1. Công nợ khó đòi là gì?

Theo lý thuyết, công nợ khó đòi là những khoản phải thu đã quá hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc cam kết nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thể thu hồi được. Nguyên nhân có thể do khách hàng gặp khó khăn về tài chính, cố tình trì hoãn, hoặc thậm chí là phá sản.

2. Các phương pháp xử lý công nợ khó đòi trong thực tế

Để xử lý hiệu quả, bạn cần kết hợp cả các biện pháp nghiệp vụ kế toán và các giải pháp pháp lý.

a) Các biện pháp nghiệp vụ kế toán

Phân loại và trích lập dự phòng: Kế toán cần phân loại các khoản công nợ theo thời gian quá hạn (ví dụ: quá hạn 6 tháng, 1 năm, 2 năm...). Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình nợ, từ đó trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của pháp luật. Việc trích lập dự phòng giúp phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp và giảm trừ thu nhập chịu thuế khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Đôn đốc, thương lượng: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Hãy cử nhân viên có kinh nghiệm, kiến thức về tài chính và pháp luật để liên hệ, đôn đốc và thương lượng với khách hàng. Mục tiêu là tìm ra nguyên nhân và đề xuất phương án giải quyết hợp lý (ví dụ: giãn nợ, trả góp, chiết khấu).

b) Các giải pháp pháp lý

Nếu các biện pháp thương lượng không hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét các giải pháp pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình.
Gửi thông báo đòi nợ: Gửi văn bản chính thức đến bên nợ, yêu cầu thanh toán. Văn bản này có thể được gửi qua bưu điện có bảo đảm để làm bằng chứng pháp lý sau này.
Khởi kiện ra Tòa án: Đây là biện pháp cuối cùng và cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan như hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ, các email/tin nhắn xác nhận nợ... để làm bằng chứng. Mặc dù tốn thời gian và chi phí, nhưng khởi kiện có thể giúp doanh nghiệp thu hồi nợ một cách hợp pháp và triệt để.
Yêu cầu mở thủ tục phá sản: Nếu bên nợ là một doanh nghiệp đang có dấu hiệu mất khả năng thanh toán, bạn có thể nộp đơn yêu cầu Tòa án mở thủ tục phá sản.

3. Những lưu ý quan trọng

Lưu hồ sơ chặt chẽ: Mọi giao dịch, hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, email hay tin nhắn liên quan đến khoản nợ đều cần được lưu trữ cẩn thận. Đây là cơ sở pháp lý vững chắc nhất khi cần.
Hành động sớm: Đừng chờ đợi đến khi khoản nợ trở nên quá cũ mới bắt đầu xử lý. Hãy có một quy trình đôn đốc và theo dõi công nợ định kỳ. Tuân thủ pháp luật: Tuyệt đối không sử dụng các biện pháp trái pháp luật như đe dọa, uy hiếp để đòi nợ. Xử lý công nợ khó đòi không chỉ là vấn đề tài chính mà còn là câu chuyện về quản trị rủi ro. Bằng cách chủ động và áp dụng các phương pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thiệt hại và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.