Hình thức kế toán nhật ký chung và những điều cần biết

HCM KHOI ACC

15 thg 3, 2026

Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, hình thức kế toán nhật ký chung là một trong những phương pháp ghi sổ phổ biến và được áp dụng rộng rãi hiện nay. Với cách ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, hình thức này giúp kế toán dễ dàng kiểm soát số liệu, đối chiếu chứng từ và lập báo cáo tài chính chính xác hơn. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, kế toán cần hiểu rõ cấu trúc sổ sách, nguyên tắc ghi chép cũng như quy trình luân chuyển chứng từ. Trong bài viết này, Công ty AGS sẽ giúp bạn tìm hiểu hình thức kế toán nhật ký chung và những điều cần biết để áp dụng đúng trong thực tế doanh nghiệp.

Hình thức kế toán nhật ký chung và những điều cần biết

1. Hình thức kế toán nhật ký chung là gì?

1.1. Hình thức kế toán nhật ký chung

Hình thức kế toán Nhật ký chung là hình thức ghi sổ mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.

Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ: sổ nhật ký chung; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt.

Sổ nhật ký chung, là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Đó cũng chính là đặc trưng cơ bản của sổ nhật ký chung.

Sổ nhật ký chung có thể được mở 1 tháng 1 lần, do vậy 1 năm, doanh nghiệp có thể có 12 quyển Sổ nhật ký chung. Trên thực tế, có doanh nghiệp mở sổ nhật ký chung theo quý hoặc theo năm. Mục đích của Sổ nhật ký chung là để ghi chép, phản ánh lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ ghi kép của kế toán.

Sổ nhật ký đặc biệt gồm có:

Sổ nhật ký thu tiền: ghi các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Sổ được mở và ghi cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc từng nơi thu tiền.
Sổ nhật ký chi tiền: sử dụng để ghi các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Sổ được mở và ghi cho chi tiền mặt, chi qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc từng nơi thu tiền.
Sổ nhật ký mua hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho theo hình thức mua chịu hoặc đặt tiền trước. Các nghiệp vụ vãng lai như mua sắm tài sản cố định, xây dựng cơ bản không được phản ánh vào nhật ký này.
Sổ nhật ký bán hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như bán hàng hóa, bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ theo hình thức thu tiền sau hoặc người mua đặt trước tiền hàng.

1.2. Phân biệt hình thức kế toán nhật ký chung với các hình thức ghi sổ khác

Nhật ký chung	Nhật ký – Sổ cái	Chứng từ – Ghi sổ	Nhật ký – Chứng từ
Ghi theo trình tự thời gian vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung.	Ghi theo trình tự thời gian vào một quyển sổ duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái	Ghi theo trình từ thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.	Ghi theo trình từ thời gian và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có các tài khoản.
Ghi theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung.	Ghi theo nội dung kinh tế vào một quyển sổ duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái	Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.	Phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.

2. Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung

Chỉ tiêu ghi sổ nhật ký chung: cả 2 mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC đều bao gồm các chỉ tiêu như sau:

Cột Ngày, tháng ghi sổ: ghi ngày hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Cột Số hiệu: ghi dữ liệu số hiệu của các chứng từ, có thể là:
Số hóa đơn;
Số phiếu thu, phiếu chi;
Số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
Số giấy báo nợ, báo có;
Số phiếu kế toán.
Cột ngày, tháng: ghi ngày ghi trên các hóa đơn, chứng từ kế toán;
Cột Diễn giải: ghi khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ, ngắn gọn, dễ hiểu;
Cột Đã ghi Sổ Cái: đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái;
Cột STT dòng: ghi số thứ tự dòng của nhật ký chung;
Cột Số hiệu TK đối ứng: ghi lần lượt các tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế;
Cột Nợ: ghi giá trị bằng tiền của các tài khoản kế toán ghi bên Nợ;
Cột Có: ghi giá trị bằng tiền của các tài khoản kế toán ghi bên Có

Yêu cầu ghi sổ nhật ký chung:

Lưu ý phân biệt ngày, tháng ghi sổ và ngày, tháng chứng từ; ngày, tháng ghi sổ không được sau ngày, tháng chứng từ;
Với mỗi nghiệp vụ, tài khoản Nợ ghi trước, tài khoản Có ghi sau. Đặc biệt với những nghiệp vụ có nhiều tài khoản Nợ, nhiều tài khoản Có, cần lưu ý đảm bảo tổng phát sinh Nợ = tổng phát sinh Có. Như vậy, tổng phát sinh Nợ của cả sổ nhật ký chung bằng tổng phát sinh Có.
Mỗi nghiệp vụ cần nhập đầy đủ tất cả các thông tin liên quan. Có thể thiết lập quy tắc đối với việc đánh số chứng từ hoặc các yếu tố bắt buộc trong diễn giải để phản ánh đầy đủ nhất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

3. Cách ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào Sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một số đối tượng kế toán có số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt.

Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi sổ Cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.

Lưu ý: Đây là hình thức nhật ký chung theo trình tự thủ công, không áp dụng đối với kế toán máy vi tính tuy nhiên các bạn kế toán cần nắm được quy trình để hiểu cách thức lên số liệu ở các loại sổ sách và mối liên hệ về số liệu giữa các loại sổ này.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hình thức kế toán nhật ký chung và áp dụng hiệu quả trong công việc kế toán. Đừng quên theo dõi AGS để cập nhật thêm nhiều kiến thức kế toán – thuế hữu ích và các quy định mới nhất nhé!