Lưu ý dành cho kế toán khi áp dụng Nghị định 253/2026/NĐ-CP
1. Vì sao kế toán cần quan tâm đến Nghị định 253/2026/NĐ-CP?
Mỗi khi có một văn bản pháp luật mới về thuế được ban hành, bộ phận kế toán luôn là một trong những đơn vị chịu tác động trực tiếp. Điều này càng đúng đối với Nghị định 253/2026/NĐ-CP khi văn bản hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và ảnh hưởng đến hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, thu nhập của người lao động.
Nhiều doanh nghiệp thường cho rằng chỉ cần cập nhật phần mềm tính lương hoặc thay đổi biểu mẫu kê khai là đã đáp ứng quy định mới. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của AGS, đây mới chỉ là một phần rất nhỏ trong quá trình triển khai. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp phải rà soát toàn bộ quy trình quản lý thuế thu nhập cá nhân, từ khâu tiếp nhận hồ sơ nhân sự, xây dựng chính sách tiền lương, xác định các khoản thu nhập đến việc lưu trữ chứng từ và lập hồ sơ quyết toán.
Trong thực tế, những sai sót về thuế thu nhập cá nhân thường không xuất phát từ việc doanh nghiệp cố tình kê khai sai mà đến từ quy trình quản lý chưa chặt chẽ. Chẳng hạn, thông tin người phụ thuộc chưa được cập nhật kịp thời, dữ liệu giữa phòng nhân sự và phòng kế toán không đồng nhất hoặc các khoản phụ cấp được hạch toán chưa đúng bản chất. Những sai sót này có thể không được phát hiện ngay mà chỉ bộc lộ khi doanh nghiệp quyết toán thuế hoặc khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra.
2. Những lưu ý quan trọng dành cho kế toán khi áp dụng Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
2.1. Rà soát đối tượng nộp thuế và thông tin người lao động.
Việc xác định đúng đối tượng nộp thuế là nền tảng để thực hiện chính xác các bước khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế. Đối với doanh nghiệp có nhiều nhóm lao động như nhân viên chính thức, lao động thời vụ hoặc chuyên gia nước ngoài, kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để rà soát các thông tin quan trọng như hợp đồng lao động, mã số thuế, tình trạng cư trú và hồ sơ người phụ thuộc. Theo AGS, doanh nghiệp nên cập nhật các dữ liệu này định kỳ thay vì chỉ kiểm tra vào thời điểm quyết toán nhằm hạn chế sai sót và đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận. Theo AGS, một quy trình quản lý hồ sơ chặt chẽ ngay từ đầu luôn hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc xử lý sai sót sau khi đã kê khai hoặc quyết toán thuế.
2.2. Xác định đúng thu nhập chịu thuế và các khoản được miễn thuế.
Kế toán cần rà soát các khoản thu nhập phát sinh để xác định đúng nghĩa vụ thuế theo quy định. Bên cạnh tiền lương, doanh nghiệp thường chi trả nhiều khoản như tiền thưởng, phụ cấp, hỗ trợ hoặc phúc lợi. Nếu không phân loại đúng bản chất của từng khoản thu nhập, doanh nghiệp có thể kê khai sai số thuế phải nộp và phát sinh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. AGS khuyến nghị doanh nghiệp xây dựng danh mục các khoản chi trả, đối chiếu với quy định hiện hành trước khi tính lương, đồng thời ban hành quy chế tiền lương và phúc lợi rõ ràng để làm căn cứ hạch toán và giải trình khi cần thiết.
2.3. Cập nhật quy trình khấu trừ và kê khai thuế.
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập. Vì vậy, kế toán cần đảm bảo việc khấu trừ được thực hiện đúng thời điểm, đúng đối tượng và trên cơ sở dữ liệu đã được kiểm tra. Một trong những sai sót phổ biến mà AGS thường gặp là doanh nghiệp chưa xây dựng bước đối chiếu dữ liệu trước khi lập tờ khai thuế. Điều này khiến các sai lệch về bảng lương, người phụ thuộc hoặc các khoản điều chỉnh chỉ được phát hiện sau khi hồ sơ đã nộp. Để hạn chế tình trạng này, AGS khuyến nghị doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm soát theo từng bước:
- Đối chiếu dữ liệu giữa phần mềm tiền lương và phần mềm kế toán.
- Kiểm tra thông tin người lao động mới hoặc nghỉ việc trong kỳ.
- Rà soát các khoản điều chỉnh thu nhập phát sinh.
- Kiểm tra hồ sơ người phụ thuộc.
- Kiểm tra lại số liệu trước khi lập tờ khai thuế.
Việc bổ sung thêm một bước kiểm tra độc lập trước khi gửi hồ sơ có thể giúp doanh nghiệp phát hiện nhiều sai sót nhỏ nhưng có ảnh hưởng lớn đến kết quả quyết toán cuối năm.
2.4. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán ngay từ đầu năm.
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu chuẩn bị hồ sơ khi gần đến kỳ quyết toán thuế, khiến bộ phận kế toán phải xử lý khối lượng công việc lớn và dễ xảy ra thiếu sót. Theo AGS, hồ sơ nên được rà soát và lưu trữ xuyên suốt năm, bao gồm bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế, hồ sơ người phụ thuộc và các tài liệu liên quan. Việc lưu trữ khoa học mang lại nhiều lợi ích. Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc doanh nghiệp cần tra cứu thông tin, bộ phận kế toán có thể nhanh chóng cung cấp hồ sơ mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.
2.5. Tăng cường phối hợp giữa kế toán và nhân sự.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và nhân sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý thuế thu nhập cá nhân. Nếu các thay đổi về thông tin người lao động, người phụ thuộc hoặc hợp đồng lao động không được cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể phát sinh sai sót trong quá trình tính lương và kê khai thuế. AGS khuyến nghị doanh nghiệp thiết lập quy trình phối hợp rõ ràng giữa hai bộ phận. Mỗi thay đổi liên quan đến người lao động cần được cập nhật ngay trên hệ thống quản lý và có đầu mối chịu trách nhiệm kiểm tra trước mỗi kỳ tính lương nhằm giảm rủi ro về thuế và nâng cao hiệu quả quản lý.
3. Khuyến nghị từ AGS giúp doanh nghiệp áp dụng Nghị định 253/2026/NĐ-CP hiệu quả.
Việc cập nhật Nghị định 253/2026/NĐ-CP không nên chỉ dừng ở việc nghiên cứu nội dung văn bản mà cần được triển khai thành các hành động cụ thể trong doanh nghiệp. Theo kinh nghiệm của AGS khi đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ, những đơn vị chủ động rà soát quy trình ngay từ đầu thường hạn chế được đáng kể các sai sót trong quá trình kê khai và quyết toán thuế. Dưới đây là một số giải pháp AGS khuyến nghị doanh nghiệp cân nhắc triển khai.
3.1. Rà soát lại toàn bộ quy trình quản lý thuế thu nhập cá nhân.
Doanh nghiệp nên đánh giá toàn diện quy trình đang áp dụng, từ khâu tiếp nhận hồ sơ nhân sự, quản lý thông tin người lao động, tính lương, khấu trừ thuế đến kê khai và quyết toán. Việc rà soát này giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp để kịp thời điều chỉnh trước khi phát sinh rủi ro. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp có quy trình làm việc được xây dựng từ nhiều năm trước và chỉ thay đổi khi có yêu cầu cấp bách. Trong khi đó, chính sách thuế luôn có sự điều chỉnh theo từng giai đoạn, đòi hỏi doanh nghiệp cũng cần cập nhật quy trình nội bộ tương ứng.
3.2. Chuẩn hóa dữ liệu giữa các bộ phận.
Một hệ thống dữ liệu thống nhất sẽ giúp giảm đáng kể sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ. AGS khuyến nghị doanh nghiệp thường xuyên đối chiếu thông tin giữa phòng nhân sự, phòng kế toán và bộ phận tiền lương để bảo đảm mọi thay đổi đều được cập nhật kịp thời. Ví dụ, khi người lao động thay đổi thông tin cá nhân hoặc phát sinh người phụ thuộc mới, dữ liệu cần được cập nhật đồng thời trên tất cả các hệ thống liên quan. Điều này giúp tránh tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau, dẫn đến chênh lệch trong quá trình tính thuế.
3.3. Nâng cao năng lực của đội ngũ kế toán.
Bên cạnh việc cập nhật quy định pháp luật, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc đào tạo đội ngũ kế toán và nhân sự phụ trách tiền lương. Các buổi đào tạo nội bộ hoặc chương trình cập nhật chính sách định kỳ sẽ giúp nhân viên hiểu rõ quy định mới, đồng thời nâng cao khả năng xử lý các tình huống phát sinh trong thực tế. Đối với những doanh nghiệp có hoạt động phức tạp hoặc sử dụng nhiều lao động nước ngoài, việc tham vấn ý kiến của các chuyên gia thuế cũng là giải pháp cần được cân nhắc nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình áp dụng quy định.
3.4. Ứng dụng công nghệ trong quản lý dữ liệu.
Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự và kế toán không chỉ giúp tự động hóa quy trình tính lương mà còn hỗ trợ kiểm soát dữ liệu hiệu quả hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm các hệ thống có khả năng kết nối và đồng bộ thông tin nhằm hạn chế việc nhập liệu nhiều lần. Theo AGS, công nghệ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi đi kèm với quy trình kiểm soát phù hợp. Do đó, doanh nghiệp không nên phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm mà vẫn cần thực hiện các bước kiểm tra định kỳ để bảo đảm tính chính xác của dữ liệu. Việc xây dựng một checklist đơn giản nhưng được thực hiện đều đặn sẽ giúp kế toán giảm đáng kể nguy cơ bỏ sót thông tin và nâng cao chất lượng công tác quản lý thuế. AGS đưa ra checklist tham khảo trước mỗi kỳ kê khai hoặc quyết toán thuế thu nhập cá nhân dành cho kế toán.
- Đã cập nhật đầy đủ thông tin người lao động và mã số thuế.
- Đã kiểm tra hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.
- Đã rà soát các khoản thu nhập phát sinh trong kỳ.
- Đã đối chiếu dữ liệu giữa phòng kế toán và phòng nhân sự.
- Đã lưu trữ đầy đủ chứng từ làm căn cứ kê khai.
- Đã kiểm tra lại số liệu trước khi nộp hồ sơ thuế.
- Đã chuẩn bị tài liệu phục vụ việc giải trình khi cần thiết.
4. Kết luận.
Nghị định 253/2026/NĐ-CP đặt ra nhiều yêu cầu mới đối với công tác quản lý thuế thu nhập cá nhân tại doanh nghiệp. Đối với bộ phận kế toán, bên cạnh việc cập nhật quy định, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và hồ sơ để bảo đảm việc khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế được thực hiện chính xác. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, thuế và kiểm toán, AGS sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát quy trình, cập nhật quy định và đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị thuế, đồng thời hạn chế rủi ro trong quá trình tuân thủ pháp luật.
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/ma-so-thue/phap-luat-thue/diem-moi-nghi-dinh-2532026ndcp-huong-dan-luat-thue-thu-nhap-ca-nhan-2025-227547.html
