Các khoản liên quan đến tiền lương cần theo dõi mỗi tháng

Tiền lương là khoản chi phí phát sinh đều đặn nhưng lại liên quan đến nhiều dữ liệu khác nhau như ngày công, mức lương, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm, thuế và các khoản khấu trừ. Chỉ cần một thông tin không được cập nhật kịp thời, bảng lương có thể bị lệch so với thực tế hoặc không khớp với số liệu kế toán.

Vì vậy, thay vì chỉ kiểm tra tổng số tiền phải trả cho người lao động, doanh nghiệp nên theo dõi từng nhóm khoản liên quan trong mỗi kỳ. Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện sớm chênh lệch, hạn chế việc phải điều chỉnh nhiều vào cuối năm và giúp số liệu tiền lương phản ánh sát hơn tình hình thực tế.

1. Những khoản tiền lương cần theo dõi hàng tháng

1.1. Tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động

Khoản đầu tiên cần theo dõi là tiền lương thực tế phát sinh trong tháng. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định số tiền phải trả cho từng người lao động và ghi nhận chi phí tương ứng.

Khi lập bảng lương, kế toán cần đối chiếu với danh sách nhân sự hiện tại để hạn chế tình trạng tính thiếu hoặc tính thừa cho người đã nghỉ việc, mới vào làm hoặc thay đổi vị trí.
Một số nội dung nên được kiểm tra gồm:

• Mức lương theo thỏa thuận hoặc quy chế của doanh nghiệp.
• Số ngày công thực tế trong tháng.
• Ngày nghỉ, nghỉ phép, nghỉ không hưởng lương nếu có.
• Người lao động mới vào hoặc chấm dứt làm việc trong tháng.
• Các trường hợp thay đổi mức lương.
• Khoản thưởng hoặc thu nhập phát sinh trong kỳ.

Điểm quan trọng là bảng lương nên được lập dựa trên dữ liệu đã được kiểm tra thay vì chỉ sao chép bảng của tháng trước. Những thay đổi về nhân sự hoặc thu nhập nếu không được cập nhật có thể khiến số liệu giữa các tháng chênh lệch nhưng không xác định được nguyên nhân.

1.2. Phụ cấp, tiền làm thêm và các khoản bổ sung

Ngoài tiền lương cơ bản, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều khoản khác như phụ cấp, tiền làm thêm giờ, tiền thưởng hoặc các khoản bổ sung theo chính sách nội bộ.
Đây là nhóm dễ bị bỏ sót nếu kế toán chỉ căn cứ vào mức lương cố định.
Chẳng hạn, một nhân viên có số ngày làm thêm trong tháng nhưng dữ liệu chấm công chưa được cập nhật thì khoản tiền làm thêm có thể chưa được đưa vào bảng lương.

Tương tự, các khoản phụ cấp thay đổi theo từng tháng cũng cần được kiểm tra trước khi chốt số liệu.
Do đó, kế toán nên đối chiếu bảng lương với dữ liệu chấm công và các thông tin phát sinh từ bộ phận nhân sự. Nếu doanh nghiệp có nhiều bộ phận, việc kiểm tra riêng từng nhóm nhân viên sẽ giúp dễ phát hiện những khoản bất thường.

1.3. Các khoản khấu trừ vào tiền lương

Số tiền người lao động thực nhận không phải lúc nào cũng bằng tổng thu nhập trước khấu trừ. Trong tháng có thể phát sinh các khoản như bảo hiểm thuộc phần người lao động đóng, thuế thu nhập cá nhân, tiền tạm ứng hoặc những khoản phải khấu trừ khác theo hồ sơ của doanh nghiệp.
Kế toán cần tách rõ:

• Tổng thu nhập trước khấu trừ.
• Các khoản bảo hiểm thuộc phần người lao động.
• Thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ nếu phát sinh.
• Khoản tạm ứng đã nhận.
• Các khoản khấu trừ khác.
• Số tiền thực tế phải thanh toán.

Việc tách riêng từng khoản giúp bảng lương dễ kiểm tra hơn và hạn chế tình trạng chỉ nhìn vào số tiền thực nhận mà không biết chênh lệch đến từ đâu.

2. Các khoản liên quan cần đối chiếu

2.1. Bảo hiểm và các khoản trích theo lương

Bảo hiểm là một nhóm số liệu cần được theo dõi song song với bảng lương. Không chỉ có phần được khấu trừ vào thu nhập của người lao động, doanh nghiệp còn có phần nghĩa vụ phải ghi nhận và theo dõi riêng.
Vì vậy, sau khi hoàn thành bảng lương, kế toán nên kiểm tra sự thống nhất giữa số liệu tiền lương, mức làm căn cứ đóng bảo hiểm và số phải theo dõi trên sổ sách.

Một số tình huống cần chú ý gồm nhân viên mới tham gia bảo hiểm, nhân viên nghỉ việc, thay đổi mức lương hoặc có sự thay đổi về thông tin liên quan. Nếu những thay đổi này chưa được cập nhật đồng thời ở các bộ phận, số liệu bảng lương và số liệu bảo hiểm có thể không khớp.
Việc đối chiếu hàng tháng cũng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các khoản còn treo hoặc chưa được thanh toán, thay vì để dồn nhiều tháng mới kiểm tra.

2.2. Thuế thu nhập cá nhân

Thuế thu nhập cá nhân cũng cần được theo dõi cùng với bảng lương đối với những trường hợp phát sinh nghĩa vụ khấu trừ.
Kế toán không nên chỉ kiểm tra tổng số thuế của toàn doanh nghiệp mà nên đối chiếu theo từng người lao động. Điều này đặc biệt cần thiết khi trong tháng có nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, thay đổi thu nhập hoặc phát sinh khoản thưởng, khoản thu nhập bổ sung.

Quy trình kiểm tra có thể bắt đầu từ tổng thu nhập, sau đó xác định các khoản được tính đến khi tính thuế và số thuế cần khấu trừ. Cuối cùng, kế toán đối chiếu số thuế đã khấu trừ với số liệu đang theo dõi trên sổ kế toán.
Do các quy định về thuế có thể được cập nhật theo từng thời kỳ, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra thông tin áp dụng tại thời điểm lập bảng lương thay vì sử dụng cố định một cách tính cũ cho tất cả các tháng.

2.3. Tạm ứng, hoàn ứng và các khoản phải thu từ người lao động

Một khoản dễ bị bỏ qua khi kiểm tra bảng lương là tiền tạm ứng hoặc các khoản phải thu từ người lao động.
Ví dụ: Người lao động đã nhận một khoản tạm ứng nhưng chưa được khấu trừ trong kỳ tương ứng. Nếu kế toán không theo dõi riêng, số tiền thực tế phải thanh toán có thể bị sai.