Tìm hiểu hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái trong doanh nghiệp

HCM Trí ACC

23 thg 9, 2025

Trong kế toán, việc ghi chép và quản lý số liệu tài chính sao cho vừa chính xác vừa dễ kiểm soát luôn là vấn đề quan trọng với mọi doanh nghiệp. Một trong những phương pháp được sử dụng phổ biến, đặc biệt ở các đơn vị có quy mô nhỏ, là hình thức kế toán nhật ký – sổ cái. Với cách này, toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi chép theo thời gian và theo từng tài khoản trên một cuốn sổ duy nhất, giúp kế toán viên thuận tiện trong việc theo dõi và lập báo cáo tài chính.

1. Hình thức hình thức nhật ký sổ cái là gì?

Hình thức kế toán nhật ký sổ cái là việc tổng hợp các hoạt động kinh tế và tài chính phát sinh theo cả thứ tự thời gian và theo từng loại tài khoản kế toán trên một cuốn sổ duy nhất. Điều này có nghĩa là tất cả các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh sẽ được ghi chép và theo dõi tại sổ Nhật ký – Sổ Cái. Để thực hiện việc ghi chép này, nguồn thông tin chính dựa vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

2. Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

Nhật ký – Sổ Cái là tài liệu kế toán tổng hợp duy nhất, thể hiện tất cả nội dung kinh tế theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo tính chất kinh tế. Dữ liệu ghi chép trong Nhật ký – Sổ Cái là nguồn cơ sở để tạo ra các Báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán nhật ký sổ cái bao gồm hai phần quan trọng: phần nhật ký và phần sổ cái, trong đó phần nhật ký chứa các cột quan trọng bao gồm “Ngày, tháng ghi sổ”, “Số hiệu”, “Ngày, tháng” của chứng từ và “Diễn giải” – mô tả chi tiết về các sự kiện kinh tế theo thứ tự thời gian.

Phần sổ cái là phần quan trọng để hệ thống hóa dữ liệu, có nhiều cột, mỗi tài khoản kế toán sẽ có hai cột tương ứng: cột “Nợ” và cột “Có”. Số lượng cột phụ thuộc vào số lượng tài khoản được sử dụng trong doanh nghiệp. Phần Sổ Cái chính là phần thể hiện chi tiết các sự kiện kinh tế theo tính chất kinh tế của chúng.

Hình thức nhật ký sổ sở hữu một số ưu điểm như: đơn giản và dễ thực hiện, với khả năng kiểm tra và đối chiếu dễ dàng. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các đơn vị quy mô nhỏ, có ít nghiệp vụ kinh tế và hoạt động kinh doanh đơn giản nên số lượng tài khoản trong sổ nhật ký – sổ cái khá ít.

Tuy nhiên, hình thức kế toán này cũng đi kèm với một số nhược điểm như: không thích hợp cho các đơn vị quy mô lớn, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phức tạp và đa dạng, khi mà các giao dịch khác nhau cần được phân loại và ghi chép một cách chi tiết hơn. Điều này có thể dẫn đến khó khăn trong việc phân công công việc cho các kế toán để thực hiện quá trình ghi sổ một cách hiệu quả.

3. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái

3.1. Quy trình kế toán cần làm hàng ngày

Hàng ngày, quá trình ghi chép vào Nhật ký – Sổ Cái được tiến hành bởi bộ phận kế toán. Kế toán cần xác định các tài khoản ghi Nợ và Có dựa trên thông tin từ các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán. Mỗi chứng từ hoặc thông tin được ghi chép thành một dòng trong cả phần Nhật ký và phần Sổ Cái.

Sau khi hoàn thành việc ghi chép vào Nhật ký – Sổ Cái, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán tương ứng để ghi thông tin vào các Thẻ kế toán chi tiết hoặc Sổ cái chi tiết.

3.2. Công việc vào cuối mỗi kỳ

Thường là cuối tháng hoặc cuối năm, kế toán thực hiện việc tổng hợp dữ liệu để tính tổng số phát sinh đến cuối kỳ. Quá trình này dựa trên các cột số phát sinh trong phần Nhật ký và các cột Nợ và Có của từng tài khoản trong phần Sổ Cái.

Sau đó, kế toán tính toán số dư cuối kỳ cho từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái bằng cách cộng tổng số dư đầu kỳ và tổng số phát sinh trong kỳ. Điều này giúp xác định số dư cuối kỳ của các tài khoản và cập nhật thông tin tài chính liên quan trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

3.3. Kiểm tra và đối chiếu tổng số cuối kỳ trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái

Dựa theo nguyên tắc:

Tổng số phát sinh trong Sổ Nhật ký = Tổng số Nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số Có của tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ của các tài khoản = Tổng số dư Có của các tài khoản

Nếu sau khi hoàn thành việc lập Sổ Nhật ký – Sổ Cái mà các số liệu không thỏa mãn những điều kiện trên chứng tỏ có sự nhầm lẫn đã xảy ra trong quá trình ghi chép.

3.4. Xử lý cuối kỳ cho các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Khi đến cuối kỳ, việc xử lý các Sổ và Thẻ kế toán chi tiết là điều cần thiết, kế toán phải thực hiện việc khóa sổ, sau đó tổng hợp số phát sinh từ bên Nợ và Có để tính toán số dư cuối kỳ của từng đối tượng. Dữ liệu này sẽ là căn cứ để kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản.

Tiếp theo, kế toán thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu dữ liệu giữa Bảng tổng hợp chi tiết với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.

Nếu không có sai sót nào được phát hiện, kế toán có thể sử dụng Sổ Nhật ký – Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết để thực hiện việc lập báo cáo tài chính.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.