Một Số Lưu Ý Quan Trọng Khi Đi Kiểm Kê Tại Công Ty Khách Hàng Trong Kiểm Toán

1. Chuẩn bị kỹ trước ngày kiểm kê

Việc chuẩn bị tốt chiếm 50% thành công củ
a buổi kiểm kê. Kiểm toán viên cần:

• Nắm rõ kế hoạch kiểm kê của khách hàng (thời gian, phạm vi, loại tài sản kiểm kê)
• Đọc kỹ hồ sơ: bảng tổng hợp tồn kho, danh sách tài sản cố định, công cụ dụng cụ…
• Xác định các khu vực trọng yếu hoặc dễ rủi ro.
• Mang theo đầy đủ dụng cụ: biên bản mẫu, checklist, bút, đồng hồ đếm, máy tính, điện thoại, thiết bị đo (nếu cần).
• Thống nhất người phụ trách phía khách hàng để tránh chậm trễ.

2. Có mặt đúng giờ và quan sát quy trình kiểm kê

Kiểm toán viên cần đến trước hoặc đúng thời điểm bắt đầu kiểm kê để đảm bảo:

• Quan sát được toàn bộ quy trình niêm phong, chia nhóm, phân công của khách hàng.
• Đánh giá tính độc lập, khách quan và đầy đủ của quy trình kiểm kê nội bộ.
• Ghi nhận các dấu hiệu bất thường: kho mở sẵn, hàng hóa để lẫn lộn, dán nhãn không rõ ràng…

Quan sát giúp kiểm toán viên đánh giá liệu quy trình kiểm kê của doanh nghiệp có đáng tin cậy hay không.

3. Kiểm đếm độc lập và đối chiếu với sổ sách

Đây là bước cốt lõi. Kiểm toán viên phải tự kiểm đếm và không phụ thuộc vào kết quả của khách hàng.

• Chọn mẫu kiểm kê hợp lý, ưu tiên mặt hàng giá trị lớn, rủi ro cao, dễ nhầm lẫn.
• Đếm độc lập, sau đó đối chiếu với số lượng khách hàng ghi nhận.
• Với hàng nặng, hàng đóng gói, cần quan sát quy cách, kiểm tra tem, nhãn, số lô
• Trường hợp hàng để trên cao, đóng pallet, phải yêu cầu hỗ trợ để đảm bảo việc kiểm đếm chính xác.

Nếu sai lệch, cần ghi nhận rõ nguyên nhân: đếm nhầm, ghi nhận sai, thất thoát…

4. Ghi nhận đầy đủ bằng chứng kiểm toán

Bằng chứng kiểm kê rất quan trọng. Kiểm toán viên cần:

• Chụp ảnh minh họa kho, mã hàng, vị trí hàng hóa.
• Ghi rõ thời gian, địa điểm, người xác nhận.
• Lưu lại các bảng kiểm kê, phiếu xuất/nhập phát sinh trong thời điểm kiểm kê.
• Ghi chú chi tiết các vấn đề bất thường trong working paper.

Bằng chứng càng đầy đủ, việc đưa ra ý kiến kiểm toán càng vững chắc.

5. Lưu ý với hàng hóa đặc thù

Một số doanh nghiệp có tính chất hàng hóa đặc biệt, kiểm toán viên cần quan tâm riêng:

• Hàng dễ hư hỏng: ghi nhận tình trạng chất lượng, hạn sử dụng.
• Hàng gửi bán, hàng ký gửi: yêu cầu chứng từ đối chiếu bên thứ ba.
• Tài sản cố định dùng thử: xác minh đúng tình trạng sử dụng.
• Nguyên vật liệu pha trộn, sản xuất: khó đếm → cần kiểm chứng phương pháp tính toán của khách hàng.