Bảng lương kế toán theo chuẩn VAS: Cách tính, cấu trúc và lưu ý quan trọng

HCM DUNG ACC

22 thg 2, 2026

Là một người từng làm việc trong lĩnh vực kế toán, tôi nhận ra rằng bảng lương không chỉ là một công việc hành chính lặp đi lặp lại mỗi tháng, mà còn là nền tảng phản ánh sức khỏe tài chính và tính minh bạch của doanh nghiệp. Một bảng lương được lập đúng chuẩn giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo dựng niềm tin với nhân viên và cơ quan thuế.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều kế toán viên — đặc biệt là người mới vào nghề — vẫn còn nhầm lẫn giữa cách lập bảng lương thực tế và cách hạch toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Chính vì vậy, trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ kiến thức, cách tính và kinh nghiệm cá nhân để giúp bạn hiểu rõ và thực hiện bảng lương kế toán đúng chuẩn, hiệu quả hơn.

1. Bảng lương kế toán (VAS) là gì?

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS – Vietnamese Accounting Standards), bảng lương là chứng từ kế toán ghi nhận đầy đủ thông tin về tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương của người lao động.

Bảng lương đóng vai trò:

Là căn cứ hạch toán chi phí nhân công trong kỳ.
Là cơ sở tính và trích nộp bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Một bảng lương đúng chuẩn VAS không chỉ phản ánh chính xác chi phí mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bộ phận kế toán.

2. Cấu trúc cơ bản của bảng lương kế toán theo VAS

Một bảng lương chuẩn cần có các nội dung sau: Nhóm thông tinChi tiếtThông tin nhân viên Họ tên, mã nhân viên, chức vụ, bộ phậnMức lương và thu nhập Lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ, Các khoản khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tạm ứng, Thực lĩnh Số tiền thực nhận sau khấu trừ

Ngoài ra, kế toán cần lập bảng tổng hợp trích nộp bảo hiểm và thuế TNCN song song, đảm bảo số liệu khớp với sổ kế toán và báo cáo tài chính.

3. Cách hạch toán lương theo chuẩn VAS

Việc hạch toán chi phí lương trong doanh nghiệp được ghi nhận qua các tài khoản sau:

Khi tính lương phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 334 – Phải trả người lao động (Tùy theo bộ phận: sản xuất, quản lý, bán hàng...)

Khi chi trả lương cho nhân viên:

Nợ TK 334

Có TK 111/112

Khi trích bảo hiểm, thuế TNCN:

Nợ TK 334

Có TK 338 – Các khoản phải nộp theo lương

Lưu ý cá nhân: Khi mới làm kế toán tiền lương, tôi từng gặp khó khăn trong việc khớp số liệu giữa bảng chấm công, bảng lương và sổ cái TK 334. Kinh nghiệm rút ra là nên tạo một bảng Excel liên kết tự động, để mỗi thay đổi ở cột lương hay phụ cấp sẽ cập nhật ngay trong sổ hạch toán – vừa tiết kiệm thời gian vừa giảm sai sót.

4. Những lưu ý quan trọng khi lập bảng lương kế toán

Hồ sơ pháp lý đầy đủ: Phải có hợp đồng lao động, bảng chấm công, quyết định lương hoặc thưởng.
Tuân thủ quy định mới nhất: Luôn cập nhật mức lương tối thiểu vùng và tỷ lệ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN.
Kiểm tra thuế TNCN kỹ lưỡng: Đảm bảo khấu trừ đúng theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
Đảm bảo tính minh bạch: Mọi thay đổi trong lương, phụ cấp cần có quyết định bằng văn bản.
Lưu trữ chứng từ: Theo quy định, doanh nghiệp cần lưu giữ bảng lương và chứng từ liên quan ít nhất 10 năm.

5. Ý kiến cá nhân & kinh nghiệm thực tế

Theo kinh nghiệm của tôi, công việc kế toán tiền lương không quá khó, nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và am hiểu quy định pháp luật. Một sai sót nhỏ trong tính thuế hoặc trích bảo hiểm có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và túi tiền của nhân viên.

Tôi khuyên các kế toán mới nên:

Tự tạo file Excel chuẩn theo mẫu VAS, có công thức tính tự động.
Ghi chú rõ từng bước hạch toán để dễ kiểm soát.
Cập nhật thường xuyên thông tư, nghị định mới về bảo hiểm và thuế.
Làm kế toán lương không chỉ là con số, mà là câu chuyện về con người, trách nhiệm và sự công bằng trong doanh nghiệp.

6. Kết luận

Bảng lương kế toán theo chuẩn VAS là một phần quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, minh bạch và đúng pháp luật. Việc nắm rõ cách tính, cấu trúc và quy định hạch toán sẽ giúp kế toán viên tự tin hơn trong công việc.

Nếu bạn đang bắt đầu với mảng kế toán tiền lương, hãy đầu tư thời gian tìm hiểu, xây dựng mẫu bảng lương chuẩn và luôn cập nhật quy định mới. Tin tôi đi, sự kỹ lưỡng hôm nay sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối sau này.