Quy trình đối chiếu công nợ khách hàng – nhà cung cấp

HCM Thùy ACC

15 thg 3, 2026

Bạn là kế toán công nợ, kế toán tổng hợp, hoặc chủ doanh nghiệp đang muốn kiểm soát tình hình thu – chi, đảm bảo không có sai lệch số liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng/nhà cung cấp?

Bạn cần một quy trình đối chiếu công nợ rõ ràng – chính xác – dễ áp dụng, để tránh rủi ro thiếu hụt công nợ, sai hóa đơn, hoặc bị truy thu khi quyết toán thuế?

Bài viết này AGS sẽ giúp bạn nắm quy trình chuẩn, đang được áp dụng tại hầu hết doanh nghiệp Việt Nam.

1. Quy Trình đối chiếu công nợ chuẩn 6 bước

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ liên quan

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ:

Hóa đơn bán hàng/mua hàng
Phiếu thu – phiếu chi
Phiếu nhập – xuất kho
Biên bản giao nhận hàng
Hợp đồng và phụ lục hợp đồng (nếu có)

Mục tiêu: đảm bảo mọi nghiệp vụ đều có chứng từ hợp lệ.

📌 Lưu ý:

Kiểm tra thuế suất, đơn giá, số lượng, điều khoản thanh toán.
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử (ký số, ngày tháng, mã tra cứu…).

Bước 2: Lập bảng công nợ nội bộ

Kế toán lập bảng công nợ theo từng đối tượng:

Với khách hàng:

Dư đầu kỳ
Phát sinh tăng (bán hàng)
Phát sinh giảm (thu tiền, giảm trừ)
Dư cuối kỳ (số còn phải thu)

Với nhà cung cấp:

Dư đầu kỳ
Phát sinh tăng (mua hàng)
Phát sinh giảm (trả tiền)
Dư cuối kỳ (số còn phải trả)

📌 Bảng công nợ phải được đối chiếu với sổ cái 131 – 331 để đảm bảo trùng khớp.

Bước 3: Gửi bảng đối chiếu cho khách hàng/nhà cung cấp

Khi đã lập bảng công nợ, bạn gửi email yêu cầu đối chiếu, kèm theo:

Bảng công nợ chi tiết (file Excel hoặc PDF)
Danh sách hóa đơn đã phát sinh
Thời gian yêu cầu phản hồi (thường 3–5 ngày)

📌 Nên ghi rõ:

“Nếu có sai lệch, vui lòng phản hồi và gửi chứng từ kèm theo.”

Bước 4: So sánh – xử lý chênh lệch (nếu có)

Đây là bước quan trọng nhất.

Khi hai bên có chênh lệch, bạn cần:

So sánh từng hóa đơn
Kiểm tra ngày ghi nhận doanh thu/chi phí
Đối chiếu phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
Kiểm tra hóa đơn bị xuất trùng, xuất nhầm, hoặc chưa gửi
Kiểm tra khoản thanh toán đã ghi sổ nhưng chưa chuyển tiền (hoặc ngược lại)

📌 Nguyên tắc làm việc:

Có chứng từ → ghi nhận
Không chứng từ → chưa ghi
Hóa đơn sai → yêu cầu xuất lại/điều chỉnh theo quy định

Bước 5: Lập biên bản đối chiếu công nợ

Sau khi thống nhất số liệu, kế toán lập:

Biên bản đối chiếu công nợ gồm:

Tên hai đơn vị
Số dư công nợ tính đến ngày…
Công nợ phải thu/phải trả
Các khoản còn vướng mắc (nếu có)
Cam kết số liệu là đúng

Hai bên cùng ký đóng dấu.

📌 Một số doanh nghiệp yêu cầu gửi biên bản bản scan có chữ ký số.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ – cập nhật hệ thống kế toán

Cuối cùng, kế toán:

Lưu biên bản đối chiếu
Cập nhật sổ cái và phần mềm kế toán
Ghi chú các khoản cần theo dõi tiếp

Lưu ý bắt buộc:

Biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu quan trọng khi quyết toán thuế và khi có tranh chấp thương mại.

2. Lợi ích của việc đối chiếu công nợ định kỳ

✔ Tránh thất thoát tiền và hàng hóa

✔ Phát hiện hóa đơn sai, thiếu, trùng

✔ Giảm rủi ro khi thanh tra thuế

✔ Tạo uy tín với nhà cung cấp & khách hàng

✔ Quản lý dòng tiền hiệu quả hơn

3. Nên đối chiếu công nợ khi nào ?

Khách hàng lớn: hàng tháng
Nhà cung cấp thường xuyên: tháng hoặc quý
Toàn bộ đối tượng công nợ: cuối năm tài chính bắt buộc

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé