Doanh nghiệp áp dụng quy định mới về hóa đơn điện tử thế nào
1. Lộ trình thi hành và các mốc thời gian áp dụng quy định mới.
Căn cứ Điều 52 Luật Quản lý thuế 2025 về điều khoản thi hành, lộ trình áp dụng quy định mới được phân chia theo từng mốc thời gian cụ thể. Khoản 1 Điều 52 xác định Luật Quản lý thuế 2025 chính thức có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, ngoại trừ quy định tại khoản 2. Đây là thời điểm các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế bắt đầu áp dụng quy định mới về hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, khoản 2 Điều 52 quy định mốc thời gian áp dụng sớm hơn đối với một số đối tượng. Cụ thể, các quy định tại Điều 13 và việc sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Điều 26 sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2026. Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 52 nêu rõ Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (đã sửa đổi, bổ sung theo Luật số 56/2024/QH15) hết hiệu lực kể từ ngày 01/07/2026, trừ quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 53. Riêng quy định tại Điều 51 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 sẽ hết hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.
2. Bản chất, phân loại và các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.
Căn cứ vào Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, bản chất pháp lý của hóa đơn điện tử đã được định nghĩa một cách tường minh và khoa học. Theo đó, hóa đơn điện tử được xác định là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập ra. Mục đích cốt lõi của việc lập hóa đơn này là nhằm ghi nhận một cách chính xác các thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng các quy định hiện hành của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán. Như vậy, hóa đơn điện tử không chỉ thuần túy là một chứng từ thương mại mà là một dữ liệu pháp lý bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt hai hệ thống luật thuế và kế toán song hành.
Hệ thống hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/07/2026 được phân loại một cách rõ ràng thành ba nhóm chính dựa trên phương thức quản lý và khởi tạo dữ liệu bao gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Sự phân loại này cho thấy cơ quan quản lý đã thiết lập các giải pháp công nghệ đa dạng, phù hợp với mọi loại hình và quy mô hoạt động kinh doanh trên thị trường, từ các giao dịch bán lẻ trực tiếp đến các giao dịch bán buôn quy mô lớn.
Về mặt đối tượng sử dụng, quy định mới phân chia người nộp thuế thành hai nhóm đối tượng cụ thể với những nghĩa vụ và điều kiện áp dụng riêng biệt nhằm tối ưu hóa công tác quản lý:
- Nhóm đối tượng thứ nhất bao gồm những người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo đúng các quy định cụ thể do Chính phủ ban hành. Đây là nhóm đối tượng vận hành hệ thống hóa đơn điện tử một cách liên tục và thường xuyên trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của mình.
- Nhóm đối tượng thứ hai là nhóm phát sinh giao dịch không thường xuyên hoặc có điều kiện đặc thù. Cụ thể, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ, cùng với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải thực hiện khai thuế và nộp thuế trước, sau đó mới được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã cho từng lần phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Quy định này đảm bảo rằng tất cả các giao dịch kinh tế, dù là nhỏ lẻ hay không thường xuyên, đều được ghi nhận vào hệ thống quản lý dữ liệu chung sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế phát sinh.
3. Nguyên tắc lập, quản lý và trách nhiệm kỹ thuật của doanh nghiệp.
Theo Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, người bán phải tuân thủ nghiêm ngặt hai nguyên tắc nền tảng khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Thứ nhất, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo định dạng chuẩn dữ liệu. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật về thuế và kế toán để phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời người bán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác này (trừ trường hợp được Chính phủ quy định không phải sử dụng).
Thứ hai, việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế; thời điểm lập thực hiện theo quy định của Chính phủ. Để thực thi, người nộp thuế có trách nhiệm triển khai hệ thống hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ, bảo mật và truy xuất hóa đơn điện tử theo đúng định dạng chuẩn và quy định của pháp luật.
4. Vai trò điều hành và cơ chế kiểm soát rủi ro của cơ quan thuế.
Trong hệ thống quản lý mới, cơ quan thuế không chỉ đóng vai trò thu thập thông tin mà là đơn vị vận hành trục dữ liệu trung tâm của toàn bộ nền kinh tế. Theo Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước sẽ được tiến hành quản lý tập trung, thống nhất nhằm mục đích xây dựng một cơ sở dữ liệu về hóa đơn quốc gia vững chắc. Cơ sở dữ liệu này sau khi được xây dựng sẽ được kết nối, chia sẻ một cách rộng rãi với các cơ quan, tổ chức có liên quan để phục vụ cho hai mục tiêu lớn: nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua hàng. Luật giao trách nhiệm toàn diện cho cơ quan thuế trong việc tổ chức, xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử này, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt, an toàn thông tin tuyệt đối. Đặc biệt, một công cụ quản lý cực kỳ mạnh mẽ và nghiêm khắc được trao cho cơ quan thuế chính là cơ chế quản lý dựa trên phân tích rủi ro.
Cụ thể, căn cứ vào các kết quả phân tích rủi ro từ hệ thống dữ liệu, cơ quan thuế sẽ áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp đối với từng đối tượng nộp thuế. Các biện pháp này bao gồm cả những chế tài mạnh như việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp người nộp thuế bị đánh giá là có rủi ro cao về thuế và hóa đơn. Quy định này là cơ sở pháp lý tối quan trọng để cơ quan thuế chủ động quét, phát hiện và ngăn chặn ngay lập tức các hành vi mua bán hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp ngừng hoạt động, hoặc các hành vi gian lận hóa đơn nhằm trục lợi tiền thuế. Doanh nghiệp vì vậy cần phải kiểm soát chặt chẽ tính hợp pháp của các giao dịch kinh tế để tránh việc bị đưa vào danh sách có rủi ro cao, dẫn đến nguy cơ bị đình chỉ sử dụng hóa đơn, gây tê liệt hoạt động kinh doanh.
5. Tiêu chuẩn dịch vụ hóa đơn và phân quyền sử dụng thông tin.
Sự vận hành của hệ thống hóa đơn điện tử mới từ ngày 01/07/2026 có sự đóng góp vai trò rất lớn từ các tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian. Điều 26 quy định dịch vụ về hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các hoạt động cung cấp giải pháp lập, truyền, lưu trữ hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã, cũng như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.
Để được phép tham gia cung ứng dịch vụ này trên thị trường, các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ và toàn diện các điều kiện khắt khe về mặt kỹ thuật, về nhân sự, bảo đảm an toàn thông tin tối đa và bảo mật dữ liệu tuyệt đối theo các quy định cụ thể của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Bên cạnh đó, các tổ chức này phải có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế trong việc trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý thuế. Họ cũng phải có trách nhiệm chủ động xây dựng các cơ chế tự động kiểm tra, phát hiện, cảnh báo cho người sử dụng các dấu hiệu bất thường hoặc sai sót trong quá trình lập, sử dụng hóa đơn điện tử và cung cấp kịp thời các thông tin này cho cơ quan thuế.
Về phía người mua, luật quy định người mua có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán phải cung cấp đầy đủ hóa đơn điện tử khi mua hàng hóa, dịch vụ; đồng thời người mua được hưởng các biện pháp khuyến khích theo quy định của pháp luật nhằm thúc đẩy thói quen tiêu dùng minh bạch.
Khi dữ liệu hóa đơn đã được khởi tạo và lưu trữ trên hệ thống trung tâm, việc khai thác và sử dụng nguồn thông tin này được phân quyền một cách rõ ràng cho các bên liên quan. Căn cứ tại khoản 2 Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 28 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định cụ thể bao gồm các đối tượng sau: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ. Nhóm này sử dụng thông tin để phục vụ trực tiếp cho hoạt động kế toán, thanh toán và hạch toán chi phí.
6. Quy định về ngưỡng doanh thu và nghĩa vụ đối với hộ kinh doanh.
Theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP), nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử của hộ và cá nhân kinh doanh được phân loại theo ngưỡng doanh thu năm như sau:Doanh thu năm trên 01 tỷ đồng: Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu. Nếu có nhiều địa điểm kinh doanh thì dùng chung một mã số thuế nhưng phải ghi rõ mã địa điểm trên hóa đơn.
- Doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống: Không bắt buộc áp dụng. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền chỉ thực hiện khi có nhu cầu và đáp ứng đủ điều kiện.
- Trường hợp mới kinh doanh hoặc doanh thu năm trước từ 01 tỷ đồng trở xuống nhưng năm nay đạt từ 01 tỷ đồng trở lên: Bắt buộc phải áp dụng loại hóa đơn điện tử nêu trên. Thời hạn đăng ký là trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt mốc 01 tỷ đồng.
Nguồn: Từ 1/7/2026 doanh nghiệp áp dụng quy định mới về hóa đơn điện tử như thế nào? - https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/tu-172026-doanh-nghiep-ap-dung-quy-dinh-moi-ve-hoa-don-dien-tu-nhu-the-nao-138095709.html
