Làm thế nào để sắp xếp chứng từ kế toán thuế một cách khoa học?

DAD Huyen ACC

22 thg 2, 2026

Bạn đang loay hoay không biết nên sắp xếp chứng từ như thế nào cho gọn gàng?

Làm sao để khi cơ quan Thuế kiểm tra có thể giải trình nhanh nhất? Và khi sếp cần tìm chứng từ, bạn không phải “đào bới” cả đống hồ sơ?

Thực tế, công tác sắp xếp chứng từ kế toán là một trong những kỹ năng nền tảng của kế toán viên. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc, độ chính xác của số liệu và cả uy tín của phòng kế toán. Đặc biệt với những bạn mới vào nghề, việc xây dựng thói quen lưu trữ khoa học sẽ là “bước đệm” giúp công việc suôn sẻ hơn, hạn chế sai sót.

Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ 2 cách sắp xếp chứng từ kế toán Thuế khoa học nhất thường được áp dụng trong thực tế doanh nghiệp.

Cách 1: Sắp xếp theo bộ chứng từ

Bước 1.1: Bộ chứng từ chung

Tờ khai thuế hàng quý: GTGT, TNDN, TNCN, môn bài, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn… → gom thành một tập.
Hóa đơn đầu vào, đầu ra: sắp theo thứ tự ngày, giống như trên tờ khai thuế đã nộp.
Nếu hóa đơn đầu vào < 20 triệu, thanh toán tiền mặt → kẹp hóa đơn cùng phiếu chi + phiếu nhập kho.
Nếu hóa đơn đầu vào > 20 triệu, thanh toán chuyển khoản → kẹp hóa đơn cùng phiếu hạch toán + ủy nhiệm chi photo.

Bước 1.2: Bộ chứng từ riêng

Chứng từ ngân hàng: nếu ít, gộp cả năm thành một tập; nếu nhiều, mỗi tháng một tập.
Phiếu xuất kho: tương tự, có thể gộp cả năm hoặc tách theo tháng.
Bảng phân bổ (242, 214): đóng thành tập riêng từ tháng 1–12.

Cách này giúp bạn quản lý chứng từ “trọn gói” theo từng bộ, dễ dàng đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.

Cách 2: Sắp xếp theo trình tự thời gian

Với phương pháp này, mỗi loại chứng từ được sắp riêng biệt và theo thứ tự ngày – tháng – năm.

Tờ khai thuế quý: gom thành một bộ từ Q1 đến Q4.
Hóa đơn đầu vào, đầu ra: sắp theo thứ tự ngày, đồng nhất với tờ khai đã nộp.
Phiếu chi, phiếu thu, phiếu hạch toán: nếu ít, gộp cả năm thành một tập; nếu nhiều, mỗi tháng một quyển.
Chứng từ ngân hàng: gom theo năm hoặc theo tháng tùy số lượng.
Phiếu xuất kho: tương tự, có thể gộp hoặc tách theo tháng.
Bảng phân bổ 242, 214: đóng riêng thành một tập cho cả năm.

Cách này khoa học, dễ tìm theo thời gian và hạn chế nhầm lẫn giữa các loại chứng từ.

Kết luận

Không có một “khuôn mẫu cứng nhắc” nào trong việc sắp xếp chứng từ kế toán. Doanh nghiệp và kế toán viên có thể linh hoạt áp dụng tùy theo quy mô, số lượng chứng từ và yêu cầu quản lý.

Nếu muốn quản lý theo bộ hồ sơ đầy đủ, hãy chọn Cách 1 – theo bộ chứng từ.
Nếu ưu tiên tìm kiếm nhanh theo thời gian, hãy chọn Cách 2 – theo trình tự ngày tháng.

Dù chọn cách nào, nguyên tắc quan trọng nhất vẫn là duy trì sự nhất quán, khoa học và logic trong toàn bộ quá trình lưu trữ.

Lời cảm ơn

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết này. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn sắp xếp chứng từ gọn gàng, dễ quản lý hơn. Hãy tiếp tục đồng hành cùng AGS để cập nhật thêm nhiều kinh nghiệm kế toán – kiểm toán hữu ích nhé!