Xử lý hóa đơn sai tên công ty theo Nghị định 70: Hướng dẫn chi tiết

AGS Thanh - ACC

5 thg 8, 2025

Sai sót trên hóa đơn, đặc biệt là sai tên công ty, là tình huống mà bất kỳ kế toán viên nào cũng có thể gặp phải. Vậy làm thế nào để xử lý đúng cách, tránh những rắc rối về pháp lý và thuế? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước giải quyết theo đúng Nghị định 70 hiện hành, giúp bạn xử lý tình huống một cách nhanh chóng và chính xác. Hãy cùng AGS tìm hiểu nhé!

1. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty: Xử lý theo hai trường hợp

Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP), cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty sẽ phụ thuộc vào việc có sai sót ở các thông tin khác hay không.

a. Trường hợp 1: Sai tên công ty nhưng các thông tin khác (mã số thuế, số tiền, thuế suất...) không sai.

Người bán cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.
Không cần phải lập lại hóa đơn mới.
Người bán phải gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA.

b. Trường hợp 2: Sai tên công ty và có sai sót các thông tin khác (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa...).

Trong trường hợp này, người bán có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
Lập hóa đơn điện tử thay thế: Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Sau đó, người bán sẽ ký số trên hóa đơn mới (điều chỉnh hoặc thay thế) và gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế để được cấp mã, tùy thuộc vào loại hóa đơn.

2. Lưu ý quan trọng trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn

Trước khi thực hiện các bước trên, người bán cần lưu ý:

Đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Văn bản này cần được lưu giữ để xuất trình khi có yêu cầu.
Đối với người mua là cá nhân: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế, trên hóa đơn không bắt buộc phải ghi mã số thuế của khách hàng.

3. Các hình thức của hóa đơn và việc in hóa đơn điện tử

Hình thức hóa đơn: Hóa đơn được thể hiện dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
In hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử chỉ cần sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền, không bắt buộc phải in ra để lưu trữ.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.