Quy định về sắp xếp tài liệu kế toán để lưu trữ quỹ bảo hiểm từ 01/01/2026
Trong bối cảnh hệ thống pháp luật về kế toán và bảo hiểm xã hội liên tục được cập nhật, việc nắm rõ quy định về sắp xếp và lưu trữ tài liệu kế toán là vô cùng quan trọng đối với các cơ quan, đơn vị bảo hiểm.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu các quy định mới về việc sắp xếp tài liệu kế toán để lưu trữ quỹ bảo hiểm từ ngày 01/01/2026 theo Thông tư 107/2025/TT-BTC, đồng thời làm rõ các vấn đề liên quan như tài liệu kế toán lưu trữ có bắt buộc là bản chính hay không và quy định tiêu hủy tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.
Quy định mới về sắp xếp tài liệu kế toán để lưu trữ quỹ bảo hiểm từ 01/01/2026 chi tiết thế nào?
Căn cứ Điều 9 Thông tư 107/2025/TT-BTC quy định về sắp xếp tài liệu kế toán để lưu trữ quỹ bảo hiểm từ 01/01/2026 như sau:
[1]. Tài liệu kế toán quỹ bảo hiểm phải được cơ quan bảo hiểm xã hội đưa vào lưu trữ theo quy định hiện hành của pháp luật kế toán.
[2]. Trước khi đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ, cơ quan bảo hiểm xã hội phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải bao gồm đầy đủ các hồ sơ tài liệu có liên quan đến việc hạch toán, ghi sổ kế toán cần phải lưu trữ theo quy định; tài liệu đưa vào lưu trữ phải là tài liệu đã hoàn chỉnh, trong đó phản ánh đầy đủ chỉ tiêu, thông tin, số liệu và đã có đầy đủ các yếu tố pháp lý trên tài liệu lưu trữ theo đúng quy định, nếu là lưu trữ tài liệu bản giấy còn phải được đóng dấu đầy đủ, sắp xếp, phân loại đóng thành tập chắc chắn.
Cơ quan bảo hiểm xã hội phải kiểm tra, phân loại để không đưa vào lưu trữ các tài liệu không thuộc trách nhiệm lưu trữ của kế toán.
[3]. Tài liệu kế toán được đưa vào bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo đầy đủ, an toàn, nguyên vẹn theo đúng quy trình, thời hạn quy định của pháp luật kế toán, pháp luật khác có liên quan.
Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải được sắp xếp có hệ thống, đảm bảo khoa học, theo thứ tự, dễ tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Thông tin, số liệu đưa vào lưu trữ phải phù hợp với thông tin đã ghi sổ kế toán. Nghiêm cấm việc để thất lạc hồ sơ, tài liệu kế toán đang trong thời gian phải lưu trữ theo quy định.
[4]. Cơ quan bảo hiểm xã hội phải cử người làm nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán các quỹ bảo hiểm; phải mở sổ theo dõi tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán quỹ bảo hiểm lưu trữ đảm bảo đầy đủ, nguyên vẹn, an toàn, không được để xảy ra thất lạc, hư hỏng, sửa chữa tẩy xóa trên tài liệu bản giấy hoặc làm sai lệch dữ liệu điện tử trong suốt thời gian bảo quản, lưu trữ.
Tài liệu kế toán lưu trữ có bắt buộc phải là bản chính không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán.
Tuy nhiên, trừ một số trường hợp tài liệu kế toán sau đây có thể lưu trữ là bản sao chụp:
- Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
- Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP
- Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ có được tiêu huỷ không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc tiêu huỷ tài liệu kế toán như sau:
Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Như vậy, tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
.png)
