Xử lí những sai sót hoá đơn đã kê khai thuế

- Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ.

- Sau đó, lập lại hóa đơn mới với thông tin chính xác.

→ Đây là trường hợp quan trọng và thường gặp nhất.

Cách xử lý:
- Hai bên cùng lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản, ghi rõ sai sót.
- Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh (không lập lại mới).
- Nội dung điều chỉnh có thể là: số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế…
- Ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…
Sau đó:
Cả người bán và người mua căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để kê khai lại:
→ Thuế GTGT đầu ra/đầu vào
→ Doanh thu bán hàng hoặc chi phí mua hàng

1.4. Lưu ý quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn đã kê khai

- Không được tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế.

- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi âm (-) số tiền.

- Cần ghi rõ nội dung điều chỉnh và căn cứ vào hóa đơn gốc.

2. Quy định xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã kê khai thuế

Đối với hóa đơn điện tử đã kê khai thuế nhưng phát hiện sai sót, kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành xử lý theo quy định của Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC, ban hành ngày 14/3/2011.

2.1. Trường hợp hóa đơn sai nhưng chưa giao hàng và chưa kê khai thuế

Nếu hóa đơn điện tử:

- Đã lập và gửi cho người mua

- Nhưng chưa giao hàng hóa/dịch vụ

- Và chưa được kê khai thuế

Khi phát hiện sai sót, hai bên cần:
- Có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên để hủy hóa đơn
- Hóa đơn điện tử bị hủy phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ tra cứu khi cần
Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới, trên hóa đơn ghi rõ:
             “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu..., gửi ngày...”

2.2. Trường hợp hóa đơn sai, đã giao hàng và đã kê khai thuế

Đây là tình huống phổ biến trong thực tế:
- Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua
- Hàng hóa/dịch vụ đã cung ứng đầy đủ
- Hai bên đã kê khai thuế đầu ra/đầu vào
Cách xử lý:
- Hai bên cần lập văn bản thỏa thuận điện tử có chữ ký số của cả hai bên, ghi rõ nội dung sai sót
- Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ:
→ Điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế,…
→ Ghi rõ hóa đơn điều chỉnh liên quan đến số hóa đơn gốc nào (số, ký hiệu, ngày tháng)

Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, cả hai bên tiến hành kê khai điều chỉnh theo quy định pháp luật hiện hành về quản lý thuế và hóa đơn.

2.3. Một số lưu ý khi xử lý sai sót hóa đơn điện tử

Không được ghi số âm (-) trên hóa đơn điện tử điều chỉnh
Hóa đơn mới (thay thế hoặc điều chỉnh) phải thể hiện rõ ràng nội dung và liên kết đến hóa đơn gốc
Tất cả các văn bản thỏa thuận và hóa đơn thay thế đều cần ký số hợp lệ và lưu trữ đầy đủ
     Tổng kết:
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã kê khai thuế nhưng phát hiện sai sót. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và sai lệch trong báo cáo thuế.