Quy định mới về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động

HAN Xuân Anh ACC

25 thg 12, 2025

Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 318/2025/NĐ-CP ngày 12/12/2025, quy định chi tiết một số điều của Luật Việc làm về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động. Các quy định mới này có ảnh hưởng lớn đến người lao động và người sử dụng lao động, đặc biệt là trong việc kê khai và quản lý thông tin lao động.

1. Tóm tắt Nghị định 318/2025/NĐ-CP

Ngày 12/12/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 318/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết một số điều của Luật Việc làm số 74/2025/QH liên quan đến đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động. Mục đích của Nghị định này là tạo nền tảng quản lý lao động minh bạch, hiệu quả, và giúp người lao động, người sử dụng lao động dễ dàng thực hiện nghĩa vụ đăng ký thông tin lao động.

Nghị định gồm 4 chương, 25 điều, quy định chi tiết về các thủ tục đăng ký lao động, hồ sơ cần thiết và cách thức kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hệ thống thị trường lao động. Điều đặc biệt trong Nghị định là việc chỉ rõ trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động trong việc kê khai và quản lý thông tin lao động.

2. Đối tượng đăng ký lao động

Nghị định quy định 03 nhóm đối tượng được đăng ký lao động:

Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.
Người lao động đang có việc làm, nhưng không tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Người thất nghiệp là những người đang không có việc làm, đang tìm kiếm việc làm và sẵn sàng làm việc.

Lưu ý: Cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang nhân dân không thực hiện đăng ký lao động theo Nghị định này.

Người lao động có trách nhiệm tự kê khai hồ sơ đăng ký lao động và phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thu thập, kê khai và cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin về người lao động khi tuyển dụng, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động.

3. Thông tin đăng ký lao động

Nghị định quy định các thông tin đăng ký lao động của người lao động bao gồm:

Thông tin cơ bản: Họ, chữ đệm và tên khai sinh; số định danh cá nhân; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; nơi ở hiện tại (nơi thường trú hoặc nơi tạm trú).
Thông tin giáo dục và đào tạo: Trình độ học vấn, chứng chỉ nghề nghiệp, chứng chỉ kỹ năng nghề.
Thông tin về tình trạng việc làm và nhu cầu việc làm: Thông tin về công việc hiện tại, người sử dụng lao động, tình trạng thất nghiệp, nhu cầu việc làm.
Thông tin về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp: Mã số bảo hiểm xã hội, các chế độ bảo hiểm đang hưởng.
Thông tin đặc thù: Người khuyết tật, hộ nghèo, người có công với cách mạng, người hoàn thành nghĩa vụ quân sự.

4. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động

a. Đối với người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

- Hồ sơ: Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (theo mẫu của Luật Bảo hiểm xã hội).

- Trình tự:

Người lao động cung cấp thông tin trong Tờ khai cho người sử dụng lao động.
Người sử dụng lao động đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội.
Các thông tin sẽ được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.

b. Đối với người lao động không tham gia bảo hiểm bắt buộc và người thất nghiệp

- Hồ sơ: Tờ khai điện tử (theo mẫu ban hành kèm Nghị định).

- Trình tự:

Người lao động truy cập vào Sàn giao dịch việc làm quốc gia hoặc trên ứng dụng định danh điện tử VNeID để đăng ký thông tin.
Hệ thống sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ ngay lập tức, phản hồi lý do nếu không thành công.
Các thông tin đăng ký lao động sẽ được cập nhật và đồng bộ vào cơ sở dữ liệu lao động quốc gia.

5. Lộ trình thực hiện

- Từ ngày 01/01/2026: Nghị định có hiệu lực thi hành.

- Từ ngày 01/07/2026: Đăng ký lao động đối với người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Từ ngày 01/01/2027: Đăng ký lao động đối với người lao động không tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và người thất nghiệp.

Kết luận:

Nghị định số 318/2025/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong việc quản lý thông tin lao động, giúp tạo ra môi trường minh bạch, hiệu quả cho người lao động và người sử dụng lao động. Việc thực hiện các quy định này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong việc quản lý lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tạo điều kiện thuận lợi trong việc tìm kiếm việc làm.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé!