Xử lý chênh lệch tỷ giá trong kế toán doanh nghiệp: Những điểm cần nhớ

1. Về đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, đơn vị tiền tệ kế toán bắt buộc là Đồng Việt Nam (VND). Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ và đáp ứng một số tiêu chí nhất định, thì có thể lựa chọn một ngoại tệ phù hợp làm đơn vị tiền tệ kế toán, với điều kiện phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tiêu chí để lựa chọn đơn vị tiền tệ kế toán gồm:

• Doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ.
• Doanh thu hoặc chi phí phát sinh phần lớn bằng ngoại tệ.
• Giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ chủ yếu bằng ngoại tệ.
• Huy động nguồn lực tài chính bằng ngoại tệ.
• Hoạt động kinh doanh tạo ra dòng tiền chủ yếu bằng ngoại tệ.

Một khi đã lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán thì không được thay đổi, trừ khi có sự thay đổi trọng yếu về bản chất giao dịch. Nếu có thay đổi, phải thực hiện từ đầu niên độ kế toán mới và báo cáo cho cơ quan thuế chậm nhất 10 ngày làm việc sau khi kết thúc niên độ trước.

2. Về chênh lệch tỷ giá hối đoái

Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi doanh nghiệp quy đổi cùng một lượng ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán theo nhiều tỷ giá khác nhau. Các trường hợp thường gặp là:

• Giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ.
• Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
• Chuyển đổi báo cáo tài chính từ ngoại tệ sang VND.

Tỷ giá sử dụng bao gồm:

• Tỷ giá giao dịch thực tế: Áp dụng khi phát sinh giao dịch hoặc đánh giá lại cuối kỳ.
• Tỷ giá ghi sổ: Có thể là tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá bình quân gia quyền di động.

3. Nguyên tắc áp dụng tỷ giá và xử lý chênh lệch tỷ giá

Tỷ giá giao dịch thực tế: Áp dụng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Dùng để ghi nhận doanh thu, chi phí, tài sản, công nợ… 

Trường hợp nhận trước tiền hoặc chi phí trả trước: Áp dụng tỷ giá tại thời điểm nhận tiền/trả trước chứ không dùng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu hay chi phí.

Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh: Áp dụng khi ghi giảm các khoản thanh toán, ký cược, chi phí trả trước.

Tỷ giá bình quân gia quyền di động: Áp dụng khi có nhiều khoản thanh toán với cùng một đối tượng. Cho phép ghi giảm vốn bằng tiền tương ứng.

Toàn bộ chênh lệch tỷ giá phát sinh đều được hạch toán vào:

• Doanh thu tài chính (nếu lãi).
• Chi phí tài chính (nếu lỗ).
• Trường hợp đánh giá lại cuối kỳ: Ghi qua TK 4131 (chênh lệch tỷ giá đánh giá lại).

Riêng với doanh nghiệp 100% vốn nhà nước trong giai đoạn chưa đi vào hoạt động, khoản chênh lệch được ghi vào TK 4132 và sẽ được phân bổ vào doanh thu/chi phí tài chính sau khi đi vào hoạt động, với điều kiện không làm phát sinh lỗ.

4. Các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ

Gồm các khoản:

• Tiền mặt, tương đương tiền, tiền gửi kỳ hạn.
• Các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ.
• Các khoản vay/cho vay phải hoàn trả bằng ngoại tệ.
• Các khoản ký quỹ, ký cược, đặt cọc bằng ngoại tệ.

Lưu ý: Các khoản trả trước, chi phí trả trước, doanh thu nhận trước bằng ngoại tệ chỉ được coi là khoản mục tiền tệ khi có căn cứ rõ ràng cho thấy sẽ hoàn trả bằng ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

5. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh chênh lệch tỷ giá

Khi phát sinh giao dịch trong kỳ:

Nếu thanh toán ngay: Ghi nhận tài sản/chi phí theo tỷ giá thực tế, ghi giảm ngoại tệ, và hạch toán chênh lệch tỷ giá vào doanh thu/chi phí tài chính.

Nếu chưa thanh toán: Ghi nhận nợ phải trả theo tỷ giá thực tế phát sinh.

Khi thanh toán: Ghi giảm công nợ, ghi giảm ngoại tệ, hạch toán chênh lệch tỷ giá.

Nếu ứng trước: Ghi tăng khoản trả trước theo tỷ giá tại thời điểm trả, ghi giảm ngoại tệ. Khi nhận hàng hóa, ghi tăng tài sản theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch, ghi giảm khoản trả trước và ngoại tệ tương ứng.

Đối với doanh nghiệp 100% vốn nhà nước có dự án trọng điểm quốc gia

Các nghiệp vụ tương tự nhưng phần chênh lệch được ghi vào TK 4132, không vào doanh thu/chi phí tài chính ngay.

Đánh giá lại cuối kỳ

Với doanh nghiệp thông thường: Bù trừ và hạch toán vào TK 4131 → Doanh thu hoặc chi phí tài chính.

Với doanh nghiệp 100% vốn nhà nước có dự án trọng điểm: Ghi nhận vào TK 4132 và phân bổ dần sau khi đi vào hoạt động.

Việc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính của doanh nghiệp mà còn liên quan đến tuân thủ pháp lý và minh bạch trong báo cáo tài chính. Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định hiện hành, áp dụng đúng nguyên tắc ghi nhận, đánh giá và hạch toán để hạn chế rủi ro, đảm bảo tính chính xác và phù hợp trong quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong bối cảnh hội nhập và giao thương quốc tế ngày càng mở rộng.