Theo Dõi Công Nợ Trên Phần Mềm Kế Toán – Tối Ưu Quản Lý Dòng Tiền Doanh Nghiệp

Quản lý công nợ luôn là bài toán quan trọng với mọi doanh nghiệp. Khi dữ liệu ngày càng nhiều, việc theo dõi thủ công dễ dẫn đến sai sót và chậm trễ. Phần mềm kế toán chính là giải pháp giúp kiểm soát công nợ chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách theo dõi công nợ thông minh bằng phần mềm kế toán.

2. Những khó khăn khi theo dõi công nợ thủ công

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn đang sử dụng Excel hoặc ghi chép thủ công để theo dõi công nợ. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro:

• Dễ sai sót số liệu, nhầm lẫn đối tượng công nợ
• Không kiểm soát được nợ quá hạn
• Mất nhiều thời gian tổng hợp, đối chiếu
• Thiếu cảnh báo tự động → dễ bị quên nợ hoặc chậm thanh toán

-> Vì vậy, sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi công nợ là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp hiện đại hóa công tác tài chính – kế toán.

3. Lợi ích khi theo dõi công nợ bằng phần mềm kế toán

a) Tự động hóa quy trình

Ghi nhận công nợ ngay khi phát sinh hóa đơn mua – bán
Tự động tính toán và phân loại công nợ

b) Cảnh báo nợ đến hạn, quá hạn

Gửi thông báo đến nhân viên hoặc khách hàng

Giúp doanh nghiệp chủ động thu hồi nợ

c) Đối chiếu công nợ dễ dàng

Xuất báo cáo chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp
Hỗ trợ đối chiếu 2 chiều giữa các bên

d) Tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác

Không còn sai số do nhập liệu thủ công
Dễ dàng truy xuất lịch sử giao dịch

4. Các phần mềm kế toán phổ biến hỗ trợ theo dõi công nợ

a) MISA (AMIS, SME)

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
• Theo dõi công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo khách hàng, hóa đơn
• Có thể in sổ công nợ, báo cáo tuổi nợ, báo cáo tổng hợp,…

b) FAST Accounting

• Quản lý công nợ chi tiết theo hợp đồng, theo đơn hàng
• Hỗ trợ cảnh báo nợ quá hạn, nợ cần thu/chi trong tuần
• Tích hợp phân tích dòng tiền theo kỳ

c) Bravo

• Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn
• Tích hợp quản lý công nợ với phân hệ mua hàng – bán hàng – kho
• Báo cáo công nợ đa chiều: theo khách hàng, nhóm hàng, bộ phận

d) SAP Business One, Odoo ERP, Oracle NetSuite

• Hệ thống ERP tích hợp, theo dõi công nợ theo từng phân hệ, tự động liên kết giữa các phòng ban
• Phù hợp cho doanh nghiệp lớn, hoạt động đa quốc gia

 5. Báo cáo công nợ trên phần mềm – Công cụ ra quyết định tài chính

Các phần mềm kế toán đều có khả năng xuất nhiều loại báo cáo công nợ như:

• Báo cáo công nợ phải thu, phải trả theo đối tượng
• Báo cáo tuổi nợ (Aging Report): chia theo nhóm <30 ngày, 30-60 ngày, >60 ngày
• Báo cáo công nợ chi tiết theo hóa đơn
• Báo cáo tổng hợp công nợ theo thời gian

-> Những báo cáo này giúp ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá tình hình tài chính và đưa ra quyết định thu – chi, vay vốn, hoặc đàm phán công nợ với đối tác.

6. Một số lưu ý khi sử dụng phần mềm để theo dõi công nợ

• Cập nhật dữ liệu thường xuyên và đầy đủ
• Đối chiếu định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp
• Phân quyền truy cập để đảm bảo bảo mật thông tin công nợ
• Đào tạo nhân viên kế toán sử dụng thành thạo phần mềm

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để đề cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội công việc tại AGS nhé.