Cách xử lý Hóa đơn điện tử sai sót từ 01/6/2025 – Cập nhật Nghị định 70/2025

ACC Phương Uyên

8 thg 9, 2025

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong quy định xử lý hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót. Các tổ chức, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo việc lập, điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đúng quy trình, tránh vi phạm và rủi ro pháp lý. AGS đã tổng hợp những nguyên tắc xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định mới, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong thực tiễn.

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo từng trường hợp như sau:

Trường hợp	Nguyên tắc xử lý sai sót
Hóa đơn điện tử có sai sót bao gồm đã được cấp mã của cơ quan thuế, nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện sai sót	Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế này phải có đầy đủ thông tin chính xác và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”. Sau đó, người bán gửi hóa đơn thay thế này cho người mua. Dữ liệu hóa đơn thay thế cũng được gửi đến cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót Hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế, các nội dung khác)	Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng	Người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Áp dụng khi cần điều chỉnh một số nội dung trên hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” và nêu rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất…). Lập hóa đơn điện tử thay thế: Áp dụng khi cần thay thế toàn bộ hóa đơn gốc. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”. Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi cho người mua. Đồng thời, gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh/thay thế đến cơ quan thuế.
Hóa đơn chiết khấu, khuyến mại, điều chỉnh công trình	Lập hóa đơn mới ở kỳ hiện tại, ghi phần chênh lệch + / -
Hàng trả lại giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn	Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế
Nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng	Được phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một hóa đơn điện tử thay thế duy nhất cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót đó, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai.
Thiếu ghi chú trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế	Hóa đơn không hợp lệ
Trường hợp đã xuất hóa đơn điều chỉnh những vẫn sai tiếp	Xử lý theo hình thức ban đầu Hóa đơn thay thế: F0 → F1 → F2 → F3 ....→Fn Hóa đơn điều chỉnh: F0+F1+F2+F3+...+Fn

Lưu ý: Từ 01/6/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đã xuất sẽ không được xử lý bằng cách hủy. Thay vào đó, bắt buộc phải sử dụng phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

2. Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP như thế nào?

Căn cứ tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Theo đó, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Trong đó:

a. Hóa đơn điều chỉnh

(a) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai.

(b) Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Tăng: Ghi dấu dương (+).

Giảm: Ghi dấu âm (-).

(d) Ký số trên hóa đơn điều chỉnh:

Nếu là hóa đơn không có mã, gửi trực tiếp cho người mua.

Nếu là hóa đơn có mã, gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi người mua.

b. Hóa đơn thay thế

(a) Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn sai.

(b) Hóa đơn thay thế phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Nếu là hóa đơn không có mã, gửi trực tiếp cho người mua.

Nếu là hóa đơn có mã, gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi người mua.

(d) Trường hợp người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua trong cùng tháng (cùng lỗi về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất), có thể:

Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả các hóa đơn sai.

Đính kèm Bảng kê hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA).

(e) Yêu cầu trước khi điều chỉnh/thay thế:

Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Trường hợp người mua là cá nhân: Người bán thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website (nếu có).

* Trường hợp sai hóa đơn ngành hàng không

- Cần đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển hàng không.

- Cách xử lý:

+ Hóa đơn đổi/hoàn được coi là hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi dòng chữ “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn...”.

+ Doanh nghiệp hàng không có thể lập hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn/đổi chứng từ do đại lý xuất.

3. Lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử theo nguyên tắc nào?

Căn cứ Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

- Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.