Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là hình thức hiện diện phổ biến tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp nước ngoài tiếp cận thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại hợp pháp. Để bảo đảm hoạt động đúng quy định, pháp luật Việt Nam đặt ra các điều kiện cụ thể về thành lập, duy trì và gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Bài viết dưới đây trình bày những nội dung cơ bản liên quan đến khái niệm, đặc điểm cũng như trình tự, thủ tục gia hạn giấy phép đối với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?
1.1 Khái niệm
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
1.2 Đặc điểm
Đặc điểm Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam:
– Được thành lập bởi thương nhân nước ngoài nhưng tại Việt Nam và theo pháp luật Việt Nam.
– Mục đích để tìm hiểu thị trường, thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại hoặc hỗ trợ công việc kinh doanh cho công ty mẹ ở nước ngoài.
– Mô hình văn phòng đại diện dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và không chịu một vài loại thuế như: thuế giá trị gia tăng (GTGT), Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), …
– Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam không có tư cách pháp nhân.
– Không giới hạn số lượng văn phòng đại diện.
1.3 Điều kiện được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Điều kiện để thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:
1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3.
div>
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
2. Gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
2.1 Điều kiện gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Để được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, văn phòng đại diện phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
1. Có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại Việt Nam theo hình thức Văn phòng đại diện.
2. Công ty nước ngoài vẫn đang hoạt động theo pháp luật của nước nơi tổ chức xúc tiến thương mại đó thành lập.
3. Không Có dấu hiệu, bằng chứng cho thấy tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện để tổ chức thực hiện hoặc tham gia hoặc tài trợ cho các hoạt động gây phương hại đến an ninh, quốc phòng, trật tự, an toàn xã hội và trái với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam
4.
Không có các hành vi vi phạm thuộc trường hợp bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cụ thể:
a) Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
b) Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong 02 năm liên tiếp.
c) Không gửi báo cáo theo đúng quy định (về nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền) tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
2.2 Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài bao gồm:
– Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu MĐ-4 của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
– Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh đã được cấp.
Lưu ý: đối với tài liệu tại điểm 2 phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Và tài liệu ở điểm 3 phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam
2.3 Trình tự, thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Để gia hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ. Thương nhân phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ và đúng theo quy định như đã nêu ở Mục 4, sau đó thương nhân tiến hành nộp hồ sơ cho Sở Công thương trong thời hạn 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn. Có thể nộp bằng các hình thức sau:
– Nộp trực tiếp/thông qua bưu chính
– Hoặc nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công quốc gia
Lưu ý: Nếu nộp trực tuyến, thương nhân cần phải có chữ ký số (còn gọi là USB Token) và phải có tài khoản trên Cổng dịch vụ công trực tuyến
Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 3: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.
Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do
– Trong trường hợp việc gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.
3. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn theo quy định của pháp luật Việt Nam. Do đó, thương nhân nước ngoài cần chủ động theo dõi thời hạn của Giấy phép để thực hiện thủ tục gia hạn đúng thời điểm, tránh ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn nên được thực hiện trước khi Giấy phép hết hạn. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời các thông tin trên Giấy phép, giấy tờ pháp lý của thương nhân nước ngoài và các tài liệu liên quan để bảo đảm thông tin thống nhất.
Đặc biệt, nếu trong thời gian hoạt động có thay đổi về tên thương nhân nước ngoài, địa chỉ trụ sở, người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc các nội dung khác liên quan đến Giấy phép, doanh nghiệp nên kiểm tra xem có cần thực hiện thủ tục điều chỉnh trước hoặc kết hợp với thủ tục gia hạn hay không.
Việc chủ động rà soát hồ sơ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung và góp phần bảo đảm Văn phòng đại diện có thể tiếp tục hoạt động liên tục tại Việt Nam.
4. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục gia hạn
Khi chuẩn bị hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài cần đặc biệt lưu ý đến tính hợp lệ của các tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp.
Các giấy tờ như Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài có thể cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực theo quy định trước khi sử dụng tại Việt Nam.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn hiệu lực của các tài liệu được sử dụng trong hồ sơ. Việc sử dụng tài liệu đã hết hiệu lực hoặc thông tin trên các giấy tờ không thống nhất có thể dẫn đến việc hồ sơ phải bổ sung hoặc điều chỉnh.
Ngoài hồ sơ gia hạn, Văn phòng đại diện cũng cần bảo đảm việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong thời gian hoạt động, đặc biệt là nghĩa vụ báo cáo hoạt động định kỳ và các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật. Đây là những nội dung cần được rà soát trước khi tiến hành gia hạn Giấy phép.
5. Có cần gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện không?
Gia hạn Giấy phép là thủ tục cần thiết nếu thương nhân nước ngoài có nhu cầu tiếp tục duy trì hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam sau khi Giấy phép hiện tại hết thời hạn.
So với việc thành lập mới, thủ tục gia hạn giúp doanh nghiệp tiếp tục duy trì sự hiện diện thương mại tại Việt Nam mà không cần thực hiện lại toàn bộ quá trình thành lập Văn phòng đại diện. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật tại thời điểm gia hạn.
Do đó, thương nhân nước ngoài nên chủ động kiểm tra thời hạn Giấy phép và chuẩn bị hồ sơ sớm, đặc biệt đối với các tài liệu phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật. Việc chuẩn bị trước sẽ giúp hạn chế rủi ro chậm tiến độ và bảo đảm hoạt động của Văn phòng đại diện được duy trì ổn định.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Nguồn: Tổng hợp
Thông tin khác
PHÁP LUẬT và LAO ĐỘNG
