Bộ Chứng Từ Hàng Đầu Cần Khi Kiểm Toán Mua Hàng Hóa Nước Ngoài

LINH ADI

19 thg 9, 2025

Mua hàng hóa từ nước ngoài không chỉ là một giao dịch thương mại đơn thuần mà còn là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về pháp lý, đặc biệt là khi đối diện với kiểm toán. Một bộ chứng từ đầy đủ, rõ ràng và hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa các giao dịch mà còn là cơ sở vững chắc để chứng minh tính hợp pháp của chi phí, từ đó tránh những rủi ro về thuế và các vấn đề pháp lý khác.

Các Chứng Từ Cơ Bản Không Thể Thiếu

Khi kiểm toán viên yêu cầu chứng từ mua hàng nước ngoài, hãy đảm bảo bạn có đầy đủ các tài liệu sau:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract/Purchase Order): Đây là văn bản pháp lý nền tảng, xác định các điều khoản, điều kiện, giá cả, và trách nhiệm của các bên. Kiểm toán viên sẽ đối chiếu các thông tin trên hóa đơn và chứng từ khác với hợp đồng này.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Hóa đơn do người bán phát hành, thể hiện chi tiết hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán. Đây là chứng từ quan trọng nhất để ghi nhận chi phí.
Chứng từ thanh toán (Payment Vouchers/Bank Statements): Các phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc sao kê ngân hàng thể hiện việc doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài. Chứng từ này chứng minh giao dịch mua bán đã diễn ra và có chi phí thực tế.

Chứng Từ Vận Tải và Hải Quan

Đây là những tài liệu chứng minh quá trình vận chuyển và nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam một cách hợp pháp:

Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ vận tải đường biển (B/L) hoặc đường hàng không (AWB) xác nhận hàng hóa đã được giao cho đơn vị vận chuyển và đang trên đường về Việt Nam.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Tờ khai này do cơ quan hải quan cấp, ghi rõ thông tin chi tiết về hàng hóa, mã HS, số lượng, trị giá và các loại thuế đã nộp. Đây là chứng từ bắt buộc để ghi nhận chi phí và tính thuế nhập khẩu.
Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Các chứng từ này xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (GTGT), và các loại thuế khác liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa.

Những Vấn Đề Thường Gặp và Cách Khắc Phục

Thiếu chứng từ gốc: Luôn yêu cầu nhà cung cấp gửi chứng từ gốc. Nếu không, hãy sử dụng bản sao có công chứng hoặc bản chụp chất lượng cao, kèm theo các văn bản giải thích.
Thông tin không khớp: Kiểm tra kỹ lưỡng sự khớp nhau giữa hợp đồng, hóa đơn và tờ khai hải quan (về tên hàng, số lượng, giá trị). Bất kỳ sự sai lệch nào cũng cần có văn bản giải thích rõ ràng.
Chưa hoàn thành thủ tục hải quan: Chỉ ghi nhận chi phí sau khi hàng hóa đã được thông quan và có đầy đủ chứng từ chứng minh.

Chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ và có hệ thống là một kỹ năng thiết yếu cho bất kỳ kế toán viên nào. Nó không chỉ giúp quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ mà còn đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp.

1. Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.