Quy định mới về ký số, chữ ký điện tử trong kế toán và hóa đơn

Trong thời đại chuyển đổi số, việc sử dụng ký số và chữ ký điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc trong quản lý hóa đơn, chứng từ kế toán và giao dịch điện tử. Năm 2025, Việt Nam có một số quy định mới quan trọng nhằm tăng cường tính pháp lý, bảo mật và tính minh bạch trong nghiệp vụ kế toán – tài chính.

Bài viết này sẽ tổng hợp những điểm cần biết về ký số và chữ ký điện tử, hướng dẫn áp dụng trong kế toán và xuất hóa đơn điện tử.

Ký số (Digital Signature): Là dữ liệu điện tử gắn vào văn bản điện tử, dùng để xác nhận người ký và nội dung chưa bị thay đổi.

Chữ ký điện tử (Electronic Signature): Là phương thức xác thực điện tử rộng hơn, bao gồm các hình thức: OTP, mã PIN, USB token, hay phần mềm ký số chuyên dụng.

Cả hai đều có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu được cấp phép và chứng thực hợp pháp.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và các nghị định liên quan:

Bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp phải ký số khi phát hành hóa đơn điện tử, đảm bảo tính hợp pháp và không thể chỉnh sửa.

Chứng thư số hợp pháp:

Doanh nghiệp phải sử dụng chứng thư số được cấp bởi nhà cung cấp đủ điều kiện (VINA-CA, BKAV, Viettel… hoặc nhà cung cấp được Bộ TT&TT công nhận).

Hạn chế ký tay hoặc ký điện tử không xác thực:

Hóa đơn không ký số hoặc ký sai chuẩn sẽ không được coi là hóa đơn hợp pháp, dẫn đến không được khấu trừ thuế.

Gia hạn, thu hồi chứng thư số:

Doanh nghiệp cần quản lý thời hạn chứng thư số, nếu hết hạn → hóa đơn mới không được ký.

Lập hóa đơn điện tử:

Kế toán xuất hóa đơn phải ký số ngay khi lập, đảm bảo hóa đơn không thể chỉnh sửa sau khi phát hành.

Lưu trữ chứng từ điện tử:

Hóa đơn điện tử đã ký số phải lưu ít nhất 10 năm theo quy định, có thể lưu trữ trên phần mềm kế toán hoặc hệ thống lưu trữ điện tử hợp pháp.

Kiểm tra hợp pháp:

Khi nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra chữ ký số hợp lệ, tránh trường hợp hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối.

Tiết kiệm thời gian: không cần ký tay, gửi hóa đơn nhanh chóng qua email, cổng thuế.

Minh bạch, chống giả mạo: nội dung hóa đơn không thể sửa sau khi ký.

Tuân thủ pháp lý: giảm rủi ro bị xử phạt do hóa đơn sai sót hoặc không hợp pháp.

Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: dữ liệu điện tử thuận tiện cho kiểm toán, quyết toán thuế.

Kiểm tra thời hạn chứng thư số định kỳ.

Đảm bảo phần mềm ký số và xuất hóa đơn tương thích với hệ thống của cơ quan thuế.

Khi doanh nghiệp thay đổi nhà cung cấp chứng thư số, cần thông báo với cơ quan thuế nếu có liên quan.

Lưu trữ bản backup hóa đơn điện tử và chứng thư số để tránh mất dữ liệu.

Việc sử dụng ký số và chữ ký điện tử không còn là tùy chọn mà là yêu cầu bắt buộc trong kế toán và phát hành hóa đơn điện tử. Nắm vững các quy định mới giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, bảo vệ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình kế toán.