Sai phạm khi dùng chi phí KOL / Influencer — Doanh nghiệp hay mắc mà không biết

HCM SƯƠNG ACC

15 thg 3, 2026

Chi phí cho KOL, Influencer, Creator trở thành khoản chi marketing quan trọng với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không quản lý chặt, khoản chi này dễ dẫn đến sai phạm thuế, không được tính vào chi phí được trừ, thậm chí phát sinh rủi ro pháp lý. Bài viết tổng hợp các sai phạm thường gặp, hậu quả và cách phòng tránh thực tế dành cho kế toán & marketing.

1. Những sai phạm phổ biến

1.1 Không có hợp đồng hoặc hợp đồng sơ sài

Nhiều doanh nghiệp chỉ “chốt lời” bằng chat/Zalo, không có hợp đồng chi tiết (phạm vi công việc, KPI, thời hạn, điều khoản thanh toán). Khi cơ quan thuế kiểm tra, thiếu hợp đồng = khó chứng minh mục đích chi.

1.2 Thanh toán tiền cho KOL bằng ví/cá nhân, không qua doanh nghiệp

Trả tiền trực tiếp vào tài khoản cá nhân của KOL/creator (hoặc nhân viên dùng ví cá nhân) khiến chứng từ không hợp lệ, khó khấu trừ thuế.

1.3 Thiếu hóa đơn, chỉ có “hóa đơn tay” hoặc biên nhận không đúng chuẩn

Nhiều KOL là cá nhân không có hóa đơn GTGT; doanh nghiệp chấp nhận biên nhận viết tay, dẫn đến chi phí bị loại khi quyết toán.

1.4 Thanh toán không kê khai hoặc ghi sai nội dung trên chứng từ

Ví dụ: ghi “dịch vụ tư vấn” thay vì “dịch vụ quảng cáo/PR” khiến sai mã nghiệp vụ và khó chứng minh mục đích quảng cáo.

1.5 Trả tiền vượt quá thực tế hoặc chi không hợp lý

Thanh toán giá “trên trời” cho KOL không tương xứng với hiệu quả hoặc không có thước đo KPI → dễ bị cơ quan thuế từ chối chi.

1.6 Không khấu trừ, khai thuế TNCN/TNDN khi cần thiết

Doanh nghiệp quên khấu trừ TNCN (nếu phải) hoặc không làm thủ tục khấu trừ/khai thuế nhà thầu cho KOL nước ngoài.

2. Hậu quả khi doanh nghiệp mắc sai phạm

Chi phí không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN → tăng nghĩa vụ thuế.

Bị truy thu, phạt hành chính do thiếu chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ.

Rủi ro pháp lý nếu hợp đồng không ràng buộc quyền và nghĩa vụ, dẫn đến tranh chấp với KOL.

Ảnh hưởng báo cáo quản trị: KPI không đo lường được, khó đánh giá ROI chiến dịch.

3. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sai phạm

Quy trình tuyển KOL và thanh toán lỏng lẻo giữa Marketing và Kế toán.

Thiếu hiểu biết về thuế khi hợp tác với cá nhân/creator.

Áp lực chạy chiến dịch gấp → bỏ qua thủ tục hợp đồng / hóa đơn.

KOL/Influencer chưa có tư cách pháp nhân hoặc không xuất hóa đơn.

4. Hướng dẫn xử lý & phòng tránh (quy trình thực tế)

4.1 Trước khi ký hợp đồng

Lựa chọn KOL có năng lực: kiểm tra hồ sơ, số liệu tương tác, chiến dịch trước.

Yêu cầu giấy tờ: CMND/Hộ chiếu, MST nếu có, thông tin tài khoản nhận tiền.

Quy định loại chứng từ cần có: hóa đơn GTGT (nếu có), biên nhận, bảng thanh toán chi tiết.

4.2 Soạn hợp đồng chuẩn

Hợp đồng phải nêu rõ:

Phạm vi công việc & KPI (số post, lượt xem, lượt tương tác, nội dung)

Thời hạn thực hiện

Chi phí & cách tính (phần trăm, theo post, theo performance)

Điều khoản kiểm nghiệm kết quả, bồi thường, thanh toán tạm ứng và hoàn ứng

Quy định về quyền sở hữu nội dung, bản quyền, trách nhiệm pháp lý

4.3 Thanh toán minh bạch

Thanh toán qua tài khoản công ty; nếu KOL là cá nhân chưa có hóa đơn, yêu cầu ký biên bản nghiệm thu và biên lai thanh toán; đồng thời hướng dẫn KOL xuất hóa đơn nếu có.

Tách rõ phần thuế: nếu phải khấu trừ TNCN (cá nhân trong nước) thì kế toán khấu trừ trước khi thanh toán; nếu KOL nước ngoài, xử lý thuế nhà thầu theo quy định.

4.4 Lưu trữ chứng từ & kiểm tra trước khi hạch toán

Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn/biên nhận, sao kê chuyển khoản, kế hoạch chạy, báo cáo hiệu quả.

Kiểm tra tính hợp lý giá thanh toán so với thị trường & KPI thực tế.

4.5 Nếu KOL không có hóa đơn

Vẫn phải có Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu + Biên lai thanh toán.

Lập chứng từ tạm ứng/phiếu chi kèm lý do rõ ràng; khi KOL cung cấp hóa đơn, làm bù chứng từ.

Lưu ý: chi phí này có rủi ro bị loại khi thanh tra; cần biện minh bằng báo cáo KPI và chứng từ thanh toán.

5. Mẫu checklist nhanh cho kế toán trước khi hạch toán chi phí KOL

Hợp đồng có đầy đủ điều khoản? ✅

Biên bản nghiệm thu / báo cáo kết quả chiến dịch? ✅

Hóa đơn GTGT / biên lai / phiếu chi hợp lệ? ✅

Thanh toán qua tài khoản công ty và có sao kê? ✅

Nếu cá nhân: đã khấu trừ TNCN (nếu áp dụng)? ✅

Có báo cáo KPI/analytics làm căn cứ cho chi phí? ✅

6. Gợi ý một số định khoản mẫu

Khi tạm ứng cho KOL:

Nợ 141 (Tạm ứng) / Có 112 (Tiền gửi) hoặc 111 (Tiền mặt)

Khi nghiệm thu, thanh toán chi phí quảng cáo:

Nợ 641 (Chi phí bán hàng) / Có 112 (Tiền gửi)

Nếu trừ thuế TNCN:

Nợ 641 (Chi phí) — Có 334 (Phải trả khác) — (ghi nhận phần thuế phải nộp)

(sau đó Nợ 334 / Có 111/112 khi nộp thay)

Lưu ý: tài khoản cụ thể tùy theo hệ thống TK doanh nghiệp; cần có biên bản nghiệm thu kèm chứng từ thanh toán.

7. Kết luận

Chi phí cho KOL/Influencer là công cụ marketing hiệu quả nhưng cũng là nguồn rủi ro nếu doanh nghiệp không có quy trình pháp lý – kế toán chặt chẽ. Bằng cách chuẩn hóa hợp đồng, chứng từ, tách trách nhiệm giữa Marketing và Kế toán, và thực hiện kiểm soát thanh toán, doanh nghiệp sẽ hạn chế được sai phạm, tối ưu chi phí được trừ và giảm nguy cơ bị truy thu thuế.