Kinh nghiệp đối chiếu công nợ khách hàng và nhà cung cấp

HCM Thùy ACC

11 thg 9, 2025

Bạn là kế toán công nợ, hay đang phụ trách quản lý tài chính trong doanh nghiệp? Một trong những công việc "khó nhằn" nhưng cực kỳ quan trọng chính là đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp. Nếu không làm chặt chẽ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro: thất thoát vốn, tranh chấp hợp đồng, hoặc khó khăn khi kiểm toán.

Vậy làm thế nào để đối chiếu công nợ vừa nhanh chóng, vừa chính xác, lại hạn chế tối đa sai sót? Hãy cùng AGS chia sẽ một số kinh nghiệp thực tế.

1. Chuẩn bị kỹ hồ sơ trước khi đối chiếu

- Thu thập đầy đủ chứng từ: hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập - xuất kho, biên bản bàn giao hàng, hóa đơn VAT.

- Kiểm tra sổ kế toán nội bộ: số dư công nợ đến thời điểm đối chiếu phải rõ ràng, không nhập thiếu hoặc trùng lập.

- Sử dụng phần mềm: nếu doanh nghiệp có dùng MISA, FAST hoặc SAP thì trích xuất báo cáo công nợ theo khách hàng/ nhà cung cấp để tiện đối chiếu.

2. Thống nhất nguyên tắc đối chiếu

- Gửi thư xác nhận công nợ cho khách hàng/ nhà cung cấp (theo mẫu của Bộ Tài chính hoặc chuẩn kiểm toán).

- Đảm bảo số liệu được đối chiếu đến một ngày khóa sổ cụ thể (Ví dụ: 31/12)

- Trong trường hợp có chênh lệch, cần lập biên bản đối chiếu công nợ nêu rõ lý do và cách xử lý.

3. Kinh nghiệm xử lý chênh lệch công nợ

- So sánh từng hóa đơn: Nếu có chênh lệch, đối chiếu theo hóa đơn cụ thể thay vì chỉ nhìn số tổng.

- Kiểm tra thời điểm ghi nhận: Nhiều trường hợp chênh lệch do doanh nghiệp A ghi nhận doanh thu sớm, còn doanh nghiệp B lại ghi nhận chi phí muộn.

- Làm rõ trách nhiệm: Nếu sai sót do kế toán, cần điều chỉnh ngay trên sổ; nếu do khách hàng/ nhà cung cấp, phải có biên bản xác nhận.

4. Một số mẹo nhỏ để đối chiếu hiệu quả

- Đối chiếu định kỳ (tháng, quý), tránh để dồn cuối năm gây áp lực.

- Luôn lưu giữ email, biên bản trao đổi để làm bằng chứng khi kiểm toán.

Nếu khách hàng hoặc nhà cung cấp chậm phản hồi, nên có văn bản nhắc nhở chính thức,

- Với khoản công nợ lớn, nên ưu tiên đối chiếu trực tiếp, không chỉ qua email.

Tóm lại, đối chiếu công nợ không chỉ là nhiệm vụ kế toán bắt buộc, mà còn là cách giúp doanh nghiệp quản trị dòng tiền tốt hơn, tránh rủi ro pháp lý,

👉 Nếu bạn là kế toán: hãy chủ động đối chiếu định kỳ và cẩn trọng trong từng bước.

👉 Nếu bạn là nhà quản lý: hãy xây dựng quy trình công nợ rõ ràng, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào cá nhân.

Kinh nghiệm rút ra: "Đối chiếu công nợ càng sớm, càng chi tiết thì doanh nghiệp càng an toàn"

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.