Kế toán công nợ: Vai trò, nhiệm vụ và những yêu cầu cần có trong doanh nghiệp

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, việc phát sinh các khoản công nợ là điều không thể tránh khỏi. Sự chênh lệch giữa thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp và thời gian thu tiền từ khách hàng luôn tạo áp lực lên dòng tiền, ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định và khả năng phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Nếu không được quản lý chặt chẽ, công nợ dễ dẫn đến tình trạng mất cân đối tài chính, gia tăng nợ xấu và làm suy yếu tiềm lực vốn.

Chính vì vậy, công tác kế toán công nợ đóng vai trò như “người gác cổng” của tài chính doanh nghiệp. Đây không chỉ là bộ phận theo dõi, ghi chép các khoản phải thu, phải trả mà còn là nơi phân tích, tham mưu và đề xuất những giải pháp giúp doanh nghiệp duy trì sự cân bằng tài chính. Thông qua việc quản lý công nợ chặt chẽ, doanh nghiệp vừa đảm bảo khả năng thanh toán, vừa có cơ sở để hoạch định chiến lược phát triển trong tương lai.

1. Công nợ là gì?

Công nợ được hiểu là số tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp cần phải trả hoặc cần thu từ người khác, nhà cung cấp hay một đơn vị khác. Về cơ bản, công nợ được chia thành hai nhóm: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Công nợ phải thu là số tiền doanh nghiệp hoặc cá nhân đang chờ nhận từ khách hàng, đối tác sau khi đã cung cấp hàng hóa hay dịch vụ nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa được trả đủ theo đúng hạn.
Ngược lại, công nợ phải trả là số tiền mà doanh nghiệp hoặc cá nhân có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp, ngân hàng, người lao động,... khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ hay vay vốn nhưng chưa hoặc chưa thanh toán đầy đủ tại thời điểm hiện tại.
Công nợ đóng vai trò quan trọng trong đời sống tài chính. Với cá nhân, công nợ giúp họ có thể tiêu dùng hàng hóa, dịch vụ mà không nhất thiết phải có sẵn toàn bộ tiền mặt. Với doanh nghiệp, công nợ góp phần hỗ trợ dòng tiền, tạo điều kiện mở rộng hoạt động sản xuất – kinh doanh.

2. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ (Accounting Liabilities) là bộ phận phụ trách quản lý toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến công nợ của doanh nghiệp, bao gồm cả những khoản phải thu và phải trả. Trong quá trình hoạt động sản xuất – kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu huy động vốn, cho vay hoặc mua bán hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán ngay. Chính từ những giao dịch này mà công nợ hình thành.
Bộ phận kế toán công nợ có vai trò quan trọng trong việc giữ cho tình hình tài chính của doanh nghiệp minh bạch và lành mạnh. Ở các doanh nghiệp quy mô lớn, công việc này thường được giao cho một bộ phận chuyên trách. Ngược lại, trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán tổng hợp sẽ kiêm nhiệm luôn mảng công nợ.

3. Các loại kế toán công nợ

Kế toán công nợ được chia thành 2 loại, bao gồm kế toán công nợ phải trả và kế toán công nợ phải thu:
- Công nợ phải trả: Những khoản doanh nghiệp phải trả cho bên thứ ba như nhà cung cấp. Bao gồm các giá trị về hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, mà doanh nghiệp chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán 1 phần.
- Công nợ phải thu: Những khoản phải thu từ khách hàng, những lần xuất sản phẩm, hàng hóa nhưng họ chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần. Kế toán công nợ cần giám sát, quy chiếu cụ thể để phân loại từng nhóm đối tượng khách hàng nhằm kiểm soát hiệu quả hơn.

4. Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp đều tồn tại những khoản công nợ. Sự chênh lệch về thời gian giữa việc phải thanh toán cho nhà cung cấp và thời điểm thu tiền từ khách hàng thường tạo ra áp lực lớn đối với dòng tiền.
Chính vì vậy, kế toán công nợ giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dòng tiền luôn được vận hành hiệu quả. Một số nhiệm vụ và vai trò tiêu biểu của kế toán công nợ có thể kể đến như:
- Theo dõi, phân tích và đánh giá tình hình tài chính hiện tại để tham mưu, đề xuất định hướng cho cấp quản lý.
- Cung cấp dữ liệu làm cơ sở cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định và định hướng phát triển doanh nghiệp.
- Ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh với từng đối tượng; đồng thời kiểm tra và thực hiện thanh toán đúng hạn để tránh bị chiếm dụng vốn.
- Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra định kỳ hoặc cuối kỳ đối với các khách hàng có giao dịch thường xuyên hoặc dư nợ lớn.
- Một hệ thống kế toán công nợ được vận hành hiệu quả sẽ góp phần giữ cho tình hình tài chính của doanh nghiệp lành mạnh, đồng thời giảm thiểu tối đa nguy cơ phát sinh nợ xấu.

5. Mô tả công việc cụ thể của kế toán công nợ

5.1. Kế toán công nợ thu

Công nợ phải thu là những khoản tiền mà khách hàng hoặc đối tác còn nợ doanh nghiệp sau khi đã mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ hay nhận các khoản thanh toán khác. Công nợ này có thể phát sinh từ việc bán hàng, cho vay, ứng trước hoặc các giao dịch tương tự.
Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải thu thường bao gồm:
- Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng bán hàng, đảm bảo đầy đủ thông tin về khách hàng, điều khoản cũng như phương thức thanh toán.
- Cập nhật mã đối tác, mã khách hàng mới vào hệ thống hoặc sổ sách liên quan.
- Theo dõi, ghi nhận và giám sát tình hình phát sinh công nợ phải thu theo ngày, tháng, quý và năm.
- Thực hiện hạch toán các khoản giảm trừ công nợ dựa trên hợp đồng hoặc chính sách kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đối chiếu công nợ với từng khách hàng, lập biên bản xác nhận số liệu công nợ.
- Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Xây dựng kế hoạch thu hồi nợ đến hạn, đồng thời tham mưu giải pháp xử lý các khoản nợ khó đòi.
- Phối hợp cùng bộ phận kinh doanh để đẩy mạnh hiệu quả thu hồi công nợ.

5.2. Kế toán công nợ phải trả

Công nợ phải trả là những khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó doanh nghiệp này chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ.
Mô tả công việc của công nợ phải trả:
- Tiếp nhận, kiểm tra hợp đồng, bao gồm thông tin nhà cung cấp, hình thức, thời hạn thanh toán, các điều khoản thanh toán, các chính sách ưu đãi,...
- Tạo, thêm mã của nhà cung cấp vào hệ thống nếu họ là thành viên mới
- Căn cứ vào số liệu hạch toán của các bộ phận kế toán khác, kế toán công nợ cần kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng, tiến hành thanh toán tiền cho người bán, ghi nhận các diễn biến phát sinh tăng giảm của công nợ phải trả
- Tiến hành hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng căn cứ vào hợp đồng và các chính sách kinh doanh của bên bán
- Thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp, chốt số liệu công nợ thông qua biên bản đối chiếu công nợ, thực hiện định kỳ theo yêu cầu của cấp trên
- Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải trả theo yêu cầu của quản lý
- Lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp khi đến hạn.

6. Yêu cầu cần có để làm kế toán công nợ

6.1. Nắm vững kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn

Một nền tảng kiến thức kế toán vững chắc giúp kế toán công nợ làm việc trôi chảy, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao. Đồng thời, việc rèn luyện nghiệp vụ chuyên môn giúp họ phân tích, giám sát và phân loại công nợ hiệu quả hơn, từ đó tối ưu quá trình quản lý.