Tầm quan trọng của không gian văn phòng trong doanh nghiệp hiện đại

Hai Anh HR

22 thg 2, 2026

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và sự đổi mới liên tục, con người đội ngũ nhân sự trở thành yếu tố cốt lõi tạo nên lợi thế cạnh tranh. Và để nhân sự có thể phát huy được năng lực tối đa, môi trường làm việc đặc biệt là không gian văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Một không gian làm việc được thiết kế khoa học, tiện nghi và truyền cảm hứng không chỉ nâng cao hiệu suất công việc mà còn góp phần xây dựng văn hoá doanh nghiệp tích cực và bền vững.

1. Tầm quan trọng của môi trường làm việc

Công ty, văn phòng có thể nói chính là “ngôi nhà thứ hai” của nhân viên nơi họ dành phần lớn thời gian trong ngày để sáng tạo, giao tiếp và cống hiến.
Một không gian văn phòng thân thiện, được bố trí hợp lý, có ánh sáng tự nhiên, cây xanh, khu vực nghỉ ngơi và tiện ích hỗ trợ sẽ giúp:

Tăng động lực làm việc: Khi nhân viên cảm thấy thoải mái, khi đến văn phòng họ có tinh thần tốt hơn để bắt đầu công việc.
Khuyến khích sự sáng tạo: Một môi trường mở, linh hoạt giúp các ý tưởng được trao đổi dễ dàng và hiệu quả hơn.
Gắn kết đội ngũ: Thiết kế không gian chung hợp lý giúp tăng tương tác giữa các bộ phận, hình thành tinh thần đồng đội.

Ngược lại, một văn phòng chật chội, thiếu ánh sáng hoặc bừa bộn sẽ dễ gây căng thẳng, giảm khả năng tập trung và khiến nhân viên nhanh mệt mỏi.
Các nghiên cứu cho thấy rằng: yếu tố môi trường vật lý (như nhiệt độ, ánh sáng) có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Ví dụ, nhiệt độ trong phòng làm việc đạt khoảng 21 °C và độ chiếu sáng khoảng 1000 lux giúp cải thiện hiệu suất làm việc và sức khoẻ nhân viên.
Thêm nữa, trong một nghiên cứu ở phần mềm tại Pakistan, môi trường làm việc vật lý và hành vi có ảnh hưởng tích cực tới sức khoẻ nhân viên, và sức khoẻ nhân viên lại ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc (tăng một đơn vị trong sức khoẻ thì sẽ tăng ~80% hiệu suất)Như vậy, môi trường làm việc không phải chỉ là “vật chất” mà là điều kiện cơ bản để nhân viên có thể thể hiện tốt nhất.

2. Ảnh hưởng của chất lượng văn phòng tới hiệu suất làm việc

Chất lượng của văn phòng thể hiện qua nhiều yếu tố: thiết kế, công năng, tiện ích, vệ sinh và cả văn hoá ứng xử trong không gian làm việc. Việc đầu tư vào chất lượng văn phòng không chỉ là chi phí mà là một khoản đầu tư chiến lược để tối ưu hiệu suất và giữ chân nhân tài.

Các nghiên cứu đã chỉ ra:

Môi trường làm việc tích cực có khả năng cải thiện hiệu suất công việc thông qua việc nâng cao cam kết và khả năng cố gắng đạt thành tích của nhân viên.
Các yếu tố như nội thất và đồ đạc, khử trùng toàn bộ toà nhà, hệ thống thông gió, không gian họp liên quan đến nhận thức về hiệu suất làm việc cao hơn.
Nhân viên nhấn mạnh tới nội thất bàn ghế và ánh sáng lần lượt 82% và 71% hài lòng về hai yếu tố đó.

Như vậy, khi nhân viên cảm thấy môi trường làm việc tốt bao gồm ánh sáng, thông gió, trang thiết bị phù hợp họ sẽ có khả năng tập trung tốt hơn, ít mắc lỗi hơn và làm việc hiệu quả hơn. Ngược lại, có thể dẫn tới giảm hiệu suất, tăng nghỉ phép bệnh hoặc mất hiệu suất (presenteeism).
Vì vậy, thiết kế văn phòng không chỉ là vấn đề văn phòng đẹp” mà là vấn đề chiến lược tổ chức: tạo môi trường giúp nhân viên làm tốt công việc của mình.

3. Xây dựng văn phòng theo tiêu chuẩn 5S

Một trong những phương pháp hiệu quả đã được nhiều doanh nghiệp và tổ chức học thuật áp dụng là mô hình văn phòng 5S giúp tạo ra không gian làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp.

Giải thích 5S:

Seiri (Sàng lọc): Giúp giảm thiểu tối đa các vật dụng, máy móc, không cần thiết, tăng không gian làm việc. Giảm diện tích lưu trữ, giảm số lượng các vật dụng như tủ đựng hồ sơ, tủ tài liệu, các dụng cụ không cần thiết tại văn phòng, tối đa không gian làm việc.
Seiton (Sắp xếp): Mang đến nhiều ưu điểm cho các doanh nghiệp. giúp giảm thời gian làm việc, giảm thời gian tìm kiếm vật dụng khi cần, giảm thời gian kiểm tra các vật dụng. Hạn chế tình trạng mất mát tài sản, vật dụng trong văn phòng. Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, chuyên nghiệp hơn..
Seiso (Sạch sẽ): Mang đến cảm giác thoải mái, hứng khởi cho nhân viên trong doanh nghiệp. Giảm thiểu các hư hỏng cho thiết bị và dụng cụ làm việc. Tạo hình ảnh đẹp cho văn phòng, công ty doanh nghiệp trong mắt nhân viên, ứng viên, khách hàng và đối tác..
Seiketsu (Săn sóc): Giúp hình thành hướng đi để công ty, doanh nghiệp, văn phòng hình thành môi trường phát triển theo hướng 5s.
Shitsuke (Sẵn sàng ): Tạo thói quen và quy tắc làm việc tự giác, thân thiện và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Tạo môi trường làm việc hiện đại, ngăn nắp từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển của doanh nghiệp.

Các nghiên cứu tìm hiểu về việc ứng dụng mô hình văn phòng 5S đã nhấn mạnh việc trao quyền cho nhân viên kiểm soát khu vực làm việc của họ là yếu tố then chốt. Và cho thấy việc thực hiện 5S có ảnh hưởng tích cực tới an toàn, sức khoẻ lao động và năng suất làm việc.

4. Gợi ý áp dụng trong văn phòng:

Bố trí khu vực làm việc với từng vị trí rõ ràng, không vật dụng thừa.
Thiết lập bảng kiểm/thiết bị chuẩn hoá (ví dụ: kệ tài liệu, màu phân biệt hộp đựng, nhãn).
Thiết kế lịch vệ sinh, kiểm tra định kỳ (Seiso + Seiketsu).
Đào tạo và triển khai quy tắc chung, khuyến khích nhân viên chủ động duy trì (Shitsuke).
Đánh giá kết quả và cải tiến: số lần tìm tài liệu mất thời gian, số lỗi, thời gian chờ… để thúc đẩy cải tiến liên tục.

Không gian văn phòng không đơn thuần là nơi làm việc, mà còn là hệ sinh thái nuôi dưỡng năng suất, sáng tạo và tinh thần đồng đội. Đầu tư vào môi trường làm việc cả về vật chất lẫn văn hoá chính là đầu tư cho con người, và từ đó, cho sự phát triển lâu dài của tổ chức.

Và, một môi trường phù hợp giúp tăng hiệu suất, giảm lỗi, cải thiện sức khoẻ và nâng cao hài lòng nhân viên. Việc áp dụng mô hình 5S là một trong các cách thiết thực để hiện thực hoá điều đó.