7 Sai Lầm Kế Toán Viên Mới Thường Xuyên Gặp Phải Và Cách Tránh

1.1. Không hiểu hết vai trò của kế toán

Nhiều bạn nghĩ kế toán chỉ đơn giản là nhập hóa đơn, cộng sổ sách và nộp báo cáo cho cơ quan thuế. Nhưng thực tế, kế toán còn giữ vai trò “gác cổng tài chính” cho doanh nghiệp: quản lý dòng tiền, đảm bảo tuân thủ pháp luật và hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định. Nếu không xác định rõ từ đầu, bạn sẽ dễ bị “lạc hướng” và làm việc một cách máy móc.

1.2. Chưa nắm rõ chức năng của từng mảng kế toán

Kế toán thuế khác với kế toán nội bộ, và mỗi phần hành lại có yêu cầu riêng. Nhiều bạn mới chưa phân biệt được, dẫn đến làm sai hoặc làm thiếu. Hiểu rõ chức năng từng mảng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc và hạn chế sai lầm.

2. Sai sót trong xử lý chứng từ và nghiệp vụ

2.1. Bỏ qua bước kiểm tra chứng từ

Không ít bạn chỉ nhập số liệu mà quên kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: ngày tháng, mã số thuế, thông tin nhà cung cấp… Sai sót nhỏ này có thể khiến báo cáo sai lệch, thậm chí bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

2.2. Định khoản theo “cảm tính”

Đây là lỗi rất hay gặp. Do chưa quen hệ thống tài khoản, nhiều bạn chọn tài khoản theo thói quen hoặc nghe người khác chỉ mà không hiểu bản chất nghiệp vụ. Hậu quả là báo cáo tài chính không phản ánh đúng tình hình thực tế.

3. Quản lý và lưu trữ chứng từ chưa khoa học

3.1. Để chứng từ “mất hút”

Chứng từ kế toán mà để lộn xộn thì khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán hỏi tới, bạn sẽ mất cả ngày để lục tìm. Tệ hơn, nếu thất lạc chứng từ thì có thể gây rắc rối pháp lý.

3.2. Cách lưu trữ thông minh hơn

Hãy phân loại chứng từ theo tháng, theo loại nghiệp vụ và số hóa để dễ tra cứu. Hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ lưu trữ, bạn có thể tận dụng để giảm rủi ro mất mát.

4. Ngại giao tiếp với các bộ phận khác

4.1. “Ôm việc” một mình

Nhiều bạn kế toán mới ngại hỏi, ngại trao đổi với phòng ban khác vì sợ phiền phức. Nhưng điều này khiến bạn thiếu thông tin và dễ xử lý sai.

4.2. Chủ động trao đổi sẽ hiệu quả hơn

Đừng ngại hỏi khi chưa rõ. Chuẩn bị câu hỏi ngắn gọn, cụ thể và tập thói quen ghi chú lại thông tin khi trao đổi, bạn sẽ thấy công việc nhẹ nhàng hơn nhiều.

5. Không cập nhật kịp thời quy định mới

5.1. Luật và chính sách thay đổi thường xuyên

Thuế, kế toán là lĩnh vực thay đổi liên tục. Nếu chỉ dựa vào phần mềm hoặc “nghe nói” thì rất dễ làm sai. Bạn cần xây dựng thói quen theo dõi các trang chính thống như Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính, hoặc tham gia các nhóm chuyên môn uy tín. 

5.2. Giải pháp

Hãy theo dõi website chính thức của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế hoặc tham gia các cộng đồng kế toán để cập nhật kịp thời. Chỉ cần chậm một thông tư thôi, bạn có thể phải làm lại cả báo cáo.

6. Không ghi chép lại kinh nghiệm

6.1. Sai một lần, lặp lại nhiều lần

Nhiều bạn sau khi bị nhắc nhở thì sửa ngay nhưng lại không ghi lại. Lần sau gặp tình huống tương tự lại mắc lỗi y như cũ.

6.2. Giữ một cuốn sổ tay nghề nghiệp

Ghi lại các lỗi đã gặp và cách xử lý sẽ giúp bạn tránh lặp lại và còn là tài liệu quý cho sau này. Một cuốn sổ tay nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích.

7. Chọn nhầm môi trường làm việc

7.1. Môi trường thiếu chuyên nghiệp dễ làm bạn sai lầm

Nếu công ty không có quy trình, không có người hướng dẫn thì kế toán mới rất dễ bị “bơi” trong mớ sổ sách.

7.2. Tìm đơn vị uy tín để học hỏi

Một môi trường chuyên nghiệp với người đi trước tận tình hướng dẫn sẽ giúp bạn trưởng thành nhanh hơn, giảm thiểu sai sót và tự tin hơn với nghề.