ chức tuyên truyền, hướng dẫn, thông báo đến các tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin khấu trừ, nộp thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo các chứng từ TNCN đã nộp NSNN đầy đủ, kịp thời.
• Theo dõi, đôn đốc tổ chức chi trả thu nhập thực hiện cung cấp thông tin: phân công cán bộ định kỳ hàng tháng thực hiện tra cứu tình hình cung cấp thông tin theo chứng từ nộp thuế TNCN (trên hệ thống TMS) để thực hiện đôn đốc tổ chức chi trả thu nhập do cơ quan thuế quản lý chưa cung cấp thông tin hoặc đã cung cấp thông tin có sai, sót.
• Nắm bắt, xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh (nếu có), trường hợp cần thiết báo cáo Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời.

Phân quyền tra cứu, khai thác sử dụng dữ liệu và bảo mật thông tin:

• Thủ trưởng cơ quan thuế có trách nhiệm chỉ đạo rà soát theo phạm vi công việc, chức năng nhiệm vụ để thực hiện phê duyệt phân quyền cho cán bộ, công chức tra cứu, sử dụng thông tin chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân của tổ chức chi trả thu nhập.
• Công chức thuế được phân quyền khai thác dữ liệu có trách nhiệm quản lý tài khoản cá nhân, giữ bí mật thông tin NNT theo quy định của Luật quản lý thuế và các văn bản có liên quan, chỉ tra cứu thông tin chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân của tổ chức chi trả thu nhập để phục vụ công tác quản lý thuế theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
• Hệ thống quản lý thuế nâng cấp các chức năng sử dụng thông tin chi tiết số thuế TNCN đã thu nhập được để phục vụ thực hiện các quy trình quản lý thuế liên quan.

II. Hướng dẫn thực hiện kê khai danh sách nộp thuế thu nhập cá nhân đã nộp thay cho cá nhân

Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần kê khai

Tổ chức chi trả thu nhập cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu về thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân, bao gồm:

• Danh sách nhân viên được khấu trừ thuế TNCN.
• Chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước (NSNN).
• Mã số thuế, tên, số thuế đã nộp, số thuế bù trừ (nếu có).

Bước 2: Sử dụng phần mềm kê khai thuế

• Mở phần mềm HTKK (hoặc phần mềm kê khai khác do Tổng cục Thuế cung cấp).
• Chọn Tờ khai thuế TNCN theo mẫu biểu phù hợp.
• Nhập thông tin chi tiết của từng cá nhân theo dữ liệu đã chuẩn bị.

Bước 3: Xuất file dữ liệu XML

• Sau khi hoàn thành kê khai, chọn Xuất file XML.
• Kiểm tra lại dữ liệu trước khi gửi.

Bước 4: Gửi dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

• Đăng nhập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Tải lên file XML vừa xuất.
• Kiểm tra và xác nhận gửi tờ khai

Bước 5: Theo dõi và chỉnh sửa sai sót (nếu có)

• Cơ quan thuế sẽ kiểm tra thông tin. Nếu có sai sót, tổ chức chi trả thu nhập cần chỉnh sửa và nộp lại.
• Kiểm tra tình trạng hồ sơ trên hệ thống TMS của cơ quan thuế.

Việc kê khai danh sách thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ và nộp thay theo đúng hướng dẫn tại Công văn 828/TCT-KK không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi hoàn thuế cho người lao động và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong công tác tuân thủ thuế.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.